Haeufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Was ist der Unterschied zwischen Vorlage und Dokument?

• Vorlage: Ein wiederverwendbares Template mit Platzhaltern (z.B. {{customer_name}}). Enthaelt keine personenbezogenen Daten.
• Dokument: Eine konkrete Instanz einer Vorlage, bei der die Platzhalter mit echten Daten gefuellt wurden.

Beispiel:

Vorlage:  "Vertrag mit {{customer_name}} vom {[date]}"
Dokument: "Vertrag mit Musterfirma GmbH vom 26.01.2025"

Ist die elektronische Signatur rechtlich bindend?

Ja, die in KlarKonform verwendeten Advanced Electronic Signatures (AdES) sind gemaess eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 rechtlich anerkannt. Sie haben vor Gericht Beweiskraft und duerfen allein wegen ihrer elektronischen Form nicht abgelehnt werden.

Welche Dokumenttypen werden unterstuetzt?

Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?

Standardmaessig 10 Jahre gemaess HGB 257 und AO 147. Diese Frist laesst sich nicht unterschreiten, da gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden muessen.

Vorlagen

Wie erstelle ich eine neue Vorlage?

1. Navigieren Sie zu Dokumente > Vorlagen
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage
3. Fuellen Sie die Pflichtfelder aus:
   • Name und Beschreibung
   • Vorlagentyp
   • HTML-Inhalt mit Platzhaltern
   • Anzahl und Rollen der Unterzeichner
4. Speichern Sie als Entwurf
5. Testen Sie mit einem Beispiel-Dokument
6. Aktivieren Sie die Vorlage

Wie definiere ich Platzhalter?

Verwenden Sie doppelte geschweifte Klammern:

<p>Sehr geehrte/r {[anrede]} {[nachname]},</p>
<p>Ihr Vertragsbeginn ist der {[startdatum]}.</p>

Das System erkennt die Platzhalter automatisch und fordert bei der Dokumentenerstellung die entsprechenden Werte an.

Kann ich eine aktive Vorlage bearbeiten?

Nein, aktive Vorlagen sind gesperrt, um die Integritaet bestehender Dokumente zu schuetzen.

Empfohlener Workflow:

1. Aktive Vorlage duplizieren
2. Kopie bearbeiten
3. Alte Vorlage archivieren
4. Neue Vorlage aktivieren

Welche HTML-Elemente werden unterstuetzt?

Grundsaetzlich alle HTML5-Elemente. Fuer die PDF-Generierung empfohlen:

• Ueberschriften (<h1> bis <h6>)
• Absaetze (<p>)
• Listen (<ul>, <ol>)
• Tabellen (<table>)
• Bilder (<img> - als Base64 oder absolute URL)
• CSS-Styling (inline oder im <style>-Block)

Dokumente

Wie erstelle ich ein neues Dokument?

1. Gehen Sie zu Dokumente > Neues Dokument
2. Waehlen Sie eine aktive Vorlage
3. Fuellen Sie die Platzhalter-Felder aus
4. Fuegen Sie die Unterzeichner hinzu
5. Optional: Verknuepfen Sie mit einem Kunden/Lieferanten
6. Waehlen Sie "Sofort versenden" oder speichern Sie als Entwurf

Kann ich ein Dokument nachtraeglich bearbeiten?

Nur Dokumente im Status "Entwurf" koennen bearbeitet werden. Sobald ein Dokument versendet wurde, ist der Inhalt unveraenderlich, um die Integritaet der Signaturen zu gewaehrleisten.

Wie kann ich ein Dokument stornieren?

1. Oeffnen Sie das Dokument
2. Klicken Sie auf Abbrechen
3. Optional: Geben Sie einen Grund ein
4. Alle ausstehenden Signaturen werden ungueltig

Wie lange ist ein Signatur-Link gueltig?

Signatur-Links sind standardmaessig 30 Tage gueltig. Nach Ablauf kann der Dokumenteninhaber einen neuen Link versenden.

Kann ich die Ablaufzeit anpassen?

Bei der Dokumentenerstellung koennen Sie die Ablaufzeit zwischen 1 und 365 Tagen festlegen. Standard: 30 Tage.

Signaturen

Wie funktioniert der Signatur-Prozess?

1. Unterzeichner erhaelt E-Mail mit sicherem Link
2. Nach Klick auf den Link: Dokument wird angezeigt
3. Unterzeichner liest Dokument und akzeptiert Bedingungen
4. Unterschrift wird auf Canvas gezeichnet oder getippt
5. Nach Bestaetigung: eIDAS-konforme Signatur wird erstellt
6. Naechster Unterzeichner wird benachrichtigt (falls vorhanden)

Was passiert, wenn jemand die Unterschrift ablehnt?

