Dokumente
Signatur-Workflow
Multi-Party-Signatur-Workflows mit sequentieller Unterzeichnung
Der Signatur-Workflow in KlarKonform ermoeglicht die Koordination mehrerer Unterzeichner mit definierter Reihenfolge. Von der Erstellung ueber den Versand bis zur Fertigstellung - alle Schritte werden automatisiert und protokolliert.
Workflow-Uebersicht
Multi-Party-Signatur
+------------------------------------------------------------------+
| SIGNATUR-WORKFLOW |
+------------------------------------------------------------------+
| |
| Dokument erstellt |
| | |
| v |
| +------------+ +------------+ +------------+ |
| | Partei 1 |--->| Partei 2 |--->| Partei 3 | |
| | Order: 1 | | Order: 2 | | Order: 3 | |
| | Kunde | | Abteilung | | GF | |
| +------------+ +------------+ +------------+ |
| | | | |
| v v v |
| [E-Mail] [Wartet] [Wartet] |
| | |
| v |
| Partei 1 unterschreibt |
| | |
| v |
| [Fertig] [E-Mail] [Wartet] |
| | |
| v |
| Partei 2 unterschreibt |
| | |
| v |
| [Fertig] [Fertig] [E-Mail] |
| | |
| v |
| Partei 3 unterschreibt |
| | |
| v |
| DOKUMENT ABGESCHLOSSEN |
| |
+------------------------------------------------------------------+Sequentielle Signatur
Die Unterzeichner werden nacheinander benachrichtigt:
| Reihenfolge | Verhalten |
|---|---|
| Partei 1 | Erhaelt sofort E-Mail mit Signatur-Link |
| Partei 2 | Erhaelt E-Mail, nachdem Partei 1 unterschrieben hat |
| Partei N | Erhaelt E-Mail nach allen vorherigen Signaturen |
Vorteil der sequentiellen Signatur: Spätere Unterzeichner sehen bereits vorhandene Signaturen und können informierte Entscheidungen treffen.
Unterzeichner-Typen
Verfuegbare Typen
| Typ | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kunde | Externe Kunden | Vertragspartner |
| Lieferant | Externe Lieferanten | AVV-Partner |
| Mitarbeiter | Interne Mitarbeiter | Arbeitsvertraege |
| Interner Benutzer | Benutzer im System | GF, Abteilungsleiter |
| Extern | Sonstige externe Parteien | Berater, Partner |
Partei-Konfiguration
Fuer jeden Unterzeichner wird erfasst:
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Name | Vollstaendiger Name | Ja |
| Fuer Signatur-Link | Ja | |
| Typ | Kategorie (s.o.) | Ja |
| Reihenfolge | Wann unterschreiben (1, 2, 3...) | Ja |
| Referenz-ID | Verknuepfung zu Kunden/Lieferanten | Optional |
Partei-Status
Status-Lebenszyklus
+----------+ +------------+ +-----------+
| Pending |---->| Notified |---->| Viewed |
+----------+ +------------+ +-----------+
| | |
| E-Mail gesendet Dokument angesehen
| |
| v
| +---------+
+----------------------------->| Signed |
+---------+
|
UnterschriebenStatus-Bedeutung
| Status | Beschreibung | Naechste Aktion |
|---|---|---|
| Pending | Noch nicht an der Reihe | Warten |
| Notified | E-Mail wurde gesendet | Unterzeichner handelt |
| Viewed | Dokument wurde angesehen | Unterzeichner entscheidet |
| Signed | Signatur abgegeben | - |
| Declined | Signatur abgelehnt | Workflow pruefen |
| Expired | Token abgelaufen | Erneut senden |
Dokument erstellen
Schritt-fuer-Schritt
1. Vorlage waehlen
|
v
2. Platzhalter ausfuellen
|
v
3. Unterzeichner hinzufuegen
+-- Name
+-- E-Mail
+-- Typ
+-- Reihenfolge
|
v
4. Optional: Bezug zu Kunde/Lieferant
|
v
5. Speichern (Entwurf) oder
Sofort versendenDokument mit Bezug erstellen
Bei Verknuepfung mit Kunden oder Lieferanten:
Dokumenttyp: Kundenvertrag
Bezug: Kunde "Musterfirma GmbH"
|
v
System schlaegt vor:
- Unterzeichner 1: Max Mustermann (max@musterfirma.de) - Kunde
- Unterzeichner 2: [Firmenvertreter auswaehlen] - InternDokument versenden
Versandprozess
Beim Versenden eines Dokuments geschieht Folgendes:
- Status wechselt von "Entwurf" zu "Warten auf Signaturen"
- PDF wird generiert (falls nicht vorhanden)
- Erster Unterzeichner erhaelt einen sicheren Signatur-Link
- E-Mail wird an den ersten Unterzeichner gesendet
- Aktion wird im Audit-Log protokolliert
E-Mail-Benachrichtigung
Die E-Mail an Unterzeichner enthaelt:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Betreff | "Signatur-Anfrage: [Dokumententitel]" |
| Empfaenger | Name und E-Mail des Unterzeichners |
| Link | Sicherer Token-basierter Link |
| Ablaufdatum | 30 Tage nach Erstellung |
| Dokumentinfo | Titel, Nummer |
Signatur verarbeiten
Signatur-Eingang
Wenn ein Unterzeichner signiert, geschieht Folgendes:
-
Token-Validierung
- Ist der Link gueltig?
