Signatur-Workflow

Multi-Party-Signatur-Workflows mit sequentieller Unterzeichnung

Der Signatur-Workflow in KlarKonform ermoeglicht die Koordination mehrerer Unterzeichner mit definierter Reihenfolge. Von der Erstellung ueber den Versand bis zur Fertigstellung - alle Schritte werden automatisiert und protokolliert.

Workflow-Uebersicht

Multi-Party-Signatur

+------------------------------------------------------------------+
|                    SIGNATUR-WORKFLOW                              |
+------------------------------------------------------------------+
|                                                                  |
|  Dokument erstellt                                               |
|        |                                                         |
|        v                                                         |
|  +------------+    +------------+    +------------+              |
|  | Partei 1   |--->| Partei 2   |--->| Partei 3   |              |
|  | Order: 1   |    | Order: 2   |    | Order: 3   |              |
|  | Kunde      |    | Abteilung  |    | GF         |              |
|  +------------+    +------------+    +------------+              |
|        |                |                |                       |
|        v                v                v                       |
|  [E-Mail]         [Wartet]         [Wartet]                      |
|        |                                                         |
|        v                                                         |
|  Partei 1 unterschreibt                                          |
|        |                                                         |
|        v                                                         |
|  [Fertig]          [E-Mail]        [Wartet]                      |
|                         |                                        |
|                         v                                        |
|                    Partei 2 unterschreibt                        |
|                         |                                        |
|                         v                                        |
|  [Fertig]          [Fertig]         [E-Mail]                     |
|                                          |                       |
|                                          v                       |
|                                     Partei 3 unterschreibt       |
|                                          |                       |
|                                          v                       |
|                               DOKUMENT ABGESCHLOSSEN             |
|                                                                  |
+------------------------------------------------------------------+

Sequentielle Signatur

Die Unterzeichner werden nacheinander benachrichtigt:

Reihenfolge	Verhalten
Partei 1	Erhaelt sofort E-Mail mit Signatur-Link
Partei 2	Erhaelt E-Mail, nachdem Partei 1 unterschrieben hat
Partei N	Erhaelt E-Mail nach allen vorherigen Signaturen

Vorteil der sequentiellen Signatur: Spätere Unterzeichner sehen bereits vorhandene Signaturen und können informierte Entscheidungen treffen.

Unterzeichner-Typen

Verfuegbare Typen

Typ	Beschreibung	Beispiel
Kunde	Externe Kunden	Vertragspartner
Lieferant	Externe Lieferanten	AVV-Partner
Mitarbeiter	Interne Mitarbeiter	Arbeitsvertraege
Interner Benutzer	Benutzer im System	GF, Abteilungsleiter
Extern	Sonstige externe Parteien	Berater, Partner

Partei-Konfiguration

Fuer jeden Unterzeichner wird erfasst:

Feld	Beschreibung	Pflicht
Name	Vollstaendiger Name	Ja
E-Mail	Fuer Signatur-Link	Ja
Typ	Kategorie (s.o.)	Ja
Reihenfolge	Wann unterschreiben (1, 2, 3...)	Ja
Referenz-ID	Verknuepfung zu Kunden/Lieferanten	Optional

Partei-Status

Status-Lebenszyklus

+----------+     +------------+     +-----------+
|  Pending |---->| Notified   |---->| Viewed    |
+----------+     +------------+     +-----------+
     |                |                  |
     |           E-Mail gesendet    Dokument angesehen
     |                                   |
     |                                   v
     |                              +---------+
     +----------------------------->| Signed  |
                                    +---------+
                                         |
                                    Unterschrieben

Status-Bedeutung

Status	Beschreibung	Naechste Aktion
Pending	Noch nicht an der Reihe	Warten
Notified	E-Mail wurde gesendet	Unterzeichner handelt
Viewed	Dokument wurde angesehen	Unterzeichner entscheidet
Signed	Signatur abgegeben	-
Declined	Signatur abgelehnt	Workflow pruefen
Expired	Token abgelaufen	Erneut senden

Dokument erstellen

Schritt-fuer-Schritt

1. Vorlage waehlen
        |
        v
2. Platzhalter ausfuellen
        |
        v
3. Unterzeichner hinzufuegen
   +-- Name
   +-- E-Mail
   +-- Typ
   +-- Reihenfolge
        |
        v
4. Optional: Bezug zu Kunde/Lieferant
        |
        v
5. Speichern (Entwurf) oder
   Sofort versenden

Dokument mit Bezug erstellen

Bei Verknuepfung mit Kunden oder Lieferanten:

Dokumenttyp: Kundenvertrag
Bezug: Kunde "Musterfirma GmbH"
       |
       v
System schlaegt vor:
- Unterzeichner 1: Max Mustermann (max@musterfirma.de) - Kunde
- Unterzeichner 2: [Firmenvertreter auswaehlen] - Intern

Dokument versenden

Versandprozess

Beim Versenden eines Dokuments geschieht Folgendes:

Status wechselt von "Entwurf" zu "Warten auf Signaturen"
PDF wird generiert (falls nicht vorhanden)
Erster Unterzeichner erhaelt einen sicheren Signatur-Link
E-Mail wird an den ersten Unterzeichner gesendet
Aktion wird im Audit-Log protokolliert

E-Mail-Benachrichtigung

Die E-Mail an Unterzeichner enthaelt:

Element	Inhalt
Betreff	"Signatur-Anfrage: [Dokumententitel]"
Empfaenger	Name und E-Mail des Unterzeichners
Link	Sicherer Token-basierter Link
Ablaufdatum	30 Tage nach Erstellung
Dokumentinfo	Titel, Nummer

