Buchhaltung
Best Practices
Bewahrte Vorgehensweisen fur die Rechnungsstellung
Diese Seite fasst bewahrte Vorgehensweisen fur die Arbeit mit dem Buchhaltungs-Modul zusammen.
Schnellstart: Rechnung erstellen
Der effizienteste Weg, eine neue Rechnung zu erstellen:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. KUNDE WAHLEN │
│ Buchhaltung → Rechnungen → "Neue Rechnung" │
│ └── Bestehenden Kunden suchen oder neuen anlegen │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. POSITIONEN HINZUFUGEN │
│ • Artikel aus Katalog wahlen │
│ • Menge anpassen │
│ • Optional: Beschreibung erganzen │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. DATEN PRUFEN │
│ • Rechnungsdatum korrekt? │
│ • Leistungszeitraum angegeben? │
│ • Zahlungsziel passend? │
│ • Summen plausibel? │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. PDF VORSCHAU │
│ • Layout kontrollieren │
│ • Texte auf Fehler prufen │
│ • Logo und Firmendaten korrekt? │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 5. FINALISIEREN & VERSENDEN │
│ • Finalisieren klicken │
│ • Per E-Mail an Kunden senden │
│ • Zahlungseingang uberwachen │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ FERTIG │
│ Rechnung ist erstellt, finalisiert und versendet │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Checkliste pro Rechnung
| Schritt | Prufpunkt | OK |
|---|---|---|
| Kunde | Adresse aktuell? | [ ] |
| Kunde | Ansprechpartner korrekt? | [ ] |
| Positionen | Alle Leistungen erfasst? | [ ] |
| Positionen | Preise aktuell? | [ ] |
| Positionen | MwSt-Satze korrekt? | [ ] |
| Daten | Leistungszeitraum angegeben? | [ ] |
| Daten | Zahlungsziel angemessen? | [ ] |
| Vorschau gepruft? | [ ] |
Ersteinrichtung
Tag 1: Grundlagen schaffen
-
Firmendaten einrichten
Einstellungen → Unternehmen → Rechnungsdaten └── Firmenname, Adresse, Logo └── Steuernummer / USt-IdNr. └── Bankverbindung -
Nummernkreise konfigurieren
Einstellungen → Buchhaltung → Nummernkreise └── Rechnungen: INV-YYYY-NNNN └── Angebote: QTE-YYYY-NNNN └── Gutschriften: CRN-YYYY-NNNN -
Zahlungsbedingungen festlegen
Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungsbedingungen └── Standard: 14 Tage netto └── Alternative: 30 Tage netto
Woche 1: Artikelkatalog aufbauen
| Tag | Aufgabe |
|---|---|
| 1-2 | Hauptprodukte/-dienstleistungen anlegen |
| 3-4 | Preise und MwSt-Satze prufen |
| 5 | Kategorien organisieren |
Monat 1: Prozesse etablieren
- Erste Rechnungen erstellt und versendet
- Zahlungseingange verbucht
- Mahnwesen getestet
- Erste Angebote erstellt
- Angebot in Rechnung umgewandelt
Artikelkatalog
Namenskonvention
Verwenden Sie einheitliche Artikelnummern:
Prafix: Kategorie
────────────────────
BER- Beratung
ENT- Entwicklung
SCH- Schulung
LIZ- Lizenzen
WAR- Wartung
HW- HardwareBeispiele:
BER-001 IT-Beratung (Stundensatz)
BER-002 Strategieberatung (Stundensatz)
ENT-001 Softwareentwicklung (Stundensatz)
ENT-002 Code-Review (Stundensatz)
SCH-001 Anwenderschulung (Tagessatz)
LIZ-001 Software-Lizenz (jahrlich)Preisgestaltung
| Leistungstyp | Empfehlung |
|---|---|
| Beratung | Stundensatz, ggf. mit Tagespauschale |
| Entwicklung | Stundensatz oder Festpreis |