1. Der Unterzeichner klickt auf "Ablehnen"
2. Optional: Begruendung eingeben
3. Der Dokumenteninhaber wird benachrichtigt
4. Das Dokument bleibt offen fuer weitere Entscheidungen

Kann ein Unterzeichner mehrfach unterschreiben?

Nein, jeder Unterzeichner kann nur einmal pro Dokument unterschreiben. Nach erfolgter Signatur zeigt die Signatur-Seite eine entsprechende Meldung.

Was ist, wenn die Reihenfolge nicht eingehalten wird?

Die Reihenfolge wird strikt durchgesetzt. Wenn Unterzeichner 2 versucht vor Unterzeichner 1 zu unterschreiben, erscheint eine Meldung: "Bitte warten Sie, bis die vorherigen Unterzeichner unterschrieben haben."

Wie kann ich eine Signatur verifizieren?

Jede Signatur hat eine eindeutige ID (z.B. SIG-A1B2C3D4E5F6). Unter folgender URL kann die Signatur geprueft werden:

https://app.klarkonform.de/signature/verify/SIG-A1B2C3D4E5F6

Die Verifizierungsseite zeigt:

• Gueltigkeitsstatus
• eIDAS-Konformitaet
• Unterzeichner-Informationen
• Zeitpunkt der Signatur

E-Mails

Was enthaelt die Signatur-Anfrage-E-Mail?

• Betreff: "Signatur-Anfrage: [Dokumententitel]"
• Dokumententitel und -nummer
• Link zur Signatur-Seite
• Ablaufdatum des Links
• Hinweis zur Datenschutzerklaerung

Kann ich die E-Mail-Texte anpassen?

Die E-Mail-Vorlagen koennen vom Administrator im Backend angepasst werden. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator fuer Aenderungen.

Was tun, wenn die E-Mail nicht ankommt?

1. Spam-Ordner pruefen
2. E-Mail-Adresse auf Tippfehler pruefen
3. Link erneut versenden (Button im Dokument)
4. Bei wiederholten Problemen: Alternative E-Mail-Adresse verwenden

Sicherheit

Wie werden die Dokumente geschuetzt?

Wer kann meine Dokumente sehen?

• Administratoren: Alle Dokumente des Mandanten
• Benutzer: Nur eigene Dokumente
• Unterzeichner: Nur das ihnen zugewiesene Dokument (via Token)

Sind die Dokumente DSGVO-konform?

Ja, das System erfuellt alle DSGVO-Anforderungen:

Fehlerbehebung

"Token ungueltig" - Was tun?

Moegliche Ursachen:

1. Link abgelaufen: Token ist aelter als 30 Tage -> Neuen Link anfordern
2. Bereits unterschrieben: Dokument wurde schon signiert
3. Falscher Link: URL wurde nicht vollstaendig kopiert

"Nicht an der Reihe" - Was bedeutet das?

Die sequentielle Signatur erfordert, dass vorherige Unterzeichner zuerst unterschreiben. Warten Sie, bis Sie benachrichtigt werden.

PDF wird nicht generiert - Was tun?

1. Pruefen Sie, ob der HTML-Inhalt gueltig ist
2. Stellen Sie sicher, dass alle Platzhalter gefuellt sind
3. Kontaktieren Sie den Support, wenn das Problem bestehen bleibt

E-Mail-Adresse falsch eingegeben - Korrektur moeglich?

Bei Dokumenten im Entwurf-Status: Ja, Unterzeichner koennen geaendert werden.

Bei bereits versendeten Dokumenten:

1. Dokument abbrechen
2. Neues Dokument erstellen
3. Korrekte E-Mail-Adresse eingeben

Administration

Wie viele Unterzeichner kann ein Dokument haben?

Maximal 10 Unterzeichner pro Dokument.

Gibt es eine Begrenzung fuer Dokumente?

Nein, die Anzahl der Dokumente ist nicht limitiert. Bei sehr grossen Mengen empfiehlt sich eine regelmaessige Archivierung.

Kann ich Dokumente exportieren?

Wie archiviere ich abgeschlossene Dokumente?

Abgeschlossene Dokumente werden automatisch archiviert und fuer die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gespeichert. Ein manuelles Archivieren ist nicht erforderlich.

Integration

Kann ich das Dokumentenmodul mit anderen Systemen verbinden?

Ja, ueber die REST-API koennen Dokumente erstellt, versendet und abgefragt werden. Siehe API-Dokumentation.

Gibt es Webhooks fuer Ereignisse?

Derzeit nicht standardmaessig verfuegbar. Bei Bedarf kontaktieren Sie den Support fuer individuelle Integrationen.

Kann ich Dokumente automatisch erstellen?

Ja, ueber die API ist es moeglich:

1. Vorlage auswaehlen
2. Platzhalter-Daten uebergeben
3. Unterzeichner definieren
4. Automatisch versenden

Dies eignet sich fuer wiederkehrende Dokumente wie Vertragsverlaengerungen oder Serienbestaetigung.