- Ist der Link nicht abgelaufen?
- Ist der Unterzeichner an der Reihe?
-
eIDAS-Signatur erstellen
- Dokument wird kryptographisch signiert
- Unterzeichner-Informationen werden erfasst
- Technische Daten (IP, Zeitstempel) werden protokolliert
-
Status-Aktualisierung
- Unterzeichner-Status wird auf "Unterschrieben" gesetzt
- Signatur-Fortschritt wird aktualisiert
-
Naechste Schritte
- Aktion wird im Audit-Log protokolliert
- Naechster Unterzeichner wird benachrichtigt ODER Workflow wird abgeschlossen
Fortschritts-Tracking
Dokument: DOC-2025-00001
Signatur-Fortschritt:
+-----------------+-----------+--------------+
| Unterzeichner | Status | Zeitstempel |
+-----------------+-----------+--------------+
| Max Mustermann | Signed | 26.01. 10:00 |
| Lisa Schmidt | Signed | 26.01. 14:30 |
| Hans Mueller | Pending | - |
+-----------------+-----------+--------------+
Fortschritt: 2/3 (67%)Workflow abschliessen
Automatischer Abschluss
Nach der letzten Signatur:
Letzte Signatur eingegangen
|
v
1. all_signatures_completed = true
|
v
2. Status: fully_signed
|
v
3. Audit-Log: EVENT_COMPLETED
|
v
4. Benachrichtigungen an alle Parteien:
"Dokument [Titel] wurde vollstaendig unterschrieben"Abschluss-Benachrichtigung
Alle Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit:
- Bestaetigung des Abschlusses
- Link zum Dokument
- Information ueber naechste Schritte
Sonderfaelle
Signatur-Link erneut senden
Falls ein Unterzeichner den Link verloren hat:
- Oeffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie beim betreffenden Unterzeichner auf "Link erneut senden"
- Ein neuer Signatur-Link wird generiert (30 Tage gueltig)
- Der Unterzeichner erhaelt eine neue E-Mail mit dem Link
Signatur ablehnen
Wenn ein Unterzeichner die Signatur ablehnt:
- Unterzeichner klickt auf "Ablehnen" auf der Signatur-Seite
- Optional: Begruendung eingeben (z.B. "Vertragsbedingungen nicht akzeptabel")
- Status wird auf "Abgelehnt" gesetzt
- Der Dokumenteninhaber wird per E-Mail benachrichtigt
Dokument abbrechen
Um einen laufenden Signatur-Workflow abzubrechen:
- Oeffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie auf "Abbrechen"
- Geben Sie optional eine Begruendung ein (z.B. "Vertrag wird nicht mehr benoetigt")
- Der Dokumentstatus wechselt zu "Abgebrochen"
- Alle ausstehenden Signatur-Links werden ungueltig
- Keine weiteren Signaturen sind moeglich
Token abgelaufen
Token-Gueltigkeit: 30 Tage
Nach Ablauf:
- Signatur-Seite zeigt "Abgelaufen"
- Link kann erneut gesendet werden
- Neuer Token wird generiertReihenfolge aendern
Warum Reihenfolge wichtig ist
| Szenario | Empfohlene Reihenfolge |
|---|---|
| Kundenvertrag | 1. Kunde, 2. Firma |
| Arbeitsvertrag | 1. Mitarbeiter, 2. HR/GF |
| AVV | 1. Lieferant, 2. Firma |
| Gremienentscheidung | 1. Antragsteller, 2-N. Gremium |
Reihenfolge definieren
Bei der Dokumenterstellung definieren Sie fuer jeden Unterzeichner:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Name | Max Mustermann |
| max@example.com | |
| Typ | Kunde |
| Reihenfolge | 1 |
Der naechste Unterzeichner erhaelt dann Reihenfolge 2, usw.
Benachrichtigungen
E-Mail-Typen
| Ereignis | Empfaenger | Inhalt |
|---|---|---|
| Signatur-Anfrage | Naechster Unterzeichner | Link zum Unterschreiben |
| Erinnerung | Ausstehender Unterzeichner | Wiederholte Anfrage |
| Abschluss | Alle Unterzeichner | Bestaetigung |
| Ablehnung | Dokumenteninhaber | Info ueber Ablehnung |
Timing
Tag 0: Dokument versendet -> E-Mail an Partei 1
Tag X: Partei 1 unterschreibt -> E-Mail an Partei 2
Tag Y: Partei 2 unterschreibt -> Abschluss-E-Mail an alle
Tag 30: Token abgelaufen (falls nicht unterschrieben)Checkliste: Workflow einrichten
Vor dem Versand
- Vorlage aktiv und geprueft
- Alle Platzhalter ausgefuellt
- Unterzeichner vollstaendig (Name, E-Mail)
- Reihenfolge korrekt definiert
- E-Mail-Adressen verifiziert
- Ablaufdatum angemessen (Standard: 30 Tage)
Waehrend des Workflows
- E-Mail-Zustellung pruefen
- Bei Verzoegerung: Erinnern oder erneut senden
- Bei Ablehnung: Gruende pruefen und reagieren
Nach Abschluss
- Alle Signaturen vollstaendig
- PDF archiviert
- Audit-Trail geprueft
- Dokument an Verantwortliche weitergeleitet