Buchhaltung
Artikelverwaltung
Produkt- und Dienstleistungskatalog in KlarKonform
Die Artikelverwaltung bildet das Herzstuck Ihrer Rechnungsstellung. Hier pflegen Sie Ihren Katalog aus Produkten und Dienstleistungen mit Preisen, Einheiten und Steuersatzen.
Ubersicht
Listenansicht
Die Artikelubersicht zeigt alle Artikel mit:
- Artikelnummer
- Name
- Preis (Netto/Brutto)
- MwSt-Satz
- Einheit
- Status (Aktiv/Inaktiv)
Filter-Optionen:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Suche | Nach Name oder Artikelnummer |
| Status | Aktiv oder Inaktiv |
| Typ | Produkt oder Dienstleistung |
| Kategorie | Selbst definierte Kategorien |
Schnellaktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Artikel | Artikel manuell anlegen |
| Import | Artikel aus CSV importieren |
| Export | Artikelliste exportieren |
Neuen Artikel anlegen
Pflichtfelder
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Neuer Artikel │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Artikelnummer * [ ART-001 ] │
│ Wird automatisch generiert oder manuell │
│ │
│ Name * [ Beratungsleistung ] │
│ Erscheint auf Rechnungen │
│ │
│ Beschreibung ┌──────────────────────────────────────┐ │
│ │ Professionelle IT-Beratung durch │ │
│ │ zertifizierte Experten │ │
│ └──────────────────────────────────────┘ │
│ Optional, fur Details auf Dokumenten │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Preisangaben
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Preisgestaltung │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Preiseingabe: ● Netto ○ Brutto │
│ │
│ Nettopreis * [ 100,00 ] EUR │
│ │
│ MwSt-Satz * [ 19% - Regelsteuersatz ▼ ] │
│ │
│ Bruttopreis [ 119,00 ] EUR │
│ (automatisch berechnet) │
│ │
│ Einheit * [ Stunde ▼ ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Optionale Felder
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kategorie | Gruppierung fur Filter | "Beratung" |
| Artikeltyp | Produkt oder Dienstleistung | Dienstleistung |
| Aktiv | Artikel in Auswahl anzeigen | Ja/Nein |
Einheiten
Verfugbare Standard-Einheiten
| Einheit | Kurzel | Beschreibung |
|---|---|---|
| Stuck | Stk | Einzelne Gegenstande |
| Stunde | Std, h | Zeitbasierte Abrechnung |
| Tag | Tg | Tagesbasierte Abrechnung |
| Kilogramm | kg | Gewichtsbasiert |
| Liter | l | Volumenbasiert (Flussigkeit) |
| Meter | m | Langenbasiert |
| Quadratmeter | m2 | Flachenbasiert |
| Kubikmeter | m3 | Volumenbasiert (fest) |
| Pauschal | Psch | Pauschalpreis |
Eigene Einheiten erstellen
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Neue Einheit │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Name * [ Monat ] │
│ Kurzel * [ Mon ] │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Speichern ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘MwSt-Satze
Deutsche Standard-Steuersatze
| Satz | Bezeichnung | Anwendung |
|---|---|---|
| 19% | Regelsteuersatz | Standard fur Waren und Dienstleistungen |
| 7% | Ermassigter Satz | Lebensmittel, Bucher, Zeitungen |
| 0% | Steuerfrei | Innergemeinschaftliche Lieferungen, Exporte |
Steuerberechnung
Nettopreis 100,00 EUR
+ MwSt. 19% 19,00 EUR
────────────────────────────────
= Bruttopreis 119,00 EUR
Oder umgekehrt: Bruttopreis 119,00 EUR
/ 1,19
────────────────────────────────
= Nettopreis 100,00 EUR
Differenz = MwSt. 19,00 EURArtikel ohne MwSt. (Kleinunternehmer)
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) nutzen:
- Wahlen Sie 0% MwSt-Satz
- Fugen Sie den Hinweis hinzu: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemaß §19 UStG"
Artikel-Snapshots
Was ist ein Artikel-Snapshot?
