Best Practices

+-------------------------------------------------------------------+
|  1. VORLAGE AUSWAEHLEN                                             |
|     Dokumente > Neues Dokument                                     |
|     - Passende aktive Vorlage waehlen                              |
+-------------------------------------------------------------------+
                              |
                              v
+-------------------------------------------------------------------+
|  2. PLATZHALTER AUSFUELLEN                                         |
|     - Alle Felder sorgfaeltig pruefen                              |
|     - Bei Kundenbezug: Daten aus Stammdaten uebernehmen            |
+-------------------------------------------------------------------+
                              |
                              v
+-------------------------------------------------------------------+
|  3. UNTERZEICHNER HINZUFUEGEN                                      |
|     - Namen korrekt schreiben                                      |
|     - E-Mail-Adressen verifizieren                                 |
|     - Reihenfolge festlegen (wer unterschreibt zuerst?)            |
+-------------------------------------------------------------------+
                              |
                              v
+-------------------------------------------------------------------+
|  4. VORSCHAU PRUEFEN                                               |
|     - PDF-Vorschau oeffnen                                         |
|     - Alle Daten korrekt?                                          |
|     - Layout passend?                                              |
+-------------------------------------------------------------------+
                              |
                              v
+-------------------------------------------------------------------+
|  5. VERSENDEN                                                      |
|     "Sofort versenden" oder als Entwurf speichern                  |
+-------------------------------------------------------------------+

[Typ] [Verwendungszweck] v[Version]

Beispiele:
- Kundenvertrag Beratung v1.0
- Lieferantenvertrag AVV v2.1
- Arbeitsvertrag Vollzeit v1.3
- NDA Extern v1.0

Version 1.0: Initiale Version
        |
        v
Version 1.1: Kleine Textaenderungen
        |
        v
Version 2.0: Wesentliche Aenderungen (neue Klauseln, Struktur)
        |
        v
Version 2.1: Fehlerbehebungen

Kundenvertraege/
+-- Kundenvertrag Standard v2.1 (aktiv)
+-- Kundenvertrag Premium v1.0 (aktiv)
+-- Kundenvertrag Standard v2.0 (archiviert)
+-- Kundenvertrag Standard v1.0 (archiviert)

Lieferantenvertraege/
+-- AVV Standard v1.2 (aktiv)
+-- Rahmenvertrag v1.0 (aktiv)

Arbeitsvertraege/
+-- Arbeitsvertrag Vollzeit v1.3 (aktiv)
+-- Arbeitsvertrag Teilzeit v1.1 (aktiv)
+-- NDA Mitarbeiter v1.0 (aktiv)

Tag 0:   Dokument versendet
         |
Tag 3:   Automatische Erinnerung (optional)
         |
Tag 7:   Status pruefen
         +-- Falls pending: Telefonisch nachfassen
         |
Tag 14:  Erneute Pruefung
         +-- Falls pending: Eskalation an Vorgesetzten
         |
Tag 25:  Link erneuern (falls noetig)
         |
Tag 30:  Token laeuft ab
         +-- Entscheidung: Neu versenden oder abbrechen

Batch-Erstellung:
1. Vorlage auswaehlen
2. Fuer jeden Empfaenger:
   - Platzhalter ausfuellen
   - Unterzeichner hinzufuegen
   - Als Entwurf speichern
3. Alle Entwuerfe pruefen
4. Alle versenden
5. Fortschritt im Batch verfolgen

"Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,

in Kuerze erhalten Sie von uns eine E-Mail mit einem Link
zur digitalen Unterschrift fuer [Dokumententyp].

Bitte pruefen Sie auch Ihren Spam-Ordner.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfuegung.

Mit freundlichen Gruessen"

Ablehnung erhalten
       |
       v
1. Begruendung lesen
       |
       v
2. Ruecksprache mit Unterzeichner
       |
       v
3. Optionen pruefen:
   +-- Dokument anpassen? -> Neue Version erstellen
   +-- Missverstaendnis? -> Aufklaeren, erneut senden
   +-- Grundsaetzliche Ablehnung? -> Alternative besprechen

2025/
+-- Q1/
|   +-- Kundenvertraege/
|   |   +-- DOC-2025-00001 - Musterfirma GmbH
|   |   +-- DOC-2025-00005 - Beispiel AG
|   +-- Lieferantenvertraege/
|   |   +-- DOC-2025-00002 - Zulieferer GmbH
|   +-- Arbeitsvertraege/
|       +-- DOC-2025-00003 - Max Mustermann
+-- Q2/
    +-- ...

DOC-2025-00042
|   |    |
|   |    +-- Laufende Nummer (5-stellig)
|   +------- Jahr
+----------- Praefix

Empfohlen:
+-- Administratoren: Voller Zugriff
+-- Abteilungsleiter: Eigene Abteilung
+-- Mitarbeiter: Nur eigene Dokumente

Nicht empfohlen:
+-- Jeder hat Zugriff auf alles

Automatisch:
+-- Taegliche Backups der Datenbank
+-- PDFs in verschluesseltem Storage
+-- Audit-Logs unveraenderlich

Manuell empfohlen:
+-- Wichtige Dokumente zusaetzlich exportieren
+-- Quartalsweise Export aller abgeschlossenen Dokumente

Level 1: Selbsthilfe
+-- FAQ pruefen
+-- Typische Fehler nachschlagen
+-- "Erneut senden" versuchen

Level 2: Interner Support
+-- Administrator kontaktieren
+-- Detaillierte Fehlerbeschreibung liefern

Level 3: Externer Support
+-- Ticket erstellen
+-- Screenshots/Logs beifuegen

Tag 1: Grundlagen
+-- System-Zugang einrichten
+-- Uebersicht ueber das Modul
+-- Erste Vorlage ansehen

Woche 1: Praxis
+-- Test-Dokument erstellen
+-- Signatur-Prozess durchspielen
+-- Haeufige Fragen klaeren

Monat 1: Vertiefung
+-- Eigene Vorlagen erstellen
+-- Komplexere Workflows
+-- Best Practices anwenden

Dokumentation/
+-- Vorlagen-Uebersicht.md
|   +-- Welche Vorlage fuer welchen Zweck
+-- Platzhalter-Referenz.md
|   +-- Standardisierte Platzhalter-Namen
+-- Workflow-Beispiele.md
|   +-- Typische Anwendungsfaelle
+-- Ansprechpartner.md
    +-- Wer hilft bei Problemen

Hohe Ablehnungsquote?
-> Vorlagen-Inhalte ueberpruefen
-> Kommunikation vor Versand verbessern

Lange Durchlaufzeiten?
-> Erinnerungs-Workflow einfuehren
-> Telefonische Nachverfolgung

Viele Timeouts?
-> Ablaufdatum verlaengern
-> Unterzeichner vorab informieren