M365 Synchronisation

Die M365-Synchronisation ermoeglicht die automatische Synchronisation von Kontakten zwischen KlarKonform und Microsoft 365 Exchange. Kontakte werden synchronisiert, sodass Aenderungen in beiden Systemen verfuegbar sind.

Uebersicht

Mit der M365-Synchronisation werden Ihre KlarKonform-Kontakte automatisch mit Ihren Microsoft 365 Exchange-Kontakten abgeglichen:

• Von M365 nach KlarKonform: Kontakte aus Outlook werden importiert und aktualisiert
• Von KlarKonform nach M365: Neue Kontakte werden in Exchange erstellt

Voraussetzungen

Fuer Ihr Unternehmen

• Microsoft 365 Business oder Enterprise Lizenz mit Exchange Online
• M365-Integration muss von Ihrem Administrator aktiviert sein
• Ihr Benutzerkonto muss mit Microsoft 365 verknuepft sein

Was Sie benoetigen

• Aktiver KlarKonform-Account
• Microsoft 365-Konto im gleichen Unternehmen

So funktioniert die Synchronisation

Automatische Synchronisation

Die Synchronisation laeuft automatisch im Hintergrund:

1. Neue Kontakte aus M365 werden in KlarKonform importiert
2. Bestehende Kontakte werden aktualisiert wenn sich Daten geaendert haben
3. Neue KlarKonform-Kontakte werden in Ihrem Exchange-Adressbuch erstellt

Was wird synchronisiert?

Was wird NICHT synchronisiert?

Diese KlarKonform-spezifischen Informationen bleiben nur in KlarKonform:

• Kontaktnummer
• Beziehungstyp (Kunde/Lieferant/Lead/Partner)
• Kontaktrollen (Entscheider, Rechnungskontakt, etc.)
• Firmenzugehoerigkeit
• DSGVO-Informationen
• Tags

Kontakte mit E-Mail erforderlich

Wichtig: Nur Kontakte mit mindestens einer E-Mail-Adresse werden synchronisiert.

Kontakte ohne E-Mail werden bei der Synchronisation uebersprungen.

Synchronisationsstatus pruefen

In der Kontakt-Detailansicht sehen Sie den M365-Status:

Zusaetzlich wird angezeigt:

• Letzte erfolgreiche Synchronisation
• Datum und Uhrzeit

Neue Kontakte aus M365

Wenn neue Kontakte aus M365 importiert werden:

• Firmen werden erkannt wenn ein Firmenname vorhanden ist
• Personen werden angelegt wenn nur Vor-/Nachname vorhanden
• Beziehungstyp wird standardmaessig auf "Kunde" gesetzt

Hinweis: Wenn der importierte Kontakt eigentlich ein Lieferant ist, muessen Sie den Beziehungstyp manuell aendern.

Haeufige Fragen zur Synchronisation

Wie oft wird synchronisiert?

Die automatische Synchronisation laeuft typischerweise einmal taeglich. Ihr Administrator kann die Haeufigkeit anpassen.

Was passiert wenn ich einen Kontakt in Outlook loesche?

Der Kontakt bleibt in KlarKonform erhalten. Die Synchronisation loescht keine Kontakte in KlarKonform.

Was passiert wenn ich einen Kontakt in KlarKonform loesche?

Der Kontakt in Outlook/Exchange bleibt erhalten. Das Loeschen erfolgt nicht automatisch in beide Richtungen.

Warum wird mein Kontakt nicht synchronisiert?

Pruefen Sie folgende Punkte:

1. Hat der Kontakt eine E-Mail-Adresse?
2. Ist Ihr Konto mit Microsoft 365 verknuepft?
3. Ist die M365-Integration fuer Ihren Mandanten aktiviert?

Ich sehe doppelte Kontakte - was tun?

Doppelte Kontakte entstehen wenn die E-Mail-Adressen nicht uebereinstimmen. Loesen Sie das Problem so:

1. Loeschen Sie den doppelten Kontakt
2. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist
3. Warten Sie auf die naechste Synchronisation

Best Practices

Empfehlungen fuer die Synchronisation

1. E-Mail-Adressen pflegen

   • Kontakte ohne E-Mail werden nicht synchronisiert
   • Primaere E-Mail sollte korrekt und aktuell sein

2. Aenderungen zentral vornehmen

   • Bearbeiten Sie Kontakte bevorzugt in einem System
   • Vermeiden Sie gleichzeitige Aenderungen in beiden Systemen

3. Regelmaessig pruefen

   • Kontrollieren Sie gelegentlich den Sync-Status
   • Beheben Sie Fehler zeitnah

4. Neue Kontakte in KlarKonform anlegen

   • CRM-spezifische Daten (Beziehungstyp, Rollen) koennen direkt erfasst werden
   • Kontakt wird automatisch nach M365 synchronisiert

Fehlerbehebung

Kontakt wird nicht synchronisiert

Checkliste:

• Kontakt hat mindestens eine E-Mail-Adresse
• Ihr Konto ist mit Microsoft 365 verknuepft
• Die M365-Integration ist aktiviert
• Es liegt kein Sync-Fehler vor (Status pruefen)

Sync-Status zeigt "Fehler"

Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Moegliche Ursachen:

• Verbindungsproblem zu Microsoft 365
• Berechtigungsproblem
• Technisches Problem

Kontaktdaten stimmen nicht ueberein

Bei Abweichungen zwischen KlarKonform und Outlook:

• M365 gilt als primaere Quelle fuer Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon)
• KlarKonform gilt als primaere Quelle fuer CRM-Daten (Beziehungstyp, Rollen)

Weitergehende Themen

• Kontakte - Kontaktverwaltung
• Best Practices - Empfohlene Workflows
• FAQ - Haeufige Fragen