| Schulung | Tagessatz pro Teilnehmer oder pauschal |
| Lizenzen | Jahrlicher oder monatlicher Betrag |
| Support | Monatspauschale oder Stundenkontingent |
Beschreibungstexte
Legen Sie aussagekraftige Beschreibungen an:
Minimal:
Name: IT-Beratung
Beschreibung: (leer)Optimal:
Name: IT-Beratung
Beschreibung: Professionelle Beratung durch zertifizierte
IT-Experten. Inklusive Dokumentation der
Ergebnisse und Handlungsempfehlungen.Rechnungsworkflow
Tagliche Aufgaben
| Aufgabe | Wann | Wer |
|---|---|---|
| Neue Rechnungen erstellen | Nach Leistungserbringung | Bearbeiter |
| Entwurfe finalisieren | Tagesende | Administrator |
| E-Mails prufen (Antworten) | Morgens | Bearbeiter |
Wochentliche Aufgaben
| Aufgabe | Wann | Wer |
|---|---|---|
| Offene Posten prufen | Montags | Administrator |
| Uberfällige Rechnungen mahnen | Mittwochs | Administrator |
| Zahlungseingange verbuchen | Freitags | Buchhaltung |
Monatliche Aufgaben
| Aufgabe | Wann | Wer |
|---|---|---|
| Umsatzbericht erstellen | Monatsanfang | Administrator |
| Artikelpreise prufen | Quartalsweise | Administrator |
| Offene Angebote nachfassen | Laufend | Vertrieb |
Angebotsmanagement
Angebotsprozess
Anfrage erhalten
│
▼
┌─────────────────┐
│ Angebot erstellen │
│ (max. 1 Tag) │
└────────┬────────┘
│
▼
┌─────────────────┐
│ Intern freigeben │
│ (bei > 5.000 EUR) │
└────────┬────────┘
│
▼
┌─────────────────┐
│ An Kunden senden │
│ (mit Gultigk.) │
└────────┬────────┘
│
▼
┌───┴───┐
│ │
+3 Tage +7 Tage
│ │
▼ ▼
Nachfassen Nachfassen
(E-Mail) (Telefon)Nachverfolgung
| Tage nach Versand | Aktion |
|---|---|
| +3 | E-Mail: "Haben Sie Fragen zum Angebot?" |
| +7 | Telefonat: Interesse klaren |
| +14 | Entscheidung erfragen |
| Ablauf | Verlangerung anbieten oder abschließen |
Von Angebot zu Rechnung
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Angebot angenommen │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Projekt-Check: │
│ ──────────────── │
│ [x] Auftragsbestatigung erhalten? │
│ [x] Leistung erbracht/geliefert? │
│ [x] Abnahme durch Kunden erfolgt? │
│ │
│ Dann: Angebot → "In Rechnung umwandeln" │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Mahnwesen
Mahnstrategie
Fälligkeitsdatum erreicht
│
▼
┌──────┴──────┐
│ +7 Tage │
│ Erinnerung│
└──────┬──────┘
│
▼
┌──────┴──────┐
│ +14 Tage │
│ 1. Mahnung │
│ (Gebuhr: 0)│
└──────┬──────┘
│
▼
┌──────┴──────┐
│ +28 Tage │
│ 2. Mahnung │
│ (Gebuhr: 5€)│
└──────┬──────┘
│
▼
┌──────┴──────┐
│ +42 Tage │
│ 3. Mahnung │
│(mit Anwalt) │
└──────┬──────┘
│
▼
┌──────┴──────┐
│ +56 Tage │
│ Inkasso │
└─────────────┘Mahntexte
Zahlungserinnerung (freundlich):
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung {invoice_number} vom {invoice_date} uber
{total_gross} EUR war am {due_date} zur Zahlung fallig.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten
Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grußen2. Mahnung (bestimmt):
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Erinnerung vom {reminder_date} ist der
Rechnungsbetrag von {total_gross} EUR noch nicht eingegangen.
Wir bitten Sie, die Zahlung innerhalb von 7 Tagen vorzunehmen.
Bei Zahlungsschwierigkeiten nehmen Sie bitte Kontakt mit
uns auf.
