Haeufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Was ist der Unterschied zwischen Kontakten, Kunden und Lieferanten?

Das CRM-Modul bietet zwei Ansaetze:

Im Kontakt-Modul:

• Ein Kontakt kann Kunde UND Lieferant sein (Beziehungstyp: "Beides")
• Personen koennen Firmen zugeordnet werden
• Mehr Flexibilitaet bei Rollen und Beziehungen

Welches Modul soll ich fuer neue Kontakte verwenden?

Empfehlung: Das Kontakte-Modul

Vorteile:

• Flexiblere Beziehungstypen
• Firmenhierarchie moeglich
• Ein Kontakt = mehrere Beziehungen
• Zukunftssicher

Kann ein Kontakt sowohl Kunde als auch Lieferant sein?

Im Kontakt-Modul: Ja! Waehlen Sie den Beziehungstyp "Beides".

Im Kunden-/Lieferanten-Modul: Nein, Sie muessten zwei separate Eintraege erstellen.

Was ist eine Kontaktnummer und wie wird sie generiert?

Die Kontaktnummer ist eine eindeutige Kennung:

• Automatisch generiert
• Nicht editierbar
• Pro Mandant eindeutig

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Kontakttypen und Beziehungen

Was ist der Unterschied zwischen "Typ" und "Beziehung"?

Beispiel:

• Typ: Firma
• Beziehung: Kunde und Lieferant (Beides)

Wann verwende ich "Lead" als Beziehungstyp?

Lead ist fuer potentielle Kunden, die noch keinen Vertrag haben:

• Messebekanntschaften
• Anfragen ohne Auftrag
• Interessenten aus Marketing
• Kontakte aus Kaltakquise

Nach Vertragsabschluss aendern Sie die Beziehung auf "Kunde".

Was sind Kontaktrollen und wofuer brauche ich sie?

Kontaktrollen definieren die Funktion einer Person innerhalb einer Firma:

Eine Person kann mehrere Rollen haben.

Wie verknuepfe ich eine Person mit einer Firma?

1. Oeffnen Sie den Personenkontakt
2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"
3. Im Feld "Firma" die zugehoerige Firma waehlen
4. Optional: Position und Abteilung eintragen
5. Speichern

Die Person erscheint dann in der Mitarbeiterliste der Firma.

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Suche und Filter

Welche Felder werden bei der Suche durchsucht?

Die Volltextsuche durchsucht:

• Anzeigename / Firmenname
• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adressen
• Domains
• Kontaktnummer

Kann ich nach mehreren Kriterien gleichzeitig filtern?

Ja, kombinieren Sie:

• Freitext-Suche
• Typ-Filter (Person/Firma)
• Beziehungs-Filter (Kunde/Lieferant/etc.)

Beispiel: Alle Firmenkunden mit "tech" im Namen

• Suche: "tech"
• Typ: Firma
• Beziehung: Kunde

Warum finde ich einen Kontakt nicht?

Pruefpunkte:

1. Kontakt wurde geloescht?
2. Suchbegriff richtig geschrieben?
3. Filter zu restriktiv?
4. Richtiger Mandant ausgewaehlt?

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Microsoft 365 Synchronisation

Muss ich M365-Synchronisation aktivieren?

Nein, die M365-Synchronisation ist optional. Das CRM funktioniert auch ohne M365-Integration vollstaendig.

Welche Kontakte werden synchronisiert?

Nur Kontakte mit E-Mail-Adresse werden synchronisiert. Kontakte ohne E-Mail werden uebersprungen.

Was passiert wenn ich einen Kontakt in M365 loesche?

Der Kontakt bleibt in KlarKonform erhalten. Die M365-Synchronisation loescht keine lokalen Kontakte.

Was passiert wenn ich einen Kontakt in KlarKonform loesche?

Der Kontakt in M365 bleibt erhalten. Das Loeschen in KlarKonform loescht nicht automatisch den M365-Kontakt.

Warum erscheinen neue M365-Kontakte als "Kunden"?

Neue Kontakte aus M365 werden standardmaessig mit Beziehungstyp "Kunde" importiert. Sie muessen Lieferanten manuell umstellen.

Mein Kontakt wird nicht synchronisiert - warum?

Checkliste:

1. Kontakt hat E-Mail-Adresse?
2. Ihr Konto ist mit M365 verknuepft?
3. M365-Integration ist aktiviert?

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DSGVO und Datenschutz

Wie lange werden geloeschte Kontakte aufbewahrt?

Geloeschte Kontakte werden archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (typischerweise 10 Jahre nach HGB) endgueltig geloescht.

Kann ich einen Kontakt DSGVO-konform loeschen?

Ja, aber beachten Sie:

1. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen pruefen (HGB, AO)
2. Loeschgrund dokumentieren
3. Nach Fristablauf erfolgt endgueltige Loeschung

Muss ich fuer jeden Kontakt eine Einwilligung einholen?

Nein, nicht in jedem Fall. Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO:

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Domains und E-Mail-Clustering

Was sind Domains und wofuer werden sie verwendet?

Domains sind E-Mail-Domains (z.B. muster.de aus max@muster.de), die fuer automatische Zuordnung verwendet werden:

1. Person mit max@muster.de wird angelegt
2. System erkennt Domain muster.de
3. Firma mit gleicher Domain wird gesucht
4. Person wird automatisch der Firma zugeordnet

Welche E-Mail-Domains werden ignoriert?

Freie E-Mail-Anbieter werden nicht fuer Zuordnung verwendet:

• gmail.com, yahoo.com, hotmail.com, outlook.com
• web.de, gmx.de, gmx.net, t-online.de
• icloud.com

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Berechtigungen

Wer kann Kontakte anlegen?

Alle Benutzer mit CRM-Zugriff koennen Kontakte anlegen.

Wer kann Kontakte loeschen?

Nur Benutzer mit entsprechender Berechtigung (typischerweise Admin-Rolle).

Sehe ich Kontakte anderer Mandanten?

Nein, das CRM ist vollstaendig mandantenfaehig. Sie sehen nur Kontakte Ihres eigenen Mandanten.

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Import und Export

Kann ich Kontakte importieren?

Aktuell ist kein Massenimport ueber die Benutzeroberflaeche verfuegbar. Optionen:

• M365-Synchronisation (automatisch)
• Import durch Administrator

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Migration

Kann ich vom Kunden-/Lieferanten-Modul zum Kontakt-Modul wechseln?

Ja, schrittweise:

1. Neue Kontakte im Kontakt-Modul anlegen
2. Bestehende Kontakte bei Gelegenheit migrieren
3. Kunden-/Lieferanten-Module bleiben weiterhin verfuegbar

Werden die alten Module abgeschafft?

Aktuell nicht geplant. Die Kunden- und Lieferanten-Module bleiben erhalten.