Buchhaltung
Angebote
Angebotserstellung und -verwaltung in KlarKonform
Das Angebotsmodul ermoglicht die professionelle Erstellung und Verwaltung von Angeboten. Mit nahtloser Integration in die Rechnungsstellung konnen akzeptierte Angebote mit einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden.
Ubersicht
Listenansicht
Die Angebotsubersicht zeigt alle erstellten Angebote mit:
- Angebotsnummer
- Kunde
- Erstellungsdatum
- Gultigkeit
- Betrag (Brutto)
- Status
Filter-Optionen:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt |
| Kunde | Filterung nach Kundennamen |
| Zeitraum | Von-Bis Datumsfilter |
Neues Angebot erstellen
Schritt 1: Kunde wahlen
Wahlen Sie einen bestehenden Kunden aus oder legen Sie einen neuen an:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Kunde für Angebot │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ [ Suche nach Kundenname... ] │
│ │
│ ● Muster GmbH │
│ Musterstraße 123, 12345 Musterstadt │
│ │
│ ○ Beispiel AG │
│ Beispielweg 456, 67890 Beispielstadt │
│ │
│ + Neuen Kunden anlegen │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Schritt 2: Angebotsdaten
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Angebotsnummer | Automatisch generiert | Ja |
| Angebotsdatum | Standard: heute | Ja |
| Gultig bis | Ablaufdatum des Angebots | Empfohlen |
| Betreff | Kurzbeschreibung des Angebots | Empfohlen |
| Einleitung | Einleitender Text | Nein |
| Wahrung | Standard: EUR | Ja |
Schritt 3: Positionen hinzufugen
Positionen konnen aus dem Artikelkatalog oder als Freitext hinzugefugt werden:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Angebotspositionen │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Pos │ Bezeichnung │ Menge │ Preis │ Summe │
│ ────┼──────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────│
│ 1 │ Beratung │ 10 h │ 100,00 │1.000,00 │
│ │ Analyse und Konzeption │ │ │ │
│ ────┼──────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────│
│ 2 │ Software-Implementierung │ 40 h │ 80,00 │3.200,00 │
│ │ Programmierung nach │ │ │ │
│ │ Lastenheft │ │ │ │
│ ────┼──────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────│
│ 3 │ Schulung │ 2 Tg │ 800,00 │1.600,00 │
│ │ Vor-Ort-Schulung für │ │ │ │
│ │ Anwender │ │ │ │
│ │
│ [ + Position hinzufugen ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Schritt 4: Optionen und Konditionen
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Angebotsoptionen │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Gültigkeit: [ 30 ] Tage │
│ │
│ Zahlungsziel: [ 14 ] Tage nach Rechnungsstellung │
│ │
│ Skonto: [ ] Skonto anbieten │
│ [ 2 ] % bei Zahlung innerhalb [ 7 ] Tagen │
│ │
│ Hinweistext: ┌────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Preise verstehen sich zzgl. gesetzl. │ │
│ │ MwSt. Teillieferungen vorbehalten. │ │
│ └────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Angebotsstatus
Status-Workflow
┌────────────┐ Versenden ┌────────────┐
│ ENTWURF │──────────────────▶│ VERSENDET │
└────────────┘ └─────┬──────┘
│ │
│ Loschen ├────────────────┐
▼ │ │
[Ende] ▼ ▼
┌────────────────┐ ┌────────────┐
│ ANGENOMMEN │ │ ABGELEHNT │
└───────┬────────┘ └────────────┘
│
│ In Rechnung
│ umwandeln
▼
┌────────────────┐
│ RECHNUNG │
└────────────────┘Status-Bedeutung
| Status | Beschreibung | Mogliche Aktionen |
|---|---|---|
| Entwurf | In Bearbeitung | Bearbeiten, Loschen, Versenden |
| Versendet | An Kunden geschickt | PDF, Nachfassen, Angenommen/Abgelehnt markieren |
| Angenommen | Kunde hat zugestimmt | In Rechnung umwandeln |
| Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt | Archivieren, Neues Angebot erstellen |
PDF-Generierung
Angebotsvorschau
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ANGEBOT │
│ │
│ KlarKonform GmbH Muster GmbH │
│ Softwareweg 1 Musterstraße 123 │
│ 10115 Berlin 12345 Musterstadt │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Angebots-Nr: QTE-2025-0042 │
│ Datum: 02.02.2025 │
│ Gultig bis: 04.03.2025 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Betreff: Implementierung CRM-System │
│ │
│ Sehr geehrte Damen und Herren, │
│ │
│ vielen Dank fur Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir │
│ Ihnen folgendes Angebot: │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Pos Bezeichnung Menge Preis Summe │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 Beratung & Analyse 10 Std 100,00 1.000,00 │
│ 2 Implementierung 40 Std 80,00 3.200,00 │
│ 3 Schulung 2 Tage 800,00 1.600,00 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Zwischensumme (netto): 5.800,00 │
│ + MwSt. 19%: 1.102,00 │
│ ───────────────────────────────── │
│ Gesamtbetrag: 6.902,00 │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Zahlungsbedingungen: 14 Tage netto │
│ Dieses Angebot ist gultig bis: 04.03.2025 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘PDF-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Vorschau | PDF im Browser anzeigen |
