Typische Fehler vermeiden

Diese Seite beschreibt haufige Fehler bei der Rechnungsstellung und wie Sie diese vermeiden.

RechnungserstellungCopy Anchor Link

Fehler 1: Leistungsdatum fehlt oder ist falschCopy Anchor Link

Problem: Das Leistungsdatum entspricht nicht dem tatsachlichen Leistungszeitraum.

Falsch:

Rechnungsdatum:    15.02.2025
Leistungsdatum:    15.02.2025
Tatsachliche Leistung: Dezember 2024 - Januar 2025

Richtig:

Rechnungsdatum:    15.02.2025
Leistungszeitraum: 01.12.2024 - 31.01.2025

Fehler 2: Falsche oder fehlende SteuernummerCopy Anchor Link

Problem: Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt auf der Rechnung.

Prufpunkte:

• Steuernummer ODER USt-IdNr. angegeben?
• Nummer aktuell und korrekt?
• Bei USt-IdNr.: Format DE123456789?

Losung:

1. Einstellungen → Unternehmen → Steuerdaten
2. Steuernummer und/oder USt-IdNr. eintragen
3. Bei Anderungen: Alle offenen Entwurfe prufen

Fehler 3: Rechnungsnummer manuell andernCopy Anchor Link

Problem: Manuelle Anderung der Rechnungsnummer fuhrt zu Lucken oder Duplikaten.

Falsch:

INV-2025-0001
INV-2025-0002
INV-2025-0005  ← Lucke!
INV-2025-0003  ← Duplikat-Gefahr!

Richtig:

INV-2025-0001
INV-2025-0002
INV-2025-0003
INV-2025-0004

Fehler 4: Entwurf direkt versendenCopy Anchor Link

Problem: Rechnung wird versendet, obwohl sie noch nicht finalisiert ist.

Workflow:

┌─────────────┐     ┌──────────────┐     ┌─────────────┐
│   Entwurf   │────▶│ Finalisieren │────▶│  Versenden  │
└─────────────┘     └──────────────┘     └─────────────┘
      │                                         ▲
      │                                         │
      └─────────────── FALSCH ──────────────────┘

Risiko: Nicht finalisierte Rechnungen konnen noch geandert werden und sind nicht GoBD-konform.

Fehler 5: Stornieren statt korrigieren vor FinalisierungCopy Anchor Link

Problem: Entwurf wird storniert, obwohl er einfach bearbeitet werden konnte.

Falsch:

1. Entwurf erstellen
2. Fehler bemerken
3. Stornieren (geht nicht bei Entwurf!)
4. Neu erstellen

Richtig:

1. Entwurf erstellen
2. Fehler bemerken
3. Entwurf korrigieren
4. Finalisieren

ArtikelverwaltungCopy Anchor Link

Fehler 6: Preise mit MwSt verwechselnCopy Anchor Link

Problem: Nettopreis wird als Bruttopreis eingegeben oder umgekehrt.

Falsch:

Artikelpreis:  119,00 EUR (netto)
MwSt 19%:       22,61 EUR
Bruttopreis:   141,61 EUR  ← Zu hoch!

Richtig:

Artikelpreis:  100,00 EUR (netto)
MwSt 19%:       19,00 EUR
Bruttopreis:   119,00 EUR  ← Korrekt!

Losung: Immer prufen, ob "Nettopreis" oder "Bruttopreis" ausgewahlt ist!

Fehler 7: Artikel andern statt neuen erstellenCopy Anchor Link

Problem: Bestehender Artikel wird geandert, obwohl ein neuer Artikel notig ware.

Falsch:

ART-001 "Beratung" → Preis andern → Preis andern → Preis andern
(Keine Historie, was wann galt)

Richtig fur Preisanderungen:

ART-001 "Beratung"      100,00 EUR  (gultig bis 31.12.2024)
ART-001 "Beratung"      110,00 EUR  (gultig ab 01.01.2025)

Richtig fur andere Produkte:

ART-001 "Beratung Standard"   100,00 EUR
ART-002 "Beratung Premium"    150,00 EUR

Fehler 8: Falschen MwSt-Satz wahlenCopy Anchor Link

Problem: 19% statt 7% oder umgekehrt.

Fehler 9: Einheit nicht passend zur LeistungCopy Anchor Link

Problem: Einheit passt nicht zur Art der Berechnung.

Falsch:

Position: 8 Stunden Beratung @ 100,00 EUR/Tag
(Falsche Einheit: Tag statt Stunde)

Richtig:

Position: 8 Stunden Beratung @ 100,00 EUR/Stunde
Position: 1 Tag Beratung @ 800,00 EUR/Tag

AngebotsverwaltungCopy Anchor Link

Fehler 10: Zu lange GultigkeitCopy Anchor Link

Problem: Angebote sind zu lange gultig, Preise stimmen nicht mehr.

Falsch:

Angebotsdatum:    01.01.2025
Gultig bis:       31.12.2025  ← 12 Monate!

Richtig:

Angebotsdatum:    01.01.2025
Gultig bis:       31.01.2025  ← 30 Tage

Risiken langer Gultigkeit:

• Preisanderungen bei Lieferanten
• Ressourcenverfugbarkeit
• Marktveranderungen

Fehler 11: Angebot nicht in Rechnung umwandelnCopy Anchor Link

Problem: Angebot wird angenommen, aber manuelle Rechnung erstellt.

Falsch:

1. Angebot erstellen
2. Kunde nimmt an
3. Neue Rechnung manuell erstellen
4. Keine Verknupfung!

Richtig:

1. Angebot erstellen
2. Kunde nimmt an
3. Angebot → "Angenommen" markieren
4. "In Rechnung umwandeln"
5. Automatische Verknupfung!