Bei der Erstellung einer Rechnung wird der aktuelle Artikelstand "eingefroren":
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Artikelkatalog Rechnung INV-2025-0001 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Beratung Rechnungsposition 1 │
│ 100,00 EUR ──────────────▶ ┌────────────────────────────┐ │
│ │ Snapshot vom 02.02.2025 │ │
│ (Aktueller Preis: │ │ │
│ seit 01.03.2025: │ Name: Beratung │ │
│ 120,00 EUR) │ Preis: 100,00 EUR │ │
│ │ MwSt: 19% │ │
│ │ Einheit: Stunde │ │
│ └────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Vorteile von Snapshots
- Unveranderlichkeit: Rechnungen bleiben korrekt, auch wenn Preise andern
- Nachvollziehbarkeit: Historische Preise sind dokumentiert
- GoBD-Konformitat: Keine nachtragliche Manipulation moglich
Artikelkategorien
Kategorien verwenden
Kategorien helfen bei der Organisation großer Artikelkataloge:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Artikelkatalog nach Kategorien │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ▼ Beratung (5 Artikel) │
│ ├── ART-001 IT-Beratung 100,00 EUR/Std │
│ ├── ART-002 Prozessberatung 90,00 EUR/Std │
│ └── ART-003 Strategieberatung 150,00 EUR/Std │
│ │
│ ▼ Entwicklung (8 Artikel) │
│ ├── ART-010 Programmierung 80,00 EUR/Std │
│ ├── ART-011 Code-Review 70,00 EUR/Std │
│ └── ART-012 Architektur 120,00 EUR/Std │
│ │
│ ▼ Lizenzen (3 Artikel) │
│ ├── ART-020 Software-Lizenz 500,00 EUR/Stk │
│ └── ART-021 Wartungsvertrag 100,00 EUR/Mon │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Kategorien verwalten
Unter Einstellungen → Buchhaltung → Artikelkategorien:
- Neue Kategorien anlegen
- Kategorien umbenennen
- Kategorien zusammenfuhren
- Leere Kategorien loschen
Artikel importieren
CSV-Import
Fur den Massenimport von Artikeln:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Artikel importieren │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Datei: [ artikel_import.csv ] [ Wahlen... ] │
│ │
│ CSV-Format: │
│ ──────────── │
│ article_number;name;description;net_price;vat_rate;unit │
│ ART-001;Beratung;IT-Beratung;100.00;19;Stunde │
│ ART-002;Schulung;Anwenderschulung;800.00;19;Tag │
│ │
│ Optionen: │
│ [x] Erste Zeile enthalt Kopfzeilen │
│ [ ] Bestehende Artikel aktualisieren │
│ [x] Fehlende Pflichtfelder mit Standardwerten fullen │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Importieren ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘CSV-Spalten
| Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
article_number | Ja | Eindeutige Artikelnummer |
name | Ja | Artikelname |
description | Nein | Beschreibungstext |
net_price | Ja | Nettopreis (Dezimalpunkt) |
vat_rate | Ja | MwSt-Satz (0, 7, oder 19) |
unit | Ja | Einheit (piece, hour, day, etc.) |
category | Nein | Kategoriename |
is_service | Nein | true/false |
is_active | Nein | true/false |
Artikel exportieren
Export-Optionen
| Format | Verwendung |
|---|---|
| CSV | Import in andere Systeme, Excel |
| Preisliste fur Kunden |
Export durchfuhren
- Artikel → Export
- Format wahlen
- Filter anwenden (optional)
- Exportieren
Artikel deaktivieren vs. loschen
Unterschiede
| Aktion | Auswirkung | Wiederherstellung |
|---|---|---|
| Deaktivieren | Nicht mehr in Auswahl, aber in Historie | Jederzeit reaktivieren |
| Loschen | Vollstandig entfernt (Soft-Delete) | Nur durch Administrator |
Empfehlung
Deaktivieren Sie Artikel anstatt sie zu loschen:
- Historische Rechnungen behalten die Referenz
- Artikel kann reaktiviert werden
- Artikelnummer bleibt reserviert
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Artikel deaktivieren │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Artikel: ART-001 - Beratungsleistung │
│ │
│ ! Dieser Artikel wird nicht mehr zur Auswahl angeboten. │
│ Bestehende Rechnungen sind nicht betroffen. │
│ │
│ Grund der Deaktivierung: │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Leistung wird nicht mehr angeboten │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Deaktivieren ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Preisaktualisierung
Einzelne Preisanderung
- Artikel offnen
- Preis andern
- Speichern
Hinweis: Bestehende Rechnungen bleiben unberuhrt (Snapshot-Prinzip).
Massenaktualisierung
Fur Preiserhohungen uber mehrere Artikel:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Massenpreisaktualisierung │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Kategorie: [ Beratung ▼ ] │
│ │
│ Anpassung: ● Prozentual ○ Absolut │
│ │
│ Anderung: [ +5 ] % │
│ │
│ Vorschau: │
│ ───────── │
│ ART-001 Beratung 100,00 EUR → 105,00 EUR │
│ ART-002 Prozessberatung 90,00 EUR → 94,50 EUR │
│ ART-003 Strategieberatung 150,00 EUR → 157,50 EUR │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Preise aktualisieren ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Artikelsuche in Dokumenten
Schnellsuche
Bei der Erstellung von Rechnungen/Angeboten:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Artikel hinzufugen │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ [ Berat ] │
│ │
│ Suchergebnisse: │
│ ─────────────── │
│ ART-001 Beratungsleistung 100,00 EUR/Std [+] │
│ ART-002 Prozessberatung 90,00 EUR/Std [+] │
│ ART-003 Strategieberatung 150,00 EUR/Std [+] │
│ │
│ [ Als Freitext-Position hinzufugen ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Suchverhalten
Die Suche durchsucht:
- Artikelnummer
- Artikelname
- Beschreibung
Tipps und Hinweise
Tipp: Verwenden Sie aussagekraftige Artikelnummern. Statt "001" besser "BER-001" fur Beratung oder "LIZ-001" fur Lizenzen.
Tipp: Legen Sie Artikel mit typischen Beschreibungstexten an. Diese konnen bei der Rechnungserstellung ubernommen oder angepasst werden.
Wichtig: Prufen Sie nach einem CSV-Import alle Artikel auf korrekte MwSt-Satze und Einheiten.
Achtung: Andern Sie niemals Artikelnummern nach der ersten Verwendung in einer Rechnung. Erstellen Sie stattdessen einen neuen Artikel.