Signatur verarbeiten

Signatur-Eingang

Wenn ein Unterzeichner signiert, geschieht Folgendes:

Token-Validierung
- Ist der Link gueltig?
- Ist der Link nicht abgelaufen?
- Ist der Unterzeichner an der Reihe?
eIDAS-Signatur erstellen
- Dokument wird kryptographisch signiert
- Unterzeichner-Informationen werden erfasst
- Technische Daten (IP, Zeitstempel) werden protokolliert
Status-Aktualisierung
- Unterzeichner-Status wird auf "Unterschrieben" gesetzt
- Signatur-Fortschritt wird aktualisiert
Naechste Schritte
- Aktion wird im Audit-Log protokolliert
- Naechster Unterzeichner wird benachrichtigt ODER Workflow wird abgeschlossen

Fortschritts-Tracking

Dokument: DOC-2025-00001

Signatur-Fortschritt:
+-----------------+-----------+--------------+
| Unterzeichner   | Status    | Zeitstempel  |
+-----------------+-----------+--------------+
| Max Mustermann  | Signed    | 26.01. 10:00 |
| Lisa Schmidt    | Signed    | 26.01. 14:30 |
| Hans Mueller    | Pending   | -            |
+-----------------+-----------+--------------+

Fortschritt: 2/3 (67%)

Workflow abschliessen

Automatischer Abschluss

Nach der letzten Signatur:

Letzte Signatur eingegangen
        |
        v
1. all_signatures_completed = true
        |
        v
2. Status: fully_signed
        |
        v
3. Audit-Log: EVENT_COMPLETED
        |
        v
4. Benachrichtigungen an alle Parteien:
   "Dokument [Titel] wurde vollstaendig unterschrieben"

Abschluss-Benachrichtigung

Alle Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit:

Bestaetigung des Abschlusses
Link zum Dokument
Information ueber naechste Schritte

Sonderfaelle

Signatur-Link erneut senden

Falls ein Unterzeichner den Link verloren hat:

Oeffnen Sie das Dokument
Klicken Sie beim betreffenden Unterzeichner auf "Link erneut senden"
Ein neuer Signatur-Link wird generiert (30 Tage gueltig)
Der Unterzeichner erhaelt eine neue E-Mail mit dem Link

Signatur ablehnen

Wenn ein Unterzeichner die Signatur ablehnt:

Unterzeichner klickt auf "Ablehnen" auf der Signatur-Seite
Optional: Begruendung eingeben (z.B. "Vertragsbedingungen nicht akzeptabel")
Status wird auf "Abgelehnt" gesetzt
Der Dokumenteninhaber wird per E-Mail benachrichtigt

Dokument abbrechen

Um einen laufenden Signatur-Workflow abzubrechen:

Oeffnen Sie das Dokument
Klicken Sie auf "Abbrechen"
Geben Sie optional eine Begruendung ein (z.B. "Vertrag wird nicht mehr benoetigt")
Der Dokumentstatus wechselt zu "Abgebrochen"
Alle ausstehenden Signatur-Links werden ungueltig
Keine weiteren Signaturen sind moeglich

Token abgelaufen

Token-Gueltigkeit: 30 Tage

Nach Ablauf:
- Signatur-Seite zeigt "Abgelaufen"
- Link kann erneut gesendet werden
- Neuer Token wird generiert

Reihenfolge aendern

Warum Reihenfolge wichtig ist

Szenario	Empfohlene Reihenfolge
Kundenvertrag	1. Kunde, 2. Firma
Arbeitsvertrag	1. Mitarbeiter, 2. HR/GF
AVV	1. Lieferant, 2. Firma
Gremienentscheidung	1. Antragsteller, 2-N. Gremium

Reihenfolge definieren

Bei der Dokumenterstellung definieren Sie fuer jeden Unterzeichner:

Feld	Beispiel
Name	Max Mustermann
E-Mail	max@example.com
Typ	Kunde
Reihenfolge	1

Der naechste Unterzeichner erhaelt dann Reihenfolge 2, usw.

Benachrichtigungen

E-Mail-Typen

Ereignis	Empfaenger	Inhalt
Signatur-Anfrage	Naechster Unterzeichner	Link zum Unterschreiben
Erinnerung	Ausstehender Unterzeichner	Wiederholte Anfrage
Abschluss	Alle Unterzeichner	Bestaetigung
Ablehnung	Dokumenteninhaber	Info ueber Ablehnung

Timing

Tag 0:  Dokument versendet -> E-Mail an Partei 1
Tag X:  Partei 1 unterschreibt -> E-Mail an Partei 2
Tag Y:  Partei 2 unterschreibt -> Abschluss-E-Mail an alle
Tag 30: Token abgelaufen (falls nicht unterschrieben)

Checkliste: Workflow einrichten

Vor dem Versand

Vorlage aktiv und geprueft
Alle Platzhalter ausgefuellt
Unterzeichner vollstaendig (Name, E-Mail)
Reihenfolge korrekt definiert
E-Mail-Adressen verifiziert
Ablaufdatum angemessen (Standard: 30 Tage)

Waehrend des Workflows

E-Mail-Zustellung pruefen
Bei Verzoegerung: Erinnern oder erneut senden
Bei Ablehnung: Gruende pruefen und reagieren

Nach Abschluss

Alle Signaturen vollstaendig
PDF archiviert
Audit-Trail geprueft
Dokument an Verantwortliche weitergeleitet

Elektronische Signatur

Audit-Protokollierung

Signatur-Workflow

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