Vorteile der Umwandlung:

• Referenz zum Angebot in der Rechnung
• Keine Tippfehler
• Nachvollziehbarer Workflow

Fehler 12: Abgelaufene Angebote nicht nachverfolgenCopy Anchor Link

Problem: Abgelaufene Angebote werden ignoriert statt nachgefasst.

Losung: Regelmaßig uberfällige Angebote prufen:

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Uberfällige Angebote                                       │
├────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  QTE-2025-0012  Muster GmbH       5.000 EUR  vor 7 Tagen   │
│  QTE-2025-0015  Beispiel AG      12.000 EUR  vor 3 Tagen   │
│  QTE-2025-0018  Test KG           2.500 EUR  vor 1 Tag     │
│                                                             │
│  Aktionen:  [ Verlangern ]  [ Nachfassen ]  [ Ablehnen ]   │
│                                                             │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘

Stornierung und GutschriftCopy Anchor Link

Fehler 13: Storno ohne Grund dokumentierenCopy Anchor Link

Problem: Stornierung ohne nachvollziehbare Begrundung.

Falsch:

Stornierung von INV-2025-0001
Grund: (leer)

Richtig:

Stornierung von INV-2025-0001
Grund: "Falsche Preisangabe in Position 3.
        Korrektur in INV-2025-0002."

Warum wichtig:

• Prufer fragen nach Grunden
• Interne Nachvollziehbarkeit
• Kundenruckfragen

Fehler 14: Bezahlte Rechnung stornierenCopy Anchor Link

Problem: Bereits bezahlte Rechnung soll storniert werden.

INV-2025-0001    1.190,00 EUR    Status: Bezahlt
                                  ↓
                              Stornieren?
                                  ↓
                              PROBLEM!

Losung:

1. Neue Gutschrift erstellen
2. Ruckzahlung an Kunden veranlassen
3. Beide Dokumente im System belassen

Versand und PDFCopy Anchor Link

Fehler 15: Falsche E-Mail-AdresseCopy Anchor Link

Problem: Rechnung geht an falsche Adresse.

Prufpunkte vor Versand:

• E-Mail-Adresse des Kunden aktuell?
• Richtige Ansprechperson gewahlt?
• CC an Buchhaltung, wenn gewunscht?

Fehler 16: Rechnung ohne Anhang versendenCopy Anchor Link

Problem: E-Mail wird versendet, PDF nicht angehangt.

Checkliste:

• PDF-Anhang im E-Mail-Dialog sichtbar?
• Dateigroße angezeigt?
• Vor Versand Vorschau prufen?

Organisatorische FehlerCopy Anchor Link

Fehler 17: Keine regelmaßige Prufung offener RechnungenCopy Anchor Link

Problem: Uberfällige Rechnungen werden nicht bemerkt.

Losung: Wochentliche Prufung:

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Zahlungsubersicht                                          │
├────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  Fallig diese Woche:      3 Rechnungen    5.200,00 EUR     │
│  Uberfällig 1-7 Tage:     2 Rechnungen    2.100,00 EUR     │
│  Uberfällig 8-30 Tage:    1 Rechnung      1.500,00 EUR     │
│  Uberfällig > 30 Tage:    0 Rechnungen        0,00 EUR     │
│                                                             │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘

Fehler 18: Keine Backup-ExporteCopy Anchor Link

Problem: Vertrauen nur auf das System, keine eigenen Sicherungen.

Empfehlung:

• Monatlicher CSV-Export aller Rechnungen
• PDF-Archiv auf eigenem Speicher
• Quartalsweise Vollexport

Fehler 19: Artikelpreise nicht aktualisierenCopy Anchor Link

Problem: Artikelpreise sind veraltet, Margen sinken.

Prufzyklus:

Fehler 20: Keine ZahlungserinnerungCopy Anchor Link

Problem: Kunden zahlen nicht, keine Reaktion.

Mahnprozess:

Tag 0:      Rechnung versendet
            │
Tag +7:     Fallig
            │
Tag +14:    1. Zahlungserinnerung
            │
Tag +28:    2. Mahnung
            │
Tag +42:    3. Mahnung mit Frist
            │
Tag +56:    Inkasso / Rechtsanwalt

Checkliste: Fehler vermeidenCopy Anchor Link

Vor der RechnungserstellungCopy Anchor Link

• Kundendaten aktuell?
• Richtige Steuernummer hinterlegt?
• Artikelpreise aktuell?
• Leistungszeitraum klar?

Bei der ErstellungCopy Anchor Link

• Alle Positionen vollstandig?
• MwSt-Satze korrekt?
• Summen plausibel?
• Leistungsdatum korrekt?

Vor dem FinalisierenCopy Anchor Link

• PDF-Vorschau gepruft?
• Kundenadresse korrekt?
• Zahlungsbedingungen angemessen?
• Referenzen (Angebot, Bestellung) vorhanden?

Nach dem VersandCopy Anchor Link

• E-Mail zugestellt?
• Zahlungseingang uberwachen
• Bei Fälligkeit: Erinnerung senden
• Zahlungseingang verbuchen

FehlerbehebungCopy Anchor Link

Wenn doch ein Fehler passiert istCopy Anchor Link

Kommunikation mit dem KundenCopy Anchor Link

Bei Fehlern in bereits versendeten Rechnungen:

1. Kunden umgehend informieren
2. Erklarung fur den Fehler
3. Gutschrift zusenden
4. Korrigierte Rechnung zusenden
5. Ggf. Kulanzregelung anbieten