Buchhaltung
Rechnungen
Rechnungserstellung, -verwaltung und -versand in KlarKonform
Die Rechnungsverwaltung in KlarKonform ermoglicht die professionelle Erstellung, Verwaltung und den Versand von Rechnungen. Mit Unterstutzung fur deutsche Steuervorschriften, ZugFeRD-Format und automatischer PDF-Generierung.
Ubersicht
Listenansicht
Die Rechnungsubersicht zeigt alle erstellten Rechnungen mit:
- Rechnungsnummer
- Kunde
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Betrag (Brutto)
- Status
Filter-Optionen:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Entwurf, Versendet, Bezahlt, Uberfällig, Storniert |
| Kunde | Filterung nach Kundennamen |
| Zeitraum | Von-Bis Datumsfilter |
| Typ | Rechnung, Stornierung |
Schnellaktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Rechnung | Leere Rechnung erstellen |
| Aus Angebot | Angebot in Rechnung umwandeln |
| Duplizieren | Bestehende Rechnung kopieren |
Neue Rechnung erstellen
Schritt 1: Kunde wahlen
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Kunde auswählen │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ [ Suche nach Kundenname oder Kundennummer... ] │
│ │
│ Muster GmbH Kunde seit: 15.03.2024 │
│ Musterstraße 123 Offene Rechnungen: 2 │
│ 12345 Musterstadt Umsatz: 15.420,00 EUR │
│ │
│ [ Neuen Kunden anlegen ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Schritt 2: Rechnungsdaten
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Automatisch generiert | Ja |
| Rechnungsdatum | Standard: heute | Ja |
| Fälligkeitsdatum | Berechnet aus Zahlungsziel | Ja |
| Leistungszeitraum | Datum der Leistungserbringung | Ja |
| Wahrung | Standard: EUR | Ja |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel in Tagen | Nein |
| Notizen | Interne Bemerkungen | Nein |
Schritt 3: Positionen hinzufugen
Es gibt zwei Arten von Positionen:
Artikel-Position
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Position aus Artikelkatalog │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Artikel: [ Beratung (ART-001) ▼ ] │
│ │
│ Menge: [ 10 ] Einheit: Stunden │
│ Einzelpreis: 100,00 EUR (netto) │
│ MwSt-Satz: 19% │
│ │
│ Positionssumme: 1.000,00 EUR (netto) │
│ 1.190,00 EUR (brutto) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Freitext-Position
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Freitext-Position │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Bezeichnung: [ Sonderleistung Projektmanagement ] │
│ Beschreibung: [ Koordination und Abstimmung im ] │
│ [ Dezember 2024 ] │
│ │
│ Menge: [ 1 ] Einheit: [ Pauschal ▼ ] │
│ Einzelpreis: [ 500,00 ] EUR │
│ MwSt-Satz: [ 19% ▼ ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Schritt 4: Prufen und Speichern
Die Zusammenfassung zeigt:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSVORSCHAU │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ An: Muster GmbH │
│ Musterstraße 123 │
│ 12345 Musterstadt │
│ │
│ Rechnungs-Nr: INV-2025-0001 │
│ Datum: 02.02.2025 │
│ Fällig: 02.03.2025 │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Pos Bezeichnung Menge Preis Summe │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 Beratung 10 Std 100,00 1.000,00 │
│ 2 Software-Lizenz 5 Stk 50,00 250,00 │
│ 3 Sonderleistung 1 Psch 500,00 500,00 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Zwischensumme (netto): 1.750,00 │
│ + MwSt. 19%: 332,50 │
│ ───────────────────────────────── │
│ Gesamtbetrag: 2.082,50 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
[ Als Entwurf speichern ] [ Finalisieren ]Rechnungsstatus
Status-Workflow
┌────────────┐ Finalisieren ┌────────────┐
│ ENTWURF │───────────────────▶│ VERSENDET │
└────────────┘ └─────┬──────┘
│ │
│ Loschen ├────────────────┐
▼ │ │
[Ende] ▼ ▼
┌────────────────┐ ┌────────────┐
│ UBERFÄLLIG │ │ STORNIERT │
└───────┬────────┘ └────────────┘
│
│ Zahlung
▼
┌────────────┐
│ BEZAHLT │
└────────────┘Status-Details
| Status | Bearbeitung | Stornierung | Versand | Loschung |
|---|---|---|---|---|
| Entwurf | Ja | N/A | Nein | Ja |
| Versendet | Nein* | Ja | Ja | Nein |
| Bezahlt | Nein | Nein** | N/A | Nein |
| Uberfällig | Nein | Ja | Ja | Nein |
| Storniert | Nein | N/A | N/A | Nein |
*Administratoren konnen auch finalisierte Rechnungen bearbeiten **Bezahlte Rechnungen konnen nicht storniert werden (ohne Sonderrechte)
PDF-Generierung
PDF-Inhalt
Das generierte PDF enthält:
-
Kopfbereich
- Ihr Firmenlogo
- Ihre Firmenadresse
- Rechnungsadresse des Kunden
-
Rechnungsdetails
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Kundennummer
- Ihre Steuernummer/USt-IdNr.
