Dokumente
Dokumentenmanagement
Dokumentenverwaltung mit eIDAS-konformer elektronischer Signatur in KlarKonform
Das Dokumentenmodul in KlarKonform bietet eine vollstaendige Loesung fuer digitales Dokumentenmanagement mit rechtssicheren elektronischen Signaturen. Von der Vorlagenerstellung ueber Multi-Party-Signatur-Workflows bis zur revisionssicheren Archivierung - alles DSGVO- und eIDAS-konform.
Moduluebersicht
| Bereich | Beschreibung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vorlagen | Wiederverwendbare Dokumentvorlagen mit Platzhaltern | - |
| Signatur | eIDAS-konforme elektronische Unterschriften | eIDAS (EU) 910/2014 |
| Workflow | Multi-Party-Signatur mit Reihenfolge | - |
| Audit | Unveraenderliche Protokollierung (10 Jahre) | HGB 257, AO 147 |
Hauptfunktionen
+-------------------------------------------------------------------+
| DOKUMENTENMANAGEMENT |
+-------------------------------------------------------------------+
| |
| +------------------+ +------------------+ +---------------+ |
| | VORLAGEN | | DOKUMENTE | | SIGNATUREN | |
| +------------------+ +------------------+ +---------------+ |
| | - Kundenvertrag | | - DOC-2025-00001 | | - eIDAS AdES | |
| | - Lieferanten- |--->| - Automatisch |--->| - SHA-256 | |
| | vereinbarung | | befuellt | | - Audit-Trail | |
| | - Arbeitsvertrag | | - PDF-Generierung| | - 10J Archiv | |
| +------------------+ +------------------+ +---------------+ |
| |
+-------------------------------------------------------------------+Kerneigenschaften
| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Vorlagenbasiert | Wiederverwendbare HTML-Vorlagen mit Platzhaltern |
| eIDAS-konform | Advanced Electronic Signatures (AdES-BES) nach EU-Verordnung |
| Multi-Party | Sequentielle Signatur-Workflows mit konfigurierbarer Reihenfolge |
| PDF-Generierung | Automatische PDF-Erstellung via Headless Chrome |
| Revisionssicher | Unveraenderlicher Audit-Trail mit 10-Jahres-Aufbewahrung |
| DSGVO-konform | Verschluesselte Speicherung, Einwilligungsbasiert |
Dokumentenstatus
Jedes Dokument durchlaeuft einen definierten Lebenszyklus:
+-------+
| START |
+---+---+
|
v
+----------+
+----->| Entwurf |<-----+
| +----+-----+ |
| | |
Abbrechen Versenden Abbrechen
| | |
| v |
| +---------------+ |
+---| Warte auf |----+
| Unterschriften|
+-------+-------+
|
Erste Unterschrift
|
v
+---------------+
| Teilweise |
| unterschrieben|
+-------+-------+
|
Alle Unterschriften
|
v
+---------------+
| Vollstaendig |
| unterschrieben|
+-------+-------+
|
Abschliessen
|
v
+---------------+
| Abgeschlossen |
+---------------+Status-Bedeutung
| Status | Beschreibung | Moegliche Aktionen |
|---|---|---|
| Entwurf | Dokument erstellt, noch nicht versendet | Bearbeiten, Versenden, Loeschen |
| Warte auf Unterschriften | An Unterzeichner versendet | Abbrechen, Erneut senden |
| Teilweise unterschrieben | Mindestens eine Signatur eingegangen | Abbrechen |
| Vollstaendig unterschrieben | Alle Signaturen gesammelt | Abschliessen |
| Abgeschlossen | Workflow beendet, archiviert | Herunterladen, Verifizieren |
| Abgebrochen | Manuell storniert | - |
| Abgelaufen | Frist ueberschritten | - |
Schnellstart
1. Vorlage erstellen
- Navigieren Sie zu Dokumente > Vorlagen
- Klicken Sie auf Neue Vorlage
- Waehlen Sie einen Typ (z.B. "Kundenvertrag")
- Erstellen Sie den HTML-Inhalt mit Platzhaltern:
<h1>Vertrag mit {{customer_name}}</h1>
<p>Datum: {[date]}</p>
<p>Vertragsgegenstand: {[subject]}</p>- Definieren Sie die Anzahl der Unterzeichner
- Speichern und aktivieren Sie die Vorlage
2. Dokument erstellen
- Gehen Sie zu Dokumente > Neues Dokument
- Waehlen Sie eine aktive Vorlage
- Fuellen Sie die Platzhalter aus
- Fuegen Sie Unterzeichner hinzu (E-Mail, Name, Reihenfolge)
- Waehlen Sie "Sofort versenden" oder speichern als Entwurf
3. Signatur-Prozess
+------------------+ +------------------+ +------------------+
| E-Mail mit | | Dokument | | Unterschrift |
| Signatur-Link |---->| ansehen |---->| leisten |
+------------------+ +------------------+ +------------------+
|
v
+------------------+
| Bestaetigung |
| und Download |
+------------------+Dokumenttypen
| Typ | Anwendungsfall | Typische Unterzeichner |
|---|---|---|
| Kundenvertrag | Vertraege mit Kunden | Kunde, Firmenvertreter |
| Lieferantenvertrag | AVV, Rahmenvertraege | Lieferant, Firmenvertreter |
| Arbeitsvertrag | Mitarbeitervereinbarungen | Mitarbeiter, HR/GF |
| Benutzerdefiniert | Individuelle Dokumente | Variabel |
Zugriffsberechtigung
| Rolle | Vorlagen | Dokumente | Signaturen |
|---|---|---|---|
| Administrator | Erstellen, Bearbeiten, Loeschen | Vollzugriff | Verwalten |
| Benutzer | Ansehen | Erstellen, Ansehen eigener | - |
| Externe (via Token) | - | Nur zugewiesene | Eigene leisten |
Rechtliche Grundlagen
Das Modul beruecksichtigt folgende Vorschriften:
| Vorschrift | Relevanz | Umsetzung |
|---|---|---|
| eIDAS (EU) 910/2014 | Elektronische Signaturen | AdES-BES Standard |
| DSGVO Art. 5(2) | Rechenschaftspflicht | Vollstaendiger Audit-Trail |
| DSGVO Art. 6(1)(a) | Einwilligung | Zustimmungs-Checkbox vor Signatur |
| DSGVO Art. 6(1)(b) | Vertragserfuellung | Verarbeitung fuer Vertragszweck |
| DSGVO Art. 17 | Recht auf Loeschung | Soft-Delete nach Aufbewahrungsfrist |
| DSGVO Art. 32 | Sicherheit | Verschluesselung, sichere Tokens |
| HGB 257 | Handelsrechtliche Aufbewahrung | 10 Jahre Archivierung |
| AO 147 | Steuerliche Aufbewahrung | 6-10 Jahre je nach Dokumenttyp |
| GoBD | Ordnungsmaessigkeit | Unveraenderlicher Audit-Trail |