Kontakte

Die Kontakte-Verwaltung ist das moderne System zur Verwaltung aller Geschaeftskontakte in KlarKonform. Es bietet ein flexibles Modell fuer Personen und Firmen mit verschiedenen Beziehungstypen.

Uebersicht

Das Kontakt-System bietet:

• Einheitliches Modell fuer Personen und Firmen
• Flexible Beziehungen (Kunde, Lieferant, Lead, Partner)
• Firmenhierarchie (Personen gehoeren zu Firmen)
• Mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern mit Typisierung
• Automatische Firmenzuordnung ueber E-Mail-Domains
• M365 Exchange Integration fuer Synchronisation

Kontaktliste

Navigation

Hauptmenue - CRM - Kontakte

Listenansicht

Die Kontaktliste zeigt alle Ihre Kontakte mit folgenden Informationen:

• Kontaktnummer
• Name
• Typ (Person oder Firma)
• Beziehung (Kunde, Lieferant, etc.)
• E-Mail-Adresse

Filterfunktionen

Kontakt anlegen

Schritt 1: Typ waehlen

Waehlen Sie beim Erstellen eines neuen Kontakts:

• Person fuer Einzelpersonen
• Firma fuer Organisationen

Schritt 2: Grunddaten eingeben

Fuer Personen:

Fuer Firmen:

Schritt 3: Kontaktdaten

E-Mail-Adressen

Sie koennen mehrere E-Mail-Adressen hinzufuegen:

• Geschaeftlich
• Privat
• Sonstiges

Markieren Sie eine E-Mail als "Primaer" fuer die Hauptkommunikation.

Telefonnummern

Sie koennen mehrere Telefonnummern hinzufuegen:

• Geschaeftlich
• Mobil
• Privat

Schritt 4: Adresse

Geben Sie die vollstaendige Adresse ein:

• Strasse und Hausnummer
• Zusatz (z.B. 3. Etage)
• PLZ und Stadt
• Land

Schritt 5: Beziehung definieren

Waehlen Sie den passenden Beziehungstyp:

• Kunde - Aktiver Geschaeftskunde
• Lieferant - Dienstleister oder Warenlieferant
• Beides - Kunde UND Lieferant
• Lead - Potentieller Kunde
• Partner - Geschaeftspartner

Optional koennen Sie das Datum eintragen, seit wann die Beziehung besteht.

Schritt 6: Firmenzuordnung (nur Personen)

Verknuepfen Sie Personen mit einer Firma:

• Waehlen Sie die zugehoerige Firma aus
• Geben Sie Position und Abteilung ein
• Vergeben Sie Rollen (Entscheider, Rechnungskontakt, Technischer Kontakt)

Kontakt-Detailansicht

Die Detailansicht zeigt alle Informationen zu einem Kontakt:

Kontaktdaten

• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Adresse

Statistiken

• Anzahl Konversationen
• E-Mails und WhatsApp-Nachrichten
• Letzte Aktivitaet

Beziehung

• Beziehungstyp
• Beziehung seit
• Zustaendiger Manager

Tabs:

Firmen mit Mitarbeitern

Firmenhierarchie

Eine Firma kann mehrere Mitarbeiter haben. Beispiel:

• Muster GmbH (Firma)
  • Max Mustermann (Geschaeftsfuehrer) - Entscheider
  • Lisa Mueller (Buchhaltung) - Rechnungskontakt
  • Tom Techniker (IT-Leitung) - Technischer Kontakt

Automatische Domain-Zuordnung

Wenn ein Kontakt mit einer E-Mail wie max@muster.de angelegt wird:

1. System erkennt die Domain muster.de
2. Prueft ob eine Firma mit dieser Domain existiert
3. Falls ja: Schlaegt Verknuepfung vor
4. Falls nein: Bietet Firmen-Erstellung an

Ausnahme: Freie E-Mail-Anbieter werden ignoriert:

• gmail.com, yahoo.com, hotmail.com
• web.de, gmx.de, t-online.de
• icloud.com

Mitarbeiterliste

In der Firmensicht sehen Sie alle zugeordneten Mitarbeiter mit:

• Name
• Position
• Rollen

Suche und Filter

Volltextsuche

Die Suche durchsucht folgende Felder:

• Anzeigename
• Vorname / Nachname
• Firmenname
• E-Mail-Adressen
• Domains

Erweiterte Filter

Kombinieren Sie verschiedene Filter:

• Typ (Person oder Firma)
• Beziehung (Kunde, Lieferant, Lead, Partner)
• Account Manager
• Tags
• Erstellungsdatum

Kontakt bearbeiten

1. Oeffnen Sie den Kontakt
2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"
3. Aendern Sie die gewuenschten Felder
4. "Speichern" oder "Abbrechen"

Validierung

Kontakt loeschen

Kontakte werden nicht sofort physisch geloescht, sondern archiviert:

1. Klicken Sie auf "Loeschen"
2. Geben Sie optional einen Loeschgrund an
3. Der Kontakt wird archiviert und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) erfolgt die endgueltige Loeschung.

Automatische Kontaktnummern

Jeder Kontakt erhaelt eine eindeutige Nummer im Format C00001:

• Automatisch generiert
• Nicht editierbar
• Pro Mandant eindeutig

Weitergehende Themen

• M365 Synchronisation - Exchange-Integration
• Best Practices - Empfohlene Workflows
• FAQ - Haeufige Fragen