Buchhaltung
Buchhaltungs-Modul
Rechnungen, Angebote und Artikelverwaltung in KlarKonform
Das Buchhaltungs-Modul in KlarKonform bietet Ihnen eine integrierte Losung fur die Erstellung von Rechnungen, Angeboten und die Verwaltung Ihres Artikelkatalogs. Mit Unterstutzung fur deutsche Steuervorschriften und ZugFeRD-konforme Rechnungen.
Modulubersicht
| Bereich | Beschreibung | Funktionen |
|---|---|---|
| Rechnungen | Rechnungserstellung und -verwaltung | Erstellen, Versenden, PDF, ZugFeRD |
| Angebote | Angebotserstellung und -tracking | Erstellen, Versenden, Umwandlung |
| Artikel | Produkt- und Leistungskatalog | Artikel, Einheiten, MwSt-Satze |
Kernfunktionen
Rechnungswesen
- Rechnungserstellung - Professionelle Rechnungen mit automatischer Nummerierung
- Angebotsverwaltung - Angebote erstellen und in Rechnungen umwandeln
- PDF-Generierung - Druckfertige Dokumente mit Firmenbranding
- ZugFeRD-Unterstutzung - E-Rechnungen im deutschen Standard
- Stornierung - Rechtssichere Rechnungsstornierung mit Gutschrift
Artikelverwaltung
- Artikelkatalog - Zentrale Produkt- und Dienstleistungsdatenbank
- Preisberechnung - Automatische Netto/Brutto-Berechnung
- MwSt-Satze - Deutsche Steuersatze (0%, 7%, 19%)
- Einheiten - Stuck, Stunde, kg, m, m2, m3 und mehr
Dokumenten-Workflow
┌─────────────────────────────────────┐
│ ANGEBOTSPROZESS │
└─────────────────────────────────────┘
│
┌─────────────┐ ┌─────────────┴─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Entwurf │────▶│ Versendet │────▶│ Angenommen │
└─────────────┘ └───────────────────────────┘ └──────┬──────┘
│ │
▼ │
┌─────────────┐ │
│ Abgelehnt │ │
└─────────────┘ │
│
┌───────────────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPROZESS │
└─────────────────────────────────────┘
│
┌─────────────┐ ┌─────────────┴─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Entwurf │────▶│ Versendet │────▶│ Bezahlt │
└─────────────┘ └───────────────────────────┘ └─────────────┘
│
├──────────────────┐
▼ ▼
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Uberfällig │ │ Storniert │
└─────────────┘ └─────────────┘Dokumentenstatus
Rechnungsstatus
| Status | Beschreibung | Aktionen |
|---|---|---|
| Entwurf | In Bearbeitung, noch nicht finalisiert | Bearbeiten, Loschen |
| Versendet | An Kunden ubermittelt | PDF, Mahnung, Stornieren |
| Bezahlt | Zahlungseingang verbucht | Nur Ansicht |
| Uberfällig | Fälligkeitsdatum uberschritten | Mahnung senden |
| Storniert | Rechnung wurde storniert | Nur Ansicht |
Angebotsstatus
| Status | Beschreibung | Aktionen |
|---|---|---|
| Entwurf | In Bearbeitung | Bearbeiten, Loschen |
| Versendet | An Kunden ubermittelt | PDF, Nachfassen |
| Angenommen | Kunde hat zugestimmt | In Rechnung umwandeln |
| Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt | Archivieren |
Schnellstart
1. Grundkonfiguration
Nach der Aktivierung des Buchhaltungs-Moduls:
- Firmendaten prufen - Einstellungen → Unternehmen → Rechnungsadresse
- MwSt-Satze - Die deutschen Standard-Steuersatze sind voreingestellt
- Nummernkreise - Rechnungs- und Angebotsnummern konfigurieren
- Zahlungsbedingungen - Standard-Zahlungsziele festlegen
2. Ersten Artikel anlegen
- Navigieren Sie zu Buchhaltung → Artikel
- Klicken Sie auf "Neuer Artikel"
- Fullen Sie mindestens aus:
- Artikelnummer
- Name
- Netto- oder Bruttopreis
- MwSt-Satz
- Einheit
3. Erste Rechnung erstellen
- Offnen Sie Buchhaltung → Rechnungen
- Klicken Sie auf "Neue Rechnung"
- Wahlen Sie einen Kunden
- Fugen Sie Positionen hinzu (Artikel oder Freitext)
- Prufen Sie die Berechnung
- Speichern und als PDF herunterladen
Berechtigungsstruktur
| Aktion | Benutzer | Administrator |
|---|---|---|
| Rechnungen ansehen | Ja | Ja |
| Rechnungen erstellen | Ja | Ja |
| Entwurfe bearbeiten | Ja | Ja |
| Finalisierte bearbeiten | Nein | Ja |
| Rechnungen stornieren | Nein | Ja |
| Rechnungen versenden | Nein | Ja |
| Export | Nein | Ja |
| Artikel verwalten | Ja | Ja |
| Artikel loschen | Nein | Ja |
Deutsche Steuervorschriften
Das Modul berucksichtigt folgende deutsche Anforderungen:
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| GoBD | Unveränderbare Rechnungen nach Finalisierung |
| UStG | Pflichtangaben auf Rechnungen |
| AO §147 | 10 Jahre Aufbewahrungspflicht |
| HGB §257 | Handelsrechtliche Aufbewahrung |
| ZugFeRD | E-Rechnungsformat fur B2G |
Pflichtangaben auf Rechnungen
Jede Rechnung enthält automatisch:
- Vollstandiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Vollstandiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände/Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Nach Steuersatzen aufgeschlusseltes Entgelt
- Anzuwendender Steuersatz
- Entfallender Steuerbetrag
Ubersicht der Rechnungsbeträge
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Rechnungsberechnung │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Position 1: 10 x Beratung @ 100,00 EUR 1.000,00 EUR │
│ Position 2: 5 x Software-Lizenz @ 50,00 EUR 250,00 EUR │
│ Position 3: 1 x Einrichtung @ 200,00 EUR 200,00 EUR │
│ ────────────── │
│ Zwischensumme (Netto) 1.450,00 EUR │
│ │
│ + MwSt. 19% auf 1.450,00 EUR 275,50 EUR │
│ ────────────── │
│ Gesamtbetrag (Brutto) 1.725,50 EUR │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Integration mit anderen Modulen
Das Buchhaltungs-Modul ist mit folgenden KlarKonform-Modulen integriert:
| Modul | Integration |
|---|---|
| Kontakte/CRM | Kundendaten fur Rechnungsadressen |
| DSGVO | Aufbewahrungsfristen im Löschkonzept |
| Unternehmen | Firmendaten fur Rechnungskopf |