Haeufige Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Was ist ein Admin-Zugriffstoken?

Ein Admin-Zugriffstoken ist eine Berechtigung, die KlarKonform erlaubt, auf Ihre Microsoft 365-Daten zuzugreifen. Es funktioniert wie ein Schluessel, der KlarKonform oeffnet, um Backups zu erstellen und Daten zu synchronisieren.

Im Gegensatz zu Ihrem persoenlichen Microsoft-Passwort:

• Handelt das Token im Namen Ihrer gesamten Organisation
• Hat nur die Berechtigungen, die Sie bei der Einrichtung erteilt haben
• Wird automatisch erneuert, ohne dass Sie etwas tun muessen

Warum brauche ich ein Admin-Token?

Ohne Admin-Token koennen folgende Funktionen nicht genutzt werden:

Wer kann ein Admin-Token erstellen?

Kurze Antwort: Jeder KlarKonform-Benutzer kann den Prozess starten, aber nur ein Microsoft 365 Administrator kann ihn abschliessen.

Der Ablauf ist:

1. Ein KlarKonform-Benutzer klickt auf "Token generieren"
2. Der Benutzer wird zu Microsoft weitergeleitet
3. Dort muss sich ein Microsoft 365 Global Administrator anmelden
4. Dieser erteilt die Genehmigung (Admin Consent)

Wie lange ist ein Token gueltig?

Token sind typischerweise 60-90 Minuten gueltig. Aber: KlarKonform erneuert Tokens automatisch, bevor sie ablaufen.

Das bedeutet fuer Sie:

• Sie muessen sich um die Erneuerung nicht kuemmern
• Nur bei Problemen (z.B. widerrufene Genehmigung) muessen Sie ein neues Token generieren

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Token-Generierung

Was passiert, wenn ich auf "Token generieren" klicke?

1. Sie werden zu Microsoft weitergeleitet
2. Sie melden sich mit einem Microsoft 365 Admin-Konto an
3. Microsoft zeigt die angeforderten Berechtigungen
4. Sie klicken auf "Akzeptieren"
5. Sie werden zurueck zu KlarKonform geleitet
6. Das Token wird automatisch erstellt und gespeichert

Welche Berechtigungen werden angefordert?

Was mache ich, wenn die Genehmigung fehlschlaegt?

Kann ich Berechtigungen nachtraeglich aendern?

Ja, aber Sie muessen dafuer ein neues Token generieren:

1. Klicken Sie auf "Token generieren"
2. Bei der Microsoft-Genehmigung werden die aktuellen Berechtigungen angefordert
3. Erteilen Sie alle Berechtigungen
4. Das alte Token wird automatisch durch das neue ersetzt

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Token-Sicherheit

Wo wird mein Token gespeichert?

Ihre Tokens werden in einem speziell gesicherten Tresor (HashiCorp Vault) gespeichert - niemals in der normalen Datenbank.

Was in der normalen Datenbank steht:

• Wann das Token erstellt wurde
• Wer es erstellt hat
• Ob es aktiv ist

Was im sicheren Tresor steht:

• Das eigentliche Zugriffstoken
• Erneuerungsdaten

Kann jemand anderes mein Token sehen?

Nein. Mehrere Sicherheitsebenen schuetzen Ihre Tokens:

1. Mandantentrennung: Nur Benutzer Ihres Mandanten sehen Ihre Tokens
2. Sichere Speicherung: Echte Token-Werte sind nie in der normalen Datenbank
3. Browser-Schutz: Token-Werte werden nie an Ihren Browser uebertragen

Was mache ich, wenn ein Token kompromittiert wurde?

Sofortmassnahmen:

1. Token in KlarKonform deaktivieren (Einstellungen -> Zugriffstoken -> Deaktivieren)
2. IT-Sicherheit informieren
3. In Microsoft 365 Admin Center die App-Genehmigung pruefen
4. Neues Token generieren

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Token-Aktualisierung

Muss ich Tokens manuell aktualisieren?

Nein, normalerweise nicht. KlarKonform aktualisiert Tokens automatisch, bevor sie ablaufen.

Manuelle Aktualisierung ist nur noetig bei Problemen.

Wann schlaegt die automatische Aktualisierung fehl?

Was ist der Unterschied zwischen Aktualisieren und Neu generieren?

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Job-Monitoring

Was ist das Job-Monitoring Dashboard?

Das Dashboard zeigt Ihnen den Status aller automatisierten Aufgaben:

• Wie viele Jobs ausgefuehrt wurden
• Wie viele erfolgreich waren oder fehlgeschlagen sind
• Welche Jobs gerade laufen
• Die letzten Fehlermeldungen

Was bedeutet "gesund" vs. "kritisch"?

Warum laeuft ein Job so lange?

Moegliche Gruende:

1. Grosse Datenmengen: Viele E-Mails oder Dateien muessen verarbeitet werden
2. Netzwerkprobleme: Langsame Verbindung zu Microsoft
3. Microsoft-Limits: Microsoft drosselt zu viele Anfragen
4. Erster Lauf: Das erste Backup dauert laenger als folgende

Bei Jobs mit "TIMEOUT"-Warnung (mehr als 4 Stunden) sollten Sie pruefen, ob ein Problem vorliegt.

Wie loesche ich Job-Statistiken?

1. Fuer einen Job: Job anklicken -> "Statistiken loeschen"
2. Fuer alle Jobs: Dashboard -> "Alle Statistiken loeschen"

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Fehlerbehebung

"Kein aktives Admin-Zugriffstoken gefunden"

Ursache: Es existiert kein gueltiges Token.

Loesung:

1. Oeffnen Sie Einstellungen -> Zugriffstoken
2. Falls kein Token vorhanden: Neues Token generieren
3. Falls Token vorhanden aber inaktiv: Neues Token generieren

"Admin-Genehmigung erforderlich"

Ursache: Der Mandant hat die Genehmigung nicht erteilt oder widerrufen.

Loesung:

1. Neues Token generieren
2. Als Microsoft 365 Administrator die Genehmigung erteilen

Backups funktionieren nicht trotz aktivem Token

Moegliche Ursachen pruefen:

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Weitere Fragen

Kann ich mehrere Tokens haben?

Ja, aber nur ein Token kann gleichzeitig aktiv sein. Wenn Sie ein neues Token generieren, wird das alte automatisch deaktiviert.

Was passiert bei einem KlarKonform-Update?

Ihre Tokens bleiben bei Updates erhalten. Nur bei Aenderung der angeforderten Berechtigungen muessen Sie moeglicherweise eine neue Genehmigung erteilen.

An wen wende ich mich bei Problemen?

1. Pruefen Sie zuerst diese FAQ und die Dokumentation
2. Schauen Sie in Typische Fehler vermeiden
3. Kontaktieren Sie den KlarKonform-Support