DSGVO-Modul
Übersicht über das DSGVO-Modul in KlarKonform
Das DSGVO-Modul in KlarKonform unterstützt Sie bei der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Ihrem Unternehmen. Es hilft Ihnen, Ihre Datenverarbeitung zu dokumentieren, Fristen im Blick zu behalten und Nachweise für Prüfungen bereitzuhalten. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall ersetzt es nicht.
Modulübersicht
| Bereich | Beschreibung | Artikel |
|---|---|---|
| Verarbeitungstätigkeiten | Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO | Art. 30 |
| Anwendungen & AVV | Software und Auftragsverarbeitung | Art. 28 |
| TOMs | Technische und organisatorische Maßnahmen | Art. 32 |
| Löschkonzept | Löschfristen, Löschläufe und Sperren | Art. 5, 17 |
| Mitarbeitervereinbarungen | Verpflichtungserklärungen mit E-Signatur | Art. 29, 32 |
| Websites | Datenschutz-Compliance für Webauftritte | Art. 13, 14 |
| Standorte | Arbeitsumgebungen und Sicherheit | Art. 32 |
| Personendaten | Betroffenenrechte und Auskunft | Art. 15-22 |
| Für Datenschutzbeauftragte | Lesender Zugang des externen DSB | Art. 38, 39 |
Compliance-Score
Das Dashboard zeigt Ihren aktuellen Compliance-Score als Prozentwert:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Compliance-Score: 85% │
├─────────────────────────────────────────┤
│ ████████████████████░░░░ │
├─────────────────────────────────────────┤
│ Verarbeitungstätigkeiten 95% ██████ │
│ Anwendungen/AVV 80% █████ │
│ TOMs 90% █████▌ │
│ Löschkonzept 75% ████ │
│ Mitarbeitervereinbarungen 85% █████ │
│ Websites 80% █████ │
└─────────────────────────────────────────┘Score-Gewichtung
Der Compliance-Score setzt sich aus acht Bereichen zusammen. Jeder Bereich hat ein Gewicht; die Gewichte werden auf 100 % umgerechnet.
| Bereich | Gewicht | Bewertungskriterien |
|---|---|---|
| Verarbeitungstätigkeiten | 15 | Vollständigkeit der Pflichtfelder |
| Anwendungen | 10 | AVV-Status bei allen Anwendungen |
| TOMs | 15 | Abdeckung aller 9 TOM-Kategorien |
| Löschkonzept | 12 | Ob die gesetzlichen Standardfristen hinterlegt sind (siehe Hinweis) |
| Mitarbeitervereinbarungen | 13 | Quote unterschriebener Vereinbarungen |
| Websites | 10 | Audit-Status der Datenschutzerklärungen |
| E-Mail-Klassifizierung | 10 | Klassifizierte E-Mails (Löschfristen) |
| Dokument-Klassifizierung | 10 | Klassifizierte Dokumente (Löschfristen) |
Fehlt für einen Bereich noch jede Datengrundlage, zeigt KlarKonform dort „noch nicht erhoben“ und berechnet keinen Gesamtwert, statt eine zu gute oder zu schlechte Zahl zu zeigen. Standorte fließen nicht mehr in den Score ein.
Der Bereich Löschkonzept misst derzeit noch, ob die gesetzlichen Standardfristen (Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, Beschäftigtendaten) hinterlegt sind. Ob Ihre Datenbestände bestätigt sind, fließt noch nicht ein. Den tatsächlichen Stand sehen Sie unter Löschkonzept bei „Als Nächstes“.
Schnellstart
1. Grundkonfiguration
Nach der Aktivierung des DSGVO-Moduls sollten Sie diese Schritte durchführen:
- Anwendungen erfassen - Unter DSGVO → Anwendungen mit "Standard laden" die typischen Anwendungen (Microsoft 365 etc.) übernehmen und den Verarbeitungstätigkeiten zuordnen. Daraus entstehen die Datenbestände im Löschkonzept.
- TOMs initialisieren - Unter DSGVO → TOMs mit "Standard laden" die Standardmaßnahmen übernehmen
- Löschkonzept prüfen - Unter DSGVO → Löschkonzept die vorgeschlagenen Löschfristen der Datenbestände bestätigen und verantwortliche Personen festlegen (siehe Löschkonzept)
2. Erste Verarbeitungstätigkeit erfassen
- Öffnen Sie DSGVO → Verarbeitungstätigkeiten
- Klicken Sie auf "Neue Verarbeitungstätigkeit"
- Füllen Sie mindestens aus:
- Name der Verarbeitungstätigkeit
- Zweck der Verarbeitung
- Rechtsgrundlage
- Kategorien betroffener Personen
- Kategorien personenbezogener Daten
3. Mitarbeiter verpflichten
- Erstellen Sie eine Vereinbarungsvorlage unter DSGVO → Mitarbeitervereinbarungen → Vorlagen
- Weisen Sie die Vorlage Mitarbeitern zu
- Die Mitarbeiter erhalten automatisch eine E-Mail zur digitalen Unterschrift
Rechtliche Grundlagen
Das Modul berücksichtigt folgende deutsche Gesetze und Vorschriften:
| Gesetz | Relevanz |
|---|---|
| DSGVO | Grundverordnung für alle Verarbeitungen |
| BDSG | Bundesdatenschutzgesetz - nationale Ergänzungen |
| HGB §257 | Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (6, 8 oder 10 Jahre je nach Unterlage) |
| AO §147 | Steuerliche Aufbewahrungspflichten (8 oder 10 Jahre je nach Unterlage) |
| BGB §195 | Regelverjährung (3 Jahre). Keine Aufbewahrungspflicht; nur bei einem konkret möglichen Anspruch ein Grund, Daten zu sperren |
| TDDDG § 25 | Einwilligung für nicht notwendige Cookies und ähnliche Technologien (bis Mai 2024: TTDSG) |
Zugriffsberechtigung
Vollen Zugriff auf das DSGVO-Modul hat die Administration Ihres Unternehmens. Einzelne Aufgaben können auch andere Beschäftigte erledigen: Eine verantwortliche Person bestätigt zum Beispiel im Löschkonzept die Frist ihres Datenbestands und gibt ihren eigenen Löschlauf frei. Ein externer Datenschutzbeauftragter sieht das Modul nur lesend, siehe Für Datenschutzbeauftragte.