Typische Fehler vermeiden
Haeufige Fehler bei der CRM-Nutzung und wie Sie diese vermeiden
Diese Seite beschreibt haeufige Fehler bei der CRM-Nutzung und wie Sie diese vermeiden.
Kontaktanlage
Fehler 1: Firmennamen als Personennamen eintragen
Falsch:
- Typ: Person
- Vorname: Muster
- Nachname: GmbH
Richtig:
- Typ: Firma
- Firmenname: Muster GmbH
Warum wichtig: Falsche Typisierung verhindert korrekte Firmenhierarchie und Mitarbeiterzuordnung.
Fehler 2: Kontakt ohne E-Mail bei M365-Nutzung
Falsch:
- Name: Max Mustermann
- E-Mail: (leer)
- Ergebnis: Kontakt wird NICHT mit M365 synchronisiert
Richtig:
- Name: Max Mustermann
- E-Mail: max@muster.de
- Ergebnis: Kontakt wird mit M365 synchronisiert
Merke: Fuer M365-Synchronisation ist mindestens eine E-Mail erforderlich.
Fehler 3: Doppelte Kontakte durch unterschiedliche E-Mail-Adressen
Falsch:
- Kontakt 1: Max Mustermann, max@muster.de
- Kontakt 2: Herr Mustermann, m.mustermann@muster.de
- Ergebnis: Gleiche Person, aber doppelt erfasst
Richtig:
- Kontakt: Max Mustermann
- E-Mails: max@muster.de (primaer), m.mustermann@muster.de (alternativ)
- Ergebnis: Ein Kontakt mit allen E-Mail-Adressen
Tipp: Vor Anlage nach bestehenden Kontakten suchen!
Fehler 4: Firmen-E-Mail bei Privatperson verwenden
Falsch:
- Typ: Person (Privatkunde)
- E-Mail: info@firma.de (allgemeine Firmenadresse)
Richtig:
- Typ: Person (Privatkunde)
- E-Mail: max.mustermann@privat.de (persoenliche Adresse)
ODER
- Typ: Firma (Firmenkunde)
- E-Mail: info@firma.de
Problem: Allgemeine Firmenadressen (info@, kontakt@) sollten nicht Personen zugeordnet werden.
Beziehungstypen
Fehler 5: "Kunde" fuer alle Kontakte verwenden
Falsch:
- Kontakt: Tech Supplies GmbH
- Beziehung: Kunde
- Aber: Ist eigentlich Lieferant!
Richtig:
- Kontakt: Tech Supplies GmbH
- Beziehung: Lieferant
Beziehungstypen korrekt verwenden:
| Situation | Beziehungstyp |
|---|---|
| Kauft bei uns ein | Kunde |
| Liefert an uns | Lieferant |
| Kauft UND liefert | Beides |
| Potentieller Kunde | Lead |
| Kooperationspartner | Partner |
Fehler 6: "Lead" nicht nachverfolgen
Falsch:
- Kontakt: Interessent AG
- Beziehung: Lead
- Status: Seit 12 Monaten unveraendert
Richtig:
- Lead zu Kunde aendern (nach Vertragsabschluss)
- Oder Lead archivieren (wenn kein Interesse)
Empfehlung: Leads regelmaessig (monatlich) ueberpruefen und Status aktualisieren.
Fehler 7: Gleichen Kontakt in mehreren Modulen anlegen
Falsch:
- Muster GmbH im Kontakt-Modul
- Muster GmbH nochmal im Kunden-Modul
- Ergebnis: Doppelte Datenhaltung
Richtig:
- Entweder NUR im Kontakt-Modul anlegen
- ODER NUR im Kunden-Modul anlegen
- NICHT beides fuer den gleichen Geschaeftspartner!
Firmenhierarchie
Fehler 8: Personen ohne Firmenzuordnung
Falsch:
- Person: Max Mustermann (Geschaeftsfuehrer)
- Firma: (leer)
- Notiz: "Arbeitet bei Muster GmbH"
Richtig:
- Person: Max Mustermann
- Position: Geschaeftsfuehrer
- Firma: Muster GmbH (verknuepft)
Vorteile der Verknuepfung:
- Alle Mitarbeiter einer Firma sichtbar
- Firmenadresse wird automatisch vorgeschlagen
- Rollen koennen vergeben werden
Fehler 9: Firma fuer jeden Mitarbeiter einzeln anlegen
Falsch:
- Firma 1: Muster GmbH (fuer Max)
- Firma 2: Muster GmbH (fuer Lisa)
- Firma 3: Muster GmbH (fuer Tom)
Richtig:
- Eine Firma: Muster GmbH
- Mitarbeiter: Max Mustermann, Lisa Mueller, Tom Techniker
Tipp: Firmen werden automatisch ueber Domain-Matching erkannt.
Fehler 10: Rollen nicht vergeben
Falsch:
- Firma: Muster GmbH
- Max Mustermann (keine Rolle)
- Lisa Mueller (keine Rolle)
- Tom Techniker (keine Rolle)
Richtig:
- Max Mustermann - Entscheider
- Lisa Mueller - Rechnungskontakt
- Tom Techniker - Technischer Kontakt
Warum wichtig:
- Vertrieb weiss, an wen Angebote gehen
- Buchhaltung weiss, wer Rechnungen erhaelt
- Support weiss, wer technische Fragen beantwortet
M365 Synchronisation
Fehler 11: Erwarten, dass alle Aenderungen sofort synchronisiert werden
Falsch angenommen: "Ich aendere einen Kontakt in KlarKonform, und er ist sofort in Outlook aktualisiert."