-
Positionstabelle
- Positionsnummer
- Beschreibung
- Menge und Einheit
- Einzelpreis
- MwSt-Satz
- Gesamtpreis
-
Summenblock
- Netto-Zwischensumme
- MwSt nach Satzen aufgeschlusselt
- Brutto-Gesamtbetrag
-
Fußbereich
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Kontaktdaten
PDF-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Herunterladen | PDF auf lokalem Gerat speichern |
| Direkt an Drucker senden | |
| Per E-Mail | An Kunden versenden |
ZugFeRD / E-Rechnung
Was ist ZugFeRD?
ZugFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard fur elektronische Rechnungen:
- PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
- Maschinenlesbar und menschenlesbar
- Voraussetzung fur Rechnungen an offentliche Auftraggeber (B2G)
Unterstutzung in KlarKonform
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ZugFeRD-Rechnung │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌──────────────────────┐ │
│ │ PDF/A-3 │◄── Sichtbare Rechnung │
│ │ │ │
│ │ ┌────────────────┐ │ │
│ │ │ ZugFeRD-XML │◄─┼── Eingebettete Strukturdaten │
│ │ │ (factur-x) │ │ │
│ │ └────────────────┘ │ │
│ │ │ │
│ └──────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘ZugFeRD aktivieren
- Einstellungen → Buchhaltung → E-Rechnung
- "ZugFeRD-Format aktivieren" einschalten
- Profil wahlen (Basic, Comfort, Extended)
Rechnungsversand
Per E-Mail
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Rechnung versenden │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ An: [ rechnung@muster-gmbh.de ] │
│ CC: [ buchhaltung@muster-gmbh.de ] │
│ Betreff: [ Rechnung INV-2025-0001 - KlarKonform GmbH ] │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Sehr geehrte Damen und Herren, │ │
│ │ │ │
│ │ anbei erhalten Sie unsere Rechnung INV-2025-0001. │ │
│ │ │ │
│ │ Betrag: 2.082,50 EUR │ │
│ │ Fällig: 02.03.2025 │ │
│ │ │ │
│ │ Mit freundlichen Grüßen │ │
│ │ KlarKonform GmbH │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Anhang: [x] Rechnung_INV-2025-0001.pdf (125 KB) │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Senden ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘E-Mail-Vorlagen
Sie konnen E-Mail-Vorlagen konfigurieren:
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
{invoice_number} | Rechnungsnummer |
{invoice_date} | Rechnungsdatum |
{due_date} | Fälligkeitsdatum |
{total_gross} | Bruttobetrag |
{customer_name} | Kundenname |
{customer_contact} | Ansprechpartner |
Stornierung
Wann stornieren?
Eine Rechnung sollte storniert werden, wenn:
- Fehlerhafte Angaben nach Versand entdeckt werden
- Der Kunde die Leistung nicht erhalten hat
- Der Vertrag storniert wurde
- Preisanpassungen notwendig sind
Stornierungsprozess
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Rechnung stornieren │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ! ACHTUNG: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht │
│ werden. Es wird eine Gutschrift erstellt. │
│ │
│ Original-Rechnung: INV-2025-0001 │
│ Betrag: 2.082,50 EUR │
│ │
│ Grund der Stornierung: │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ [ Fehlerhafte Preisangabe ] │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [x] Gutschrift automatisch erstellen │
│ [ ] Kunden per E-Mail benachrichtigen │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Stornieren ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Gutschrift
Bei einer Stornierung wird automatisch eine Gutschrift erstellt:
| Feld | Original | Gutschrift |
|---|---|---|
| Nummer | INV-2025-0001 | CRN-2025-0001 |
| Typ | Rechnung | Stornierung |
| Betrag | +2.082,50 EUR | -2.082,50 EUR |
| Referenz | - | INV-2025-0001 |
Zahlungseingang
Zahlung verbuchen
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Zahlungseingang │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Rechnung: INV-2025-0001 │
│ Offener Betrag: 2.082,50 EUR │
│ │
│ Zahlungsbetrag: [ 2.082,50 ] EUR │
│ Zahlungsdatum: [ 15.02.2025 ] │
│ Zahlungsart: [ Uberweisung ▼ ] │
│ Referenz: [ SEPA-Ref-123456789 ] │
│ │
│ [ Abbrechen ] [ Zahlung buchen ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Teilzahlungen
Bei Teilzahlungen zeigt das System:
Rechnung INV-2025-0001
Gesamtbetrag: 2.082,50 EUR
─────────────────────────────
Zahlung 15.02: 1.000,00 EUR
Zahlung 20.02: 500,00 EUR
─────────────────────────────
Noch offen: 582,50 EURMahnwesen
Uberfällige Rechnungen
Das System markiert Rechnungen automatisch als uberfällig, wenn:
- Der Status "Versendet" ist
- Das Fälligkeitsdatum uberschritten wurde
- Noch kein vollständiger Zahlungseingang verbucht wurde
Mahnung versenden
- Uberfällige Rechnung offnen
- "Mahnung senden" klicken
- Mahnstufe auswahlen (1., 2., 3. Mahnung)
- Text anpassen
- Versenden
Tipps und Hinweise
Tipp: Erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen als Vorlage und duplizieren Sie diese fur schnellere Erfassung.
Wichtig: Nach dem Finalisieren konnen Rechnungen nicht mehr geloscht werden. Verwenden Sie die Stornierungsfunktion.
Achtung: Andern Sie niemals manuell die Rechnungsnummer. Das System vergibt fortlaufende Nummern automatisch.