Löschkonzept

Das Löschkonzept definiert, wann personenbezogene Daten gelöscht werden müssen. Es stellt sicher, dass Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden, gleichzeitig aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Grundprinzip

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│                    DSGVO-GRUNDSATZ                          │
│                                                             │
│  Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert    │
│  werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.            │
│                                                             │
│  ABER: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten haben Vorrang!   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Deutschland)

Überblick der wichtigsten Fristen

Frist	Rechtsgrundlage	Betroffene Daten
10 Jahre	AO §147, HGB §257	Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuerdokumente
8 Jahre	HGB §257	Handelsbriefe (empfangene)
6 Jahre	HGB §257	Handelsbriefe (gesendete), Geschäftskorrespondenz
3 Jahre	BGB §195	Allgemeine Verjährungsfrist, Vertragsunterlagen
2 Jahre	Produkthaftung	Produktbezogene Dokumentation

Detaillierte Fristen nach Dokumententyp

Buchhaltung & Steuern (10 Jahre)

Dokumenttyp	Frist	Beginn
Jahresabschlüsse	10 Jahre	Ende Kalenderjahr der Erstellung
Buchungsbelege	10 Jahre	Ende Kalenderjahr der Erstellung
Rechnungen (ein/aus)	10 Jahre	Ende Kalenderjahr der Ausstellung
Kontoauszüge	10 Jahre	Ende Kalenderjahr
Steuererklärungen	10 Jahre	Ende Kalenderjahr der Abgabe
Lohnkonten	10 Jahre	Ende Kalenderjahr

Geschäftskorrespondenz (6 Jahre)

Dokumenttyp	Frist	Beginn
Handels-/Geschäftsbriefe	6 Jahre	Ende Kalenderjahr des Empfangs/Versands
Angebote	6 Jahre	Ende Kalenderjahr
Auftragsbestätigungen	6 Jahre	Ende Kalenderjahr
Lieferscheine	6 Jahre	Ende Kalenderjahr

Personalwesen

Dokumenttyp	Frist	Beginn
Lohnunterlagen	10 Jahre	Ende Kalenderjahr
Personalakten	3 Jahre	Ende Beschäftigungsverhältnis
Bewerbungsunterlagen	6 Monate	Abschluss Bewerbungsprozess
Arbeitszeugnisse (Kopien)	3 Jahre	Ende Beschäftigungsverhältnis
Arbeitsverträge	3 Jahre	Ende Beschäftigungsverhältnis
Unfallmeldungen	5 Jahre	Ende Kalenderjahr

Löschklassen konfigurieren

Pflicht-Löschklassen (gesetzlich vorgeschrieben)

KlarKonform kennt vier gesetzlich vorgeschriebene Löschklassen. Beim Anlegen einer neuen Löschklasse können Sie diese per Quick-Preset (Vorlage-Kachel) mit einem Klick übernehmen:

Löschklasse	Frist	Rechtsgrundlage
Buchungsbelege / Rechnungen	8 Jahre	HGB §257 Abs. 1 Nr. 2-3, AO §147
Bilanzen / Steuerrelevante Dokumente	10 Jahre	AO §147, HGB §257
Geschäftskorrespondenz / E-Mails	6 Jahre	HGB §257 Abs. 1 Nr. 2-3
Mitarbeiterdaten nach Austritt	3 Jahre	BGB §195

Eigene Löschklasse erstellen

DSGVO → Löschkonzept → "+ Neue Löschklasse"
Ausfüllen:
- Name: Eindeutige Bezeichnung (z.B. "Bewerberdaten")
- Aufbewahrungsfrist (Jahre): Dauer der Aufbewahrung
- Rechtsgrundlage: Gesetzliche Basis oder berechtigtes Interesse
- Löschauslöser: Wann die Frist zu laufen beginnt (siehe Tabelle unten)
- Datenarten: Welche Datenkategorien diese Klasse abdeckt
- Beschreibung des Auslösers / Notizen (optional): Erläuterungen

Löschauslöser

Der Löschauslöser bestimmt, ab wann die Aufbewahrungsfrist zu laufen beginnt. KlarKonform kennt sieben Auslöser:

Auslöser	Bedeutung
Ende des Kalenderjahres	Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Daten entstanden sind
Ende des Vertragsverhältnisses	Frist beginnt mit dem Ende des Vertragsverhältnisses
Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses	Frist beginnt mit dem Austritt des Mitarbeiters
Eintritt eines Ereignisses	Frist beginnt mit Eintritt eines definierten Ereignisses
Widerruf der Einwilligung	Frist beginnt mit dem Widerruf der Einwilligung
Zeitpunkt der Datenerhebung	Frist beginnt ab dem Zeitpunkt der Datenerhebung
Letzte Aktivität / Interaktion	Frist beginnt ab der letzten dokumentierten Aktivität

Daten einer Löschklasse zuordnen

Über Verarbeitungstätigkeiten

Jede Verarbeitungstätigkeit sollte einer Löschklasse zugeordnet sein:

Verarbeitungstätigkeit: Lohn- und Gehaltsabrechnung
└── Löschklasse: Lohnunterlagen (10 Jahre)
    └── Löschauslöser: Ende Beschäftigungsverhältnis

Über Personendaten

Im Bereich Personendaten können Sie individuell festlegen:

Person: Max Mustermann (Kunde)
├── Stammdaten: Geschäftskorrespondenz (6 Jahre ab letzter Aktivität)
├── Rechnungen: Steuerliche Aufbewahrung (10 Jahre ab Erstellung)
└── Newsletter-Einwilligung: Bei Widerruf sofort löschen

Löschprozess

Automatische Löschprüfung

Das System prüft regelmäßig:

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
│ Daten mit   │────▶│   Frist     │────▶│  Löschung   │
│ Löschklasse │     │  abgelaufen?│     │  einleiten  │
└─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
                          │
                          │ Nein
                          ▼
                    ┌─────────────┐
                    │  Nächste    │
                    │  Prüfung    │
                    └─────────────┘

Löschprotokoll

Jede Löschung wird dokumentiert:

Feld	Beschreibung
Löschdatum	Wann wurde gelöscht
Löschklasse	Angewandte Klasse
Betroffene Daten	Was wurde gelöscht
Durchgeführt von	System/Benutzer
Bestätigung	Nachweis der Löschung