Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist eine zentrale Dokumentationspflicht nach Art. 30 DSGVO. Die Ausnahme für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten (Art. 30 Abs. 5 DSGVO) greift nur, wenn die Verarbeitung lediglich gelegentlich erfolgt, kein Risiko für die Betroffenen birgt und keine besonderen Datenkategorien betrifft. Da etwa Lohnabrechnung oder Kundenverwaltung regelmäßig stattfinden, braucht in der Praxis fast jedes Unternehmen ein Verzeichnis.

ÜbersichtCopy Anchor Link

ListenansichtCopy Anchor Link

Die Übersichtsseite zeigt alle erfassten Verarbeitungstätigkeiten mit:

• Name und Beschreibung
• Rechtsgrundlage
• Status (Aktiv/Entwurf/Archiviert)
• Letzte Aktualisierung

Filter-Optionen:

• Nach Rechtsgrundlage
• Nach Status
• Nach Abteilung/Verantwortlichem

Export-FunktionenCopy Anchor Link

Neue Verarbeitungstätigkeit anlegenCopy Anchor Link

PflichtfelderCopy Anchor Link

Diese Felder müssen ausgefüllt werden:

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)Copy Anchor Link

Kategorien betroffener PersonenCopy Anchor Link

Wählen Sie alle zutreffenden Kategorien:

• Kunden - Käufer, Auftraggeber
• Mitarbeiter - Aktuelle und ehemalige Mitarbeiter
• Lieferanten - Lieferanten und deren Ansprechpartner
• Bewerber - Stellenbewerber
• Interessenten - Potenzielle Kunden und Interessenten
• Website-Besucher - Besucher der Unternehmenswebsite
• Newsletter-Abonnenten - Personen mit Newsletter-Abonnement
• Geschäftspartner - Geschäfts- und Kooperationspartner
• Ansprechpartner - Ansprechpartner bei anderen Unternehmen
• Sonstige - Sonstige betroffene Personen

Kategorien personenbezogener DatenCopy Anchor Link

Empfänger und ÜbermittlungenCopy Anchor Link

Interne EmpfängerCopy Anchor Link

Dokumentieren Sie, welche Abteilungen Zugriff haben:

• Personalabteilung
• Buchhaltung
• IT-Abteilung
• Geschäftsführung

Externe EmpfängerCopy Anchor Link

DrittlandtransferCopy Anchor Link

Bei Übermittlung außerhalb EU/EWR:

Aufbewahrung und LöschungCopy Anchor Link

Geben Sie bei jeder Verarbeitungstätigkeit die Speicherdauer und den Fristbeginn an (z. B. „Ende des Beschäftigungsverhältnisses“) und ordnen Sie die Anwendungen zu, in denen die Daten liegen. Daraus leitet KlarKonform die Datenbestände im Löschkonzept ab und schlägt je Datenbestand eine Löschregel vor. Sie bestätigen sie dort.

Verarbeitungstätigkeit: Lohnabrechnung
├── Anwendung: Lohnprogramm
├── Datenkategorien: Lohn- und Gehaltsdaten, Steuerdaten
└── Löschkonzept: Datenbestand „Lohnabrechnung im Lohnprogramm“
    ├── Lohnbelege: 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO)
    └── Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres der Lohnzahlung

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten prüft KlarKonform zusätzlich für jedes einzelne Dokument. Eine kürzere Speicherdauer bei der Tätigkeit führt deshalb nicht dazu, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu früh gelöscht werden.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)Copy Anchor Link

Das System prüft automatisch, ob eine DSFA erforderlich sein könnte:

Indikatoren für DSFA-Pflicht:

• Verarbeitung besonderer Datenkategorien
• Systematische Überwachung
• Automatisierte Einzelentscheidungen
• Verarbeitung in großem Umfang
• Innovative Technologien

Bei Anzeige "DSFA empfohlen" sollten Sie:

1. Die Notwendigkeit mit dem Datenschutzbeauftragten prüfen
2. Eine separate DSFA-Dokumentation erstellen
3. Ggf. die Aufsichtsbehörde konsultieren

Vorlagen und DuplikateCopy Anchor Link

StandardvorlagenCopy Anchor Link

Nutzen Sie "Standard laden" für typische Verarbeitungstätigkeiten:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Bewerbermanagement
• Kundenverwaltung (CRM)
• Website-Betrieb
• E-Mail-Kommunikation
• Videoüberwachung

DuplizierenCopy Anchor Link

Bei ähnlichen Verarbeitungen:

1. Bestehende Tätigkeit öffnen
2. "Duplizieren" klicken
3. Namen und spezifische Details anpassen

WorkflowCopy Anchor Link

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
│   Entwurf   │────▶│    Aktiv    │────▶│  Archiviert │
└─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
      │                   │                    │
      │                   │                    │
      ▼                   ▼                    ▼
   Bearbeiten        Regelmäßig           Historische
   bis fertig        überprüfen           Dokumentation

Status-BedeutungCopy Anchor Link

Regelmäßige ÜberprüfungCopy Anchor Link

Das Verzeichnis sollte mindestens jährlich überprüft werden:

• Sind alle Verarbeitungen noch aktuell?
• Haben sich Rechtsgrundlagen geändert?
• Sind neue Verarbeitungen hinzugekommen?
• Wurden Verarbeitungen eingestellt?
• Sind die Löschfristen korrekt?