Mit freundlichen GrußenDokumentation
Was dokumentieren?
| Element | Aufbewahrung | Grund |
|---|---|---|
| Rechnungen | 10 Jahre | AO §147 |
| Angebote | 6 Jahre | HGB §257 |
| Korrespondenz | 6 Jahre | Nachweis |
| Zahlungsbelege | 10 Jahre | Buchungsbelege |
Ordnerstruktur (Export)
Buchhaltung/
├── 2025/
│ ├── Rechnungen/
│ │ ├── 01-Januar/
│ │ │ ├── INV-2025-0001.pdf
│ │ │ └── INV-2025-0002.pdf
│ │ └── 02-Februar/
│ │ └── INV-2025-0003.pdf
│ ├── Angebote/
│ │ └── QTE-2025-0001.pdf
│ └── Gutschriften/
│ └── CRN-2025-0001.pdf
└── Auswertungen/
└── Umsatzbericht-2025-01.pdfQualitätssicherung
4-Augen-Prinzip
Fur wichtige Rechnungen:
┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ Ersteller │────▶│ Freigeber │
│ (Bearbeiter) │ │ (Admin) │
└─────────────────┘ └─────────────────┘
│ │
▼ ▼
Entwurf erstellen Prufen + FinalisierenPrufpunkte vor Freigabe
- Empfanger korrekt?
- Positionen vollstandig?
- Preise aktuell?
- Summen plausibel?
- MwSt-Satze korrekt?
- Leistungsdatum angegeben?
- Zahlungsziel angemessen?
Integration mit DSGVO
Loschkonzept
Buchhaltungsbelege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:
| Dokumenttyp | Loschfrist | Ausloser |
|---|---|---|
| Rechnungen | 10 Jahre | Ende Geschaftsjahr |
| Angebote | 6 Jahre | Ende Geschaftsjahr |
| Kundendaten | Nach letzter Rechnung | +10 Jahre |
Auskunftsrecht
Bei Anfragen nach Art. 15 DSGVO:
- Rechnungen an den Betroffenen exportieren
- Personenbezogene Daten zusammenstellen
- Frist: 1 Monat
Kennzahlen (KPIs)
Empfohlene Metriken
| KPI | Ziel | Messung |
|---|---|---|
| DSO (Days Sales Outstanding) | < 30 Tage | Monatlich |
| Offene-Posten-Quote | < 10% | Wochentlich |
| Stornoquote | < 2% | Monatlich |
| Mahnquote | < 5% | Monatlich |
| Angebots-Conversion | > 30% | Monatlich |
Dashboard-Ubersicht
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BUCHHALTUNGS-COCKPIT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Dieser Monat: Offene Posten: Uberfällig: │
│ ───────────── ───────────── ────────── │
│ 15 Rechnungen 8 Rechnungen 2 Rechnungen │
│ 25.400,00 EUR 12.500,00 EUR 2.100,00 EUR │
│ │
│ Angebote: Umgewandelt: Abgelehnt: │
│ ───────── ──────────── ────────── │
│ 12 erstellt 4 (33%) 2 (17%) │
│ 45.000,00 EUR 18.000,00 EUR 8.000,00 EUR │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘Checkliste: Compliance
GoBD-Konformitat
- Unveranderliche Rechnungen nach Finalisierung
- Fortlaufende Nummerierung
- Protokollierung aller Anderungen
- Ordnungsgemaße Archivierung
- Keine Lucken in Belegnummern
Steuerrechtliche Anforderungen
- Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG)
- Aufbewahrung 10 Jahre (AO §147)
- MwSt-Ausweis nach Satzen
- Steuernummer/USt-IdNr. auf Dokumenten
Jahrliche Prufung
| Bereich | Prufung | OK |
|---|---|---|
| Firmendaten | Adresse, Logo aktuell? | [ ] |
| Steuerdaten | Steuernummer gultig? | [ ] |
| Bankdaten | IBAN korrekt? | [ ] |
| Preise | Alle Artikel gepruft? | [ ] |
| Vorlagen | E-Mail-Texte aktuell? | [ ] |