| Download | PDF auf Gerat speichern |
| An Drucker senden | |
| An Kunden versenden |
Angebot versenden
Per E-Mail
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Angebot versenden │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ An: [ ansprechpartner@muster-gmbh.de ] │
│ CC: [ einkauf@muster-gmbh.de ] │
│ Betreff: [ Angebot QTE-2025-0042 - CRM-Implementierung ] │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Sehr geehrte Frau Muster, │ │
│ │ │ │
│ │ wie besprochen erhalten Sie anbei unser Angebot fur │ │
│ │ die CRM-Implementierung. │ │
│ │ │ │
│ │ Das Angebot ist gultig bis zum 04.03.2025. │ │
│ │ │ │
│ │ Fur Ruckfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfugung. │ │
│ │ │ │
│ │ Mit freundlichen Grußen │ │
│ │ Ihr KlarKonform-Team │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Anhang: [x] Angebot_QTE-2025-0042.pdf (89 KB) │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Senden ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘E-Mail-Variablen
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
{quote_number} | Angebotsnummer |
{quote_date} | Angebotsdatum |
{valid_until} | Gultigkeitsdatum |
{total_gross} | Bruttobetrag |
{customer_name} | Kundenname |
{customer_contact} | Ansprechpartner |
[subject] | Angebotsbetreff |
Angebot nachverfolgen
Follow-up-Funktionen
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Angebotsnachverfolgung │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Angebot: QTE-2025-0042 - CRM-Implementierung │
│ Status: Versendet (seit 5 Tagen) │
│ Gultig: noch 25 Tage │
│ │
│ Timeline: │
│ ──────── │
│ 02.02.2025 Angebot erstellt │
│ 02.02.2025 Per E-Mail versendet an Frau Muster │
│ 04.02.2025 E-Mail geoffnet (Lesebestatigung) │
│ │
│ Nachste Aktion: │
│ [ ] Nachfassen am [ 09.02.2025 ] │
│ │
│ [ Notiz hinzufugen ] [ Nachfassen ] [ Anruf planen ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘In Rechnung umwandeln
Umwandlungsprozess
Wenn ein Angebot angenommen wurde:
- Angebot offnen
- Status auf "Angenommen" setzen
- "In Rechnung umwandeln" klicken
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Angebot in Rechnung umwandeln │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Angebot: QTE-2025-0042 │
│ Kunde: Muster GmbH │
│ Betrag: 6.902,00 EUR │
│ │
│ Umwandlungsoptionen: │
│ │
│ ● Vollständige Umwandlung │
│ Alle Positionen in Rechnung ubernehmen │
│ │
│ ○ Teilrechnung │
│ Positionen für diese Rechnung auswahlen │
│ │
│ ○ Anzahlungsrechnung │
│ [ 30 ] % des Gesamtbetrags │
│ │
│ Rechnungsdatum: [ 02.02.2025 ] │
│ Leistungsdatum: [ 02.02.2025 ] │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Rechnung erstellen ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Optionen bei Umwandlung
| Option | Beschreibung | Verwendung |
|---|---|---|
| Vollstandig | Alle Positionen werden ubernommen | Standard fur Einmalleistungen |
| Teilrechnung | Auswahl einzelner Positionen | Bei Teillieferungen |
| Anzahlung | Prozentualer Anteil | Bei großeren Projekten |
Referenz zum Angebot
Die erstellte Rechnung enthalt automatisch:
- Verweis auf die Angebotsnummer
- Hinweis "Gemaß Angebot vom [Datum]"
- Optional: Angebots-PDF als Anlage
Angebotsvorlagen
Vorlagen erstellen
Fur wiederkehrende Angebote:
- Bestehendes Angebot offnen
- "Als Vorlage speichern" wahlen
- Vorlagenname vergeben
Vorlagen verwenden
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Neues Angebot aus Vorlage │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Verfugbare Vorlagen: │
│ │
│ ● Standard-Beratungsangebot │
│ Beratungspositionen mit Stundensatzen │
│ │
│ ○ Software-Implementierung │
│ Typische Projektpositionen │
│ │
│ ○ Wartungsvertrag │
│ Monatliche Wartungspauschale │
│ │
│ ○ Leeres Angebot │
│ Ohne vordefinierte Positionen │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Vorlage verwenden ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Gultigkeitsmanagement
Ablaufende Angebote
Das System warnt vor ablaufenden Angeboten:
| Zeitraum | Anzeige |
|---|---|
| > 7 Tage | Normal |
| 3-7 Tage | Gelbe Markierung |
| 1-3 Tage | Orange Markierung |
| Heute/Abgelaufen | Rote Markierung |
Angebot verlangern
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Gultigkeit verlangern │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Aktuell gultig bis: 04.03.2025 (abgelaufen) │
│ │
│ Neue Gultigkeit: [ 04.04.2025 ] │
│ │
│ [x] Kunden uber Verlangerung informieren │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Verlangern ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Tipps und Hinweise
Tipp: Setzen Sie realistische Gultigkeitszeitraume. 30 Tage sind fur die meisten Angebote angemessen.
Tipp: Nutzen Sie Vorlagen fur wiederkehrende Angebotstypen, um Zeit zu sparen und konsistente Angebote zu erstellen.
Wichtig: Uberprufen Sie vor der Umwandlung in eine Rechnung, ob alle Positionen noch aktuell sind, insbesondere bei länger zuruckliegenden Angeboten.