Realitaet:
- Aenderungen in KlarKonform werden zeitnah nach M365 uebertragen
- Aenderungen in M365 werden bei der naechsten Synchronisation (z.B. taeglich) uebernommen
- M365 nach KlarKonform ist NICHT in Echtzeit!
Fehler 12: M365-Kontakt loeschen und erwarten, dass KlarKonform aktualisiert
Falsch angenommen:
- Kontakt in Outlook loeschen
- Kontakt in KlarKonform automatisch geloescht
Realitaet:
- Kontakt in Outlook loeschen
- Kontakt in KlarKonform bleibt erhalten
Empfehlung: Kontakte zentral in KlarKonform verwalten, nicht in M365.
Fehler 13: Sync-Fehler ignorieren
Falsch:
- Status zeigt "Fehler"
- Reaktion: "Egal, funktioniert schon."
Richtig:
- Status zeigt "Fehler"
- Administrator informieren
- Ursache beheben lassen
Suche und Organisation
Fehler 14: Inkonsistente Namensschreibweise
Falsch:
- Kontakt 1: Mueller GmbH
- Kontakt 2: Muller GmbH
- Kontakt 3: MUELLER GMBH
Richtig:
- Alle Kontakte einheitlich: Mueller GmbH
Tipp: Vor Anlage immer nach aehnlichen Namen suchen!
Fehler 15: Notizen statt strukturierter Daten
Falsch:
- Kontakt: Max Mustermann
- Notizen: "Tel: 0123-456789, arbeitet bei Muster GmbH, ist Geschaeftsfuehrer, E-Mail: max@muster.de"
Richtig:
- Kontakt: Max Mustermann
- Telefon: +49 123 456789
- Firma: Muster GmbH
- Position: Geschaeftsfuehrer
- E-Mail: max@muster.de
- Notizen: (fuer tatsaechliche Notizen nutzen)
Problem mit unstrukturierten Notizen:
- Nicht suchbar
- Nicht synchronisierbar
- Nicht auswertbar
Fehler 16: Tags nicht nutzen
Falsch:
- Kontakt: Muster GmbH
- Tags: (leer)
- Notizen: "Wichtiger Kunde, VIP, Branche: IT"
Richtig:
- Kontakt: Muster GmbH
- Tags: VIP, Branche-IT, Wichtig
- Notizen: (frei fuer andere Informationen)
Vorteile von Tags:
- Schnelles Filtern
- Gruppierung von Kontakten
DSGVO-Compliance
Fehler 17: Kontakte ohne Begruendung loeschen
Falsch:
- Kontakt loeschen
- Begruendung: (leer)
Richtig:
- Kontakt loeschen
- Begruendung: "Anfrage auf Datenloeschung nach Art. 17 DSGVO"
Warum wichtig:
- DSGVO erfordert Dokumentation
- Nachweis bei Betroffenenanfragen
Fehler 18: Marketing ohne Einwilligung
Falsch:
- Kontakt: Messebekanntschaft
- Marketing-Einwilligung: (nicht geprueft)
- Aktion: Newsletter-Versand
Richtig:
- Kontakt: Messebekanntschaft
- Marketing-Einwilligung: Ja (dokumentiert)
- Aktion: Newsletter-Versand
Merke: Ohne dokumentierte Einwilligung kein Marketing!
Datenqualitaet
Fehler 19: Veraltete Daten nicht aktualisieren
Falsch:
- Kontakt: Max Mustermann
- E-Mail: max@alte-firma.de (veraltet)
- Letzte Aktualisierung: vor 3 Jahren
Richtig:
- Regelmaessig pruefen
- E-Mail-Bounces nachverfolgen
- Jaehrliche Kontaktdaten-Review
Fehler 20: Alle Felder zwingend ausfuellen wollen
Falsch: "Ich muss alle Felder ausfuellen, sonst speichere ich nicht."
- Ergebnis: Erfundene Daten eintragen
Richtig:
- Nur bekannte, echte Daten eintragen
- Optionale Felder duerfen leer bleiben
- Lieber lueckenhaft als falsch!
Pflichtfelder sind nur:
- Person: Vorname, Nachname
- Firma: Firmenname
Checkliste: Fehler vermeiden
Vor der Kontaktanlage
- Existiert der Kontakt bereits? (Suche!)
- Richtigen Typ gewaehlt? (Person vs. Firma)
- Richtigen Beziehungstyp gewaehlt?
- E-Mail vorhanden? (fuer M365-Sync)
Bei der Dateneingabe
- Strukturierte Felder statt Notizen genutzt?
- Bei Personen: Firma verknuepft?
- Bei Firmen-Mitarbeitern: Rollen vergeben?
- Einheitliche Schreibweise?
Nach der Anlage
- M365-Sync erfolgreich? (bei Nutzung)
- Daten korrekt? (Kurzcheck)
- Tags vergeben?
Regelmaessig
- Leads ueberpruefen (monatlich)
- Sync-Status pruefen (woechentlich)
- Datenqualitaet pruefen (jaehrlich)
- Veraltete Kontakte bereinigen (jaehrlich)