Personendaten & Betroffenenrechte

Die Personendatenverwaltung ermöglicht die Erfüllung von Betroffenenrechten: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Hier verwalten Sie Anfragen von betroffenen Personen.

Betroffenenrechte im Überblick

Personenübersicht

Personen finden

Die Übersicht zeigt alle Kontakte mit personenbezogenen Daten:

Personendaten
├── Filter: Alle | Kunden | Mitarbeiter | Lieferanten | Bewerber
├── Suche: [Name, E-Mail, ID eingeben...]
└── Ergebnisse:
    ├── Max Mustermann (Kunde) - Letzte Aktivität: 15.01.2025
    ├── Erika Musterfrau (Mitarbeiterin) - Aktiv
    └── Hans Beispiel (ehem. Kunde) - Löschung angefragt

Personendetails

Für jede Person sehen Sie:

Auskunftsanfrage (Art. 15)

Anfrage entgegennehmen

1. Identität prüfen

   • Ist die anfragende Person wirklich der Betroffene?
   • Bei Zweifeln: Identitätsnachweis anfordern

2. Anfrage dokumentieren

   • Personendaten → Person auswählen → "DSGVO-Anfrage hinzufügen"
   • Typ: Auskunft
   • Eingangsdatum erfassen
   • Frist wird automatisch berechnet (1 Monat)

3. Daten zusammenstellen

   • Alle Verarbeitungstätigkeiten der Person
   • Alle Systeme, in denen Daten gespeichert sind
   • Empfänger, an die Daten weitergegeben wurden

Auskunft erteilen

Die Auskunft muss enthalten:

Export generieren

1. Person auswählen
2. "Daten exportieren" klicken
3. Format wählen (PDF für Menschen, JSON für Datenübertragbarkeit)
4. Export an Betroffenen übermitteln

Löschanfrage (Art. 17)

Anfrage prüfen

Löschanfrage eingegangen
        │
        ▼
┌─────────────────────────┐
│ Aufbewahrungspflicht?   │
└─────────────────────────┘
        │
   ┌────┴────┐
   │         │
   ▼         ▼
  Ja        Nein
   │         │
   ▼         ▼
Teilweise   Vollständig
löschen     löschen

Gründe für Ablehnung

Die Löschung kann verweigert werden bei:

Löschung durchführen

1. Anfrage dokumentieren

   • Personendaten → Person → "Löschanfrage erstellen"

2. Aufbewahrungspflichten prüfen

   • System zeigt automatisch geltende Löschklassen
   • Daten mit Aufbewahrungspflicht werden markiert

3. Löschung beauftragen

   • Löschbare Daten werden zur Löschung freigegeben
   • Gesperrte Daten bleiben bis Fristablauf

4. Bestätigung senden

   • Betroffenen über durchgeführte/verweigerte Löschung informieren
   • Begründung bei Verweigerung

Löschstatus

Datenübertragbarkeit (Art. 20)

Wann anwendbar?

• Daten wurden vom Betroffenen selbst bereitgestellt
• Verarbeitung erfolgt automatisiert
• Rechtsgrundlage: Einwilligung oder Vertrag

Export erstellen

1. Person auswählen
2. "Daten exportieren" → Format: JSON oder CSV
3. Nur übertragbare Daten werden exportiert:
   • Vom Betroffenen bereitgestellt: ✓
   • Vom Unternehmen generiert: ✗

Direkte Übermittlung

Auf Wunsch des Betroffenen können Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden:

1. Ziel-Verantwortlichen und Kontakt erfassen
2. Technische Möglichkeit prüfen
3. Daten in vereinbartem Format übermitteln
4. Übermittlung dokumentieren

Widerspruch (Art. 21)

Widerspruch gegen Verarbeitung

Bei Widerspruch gegen Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses:

1. Widerspruch dokumentieren

   • Datum und Grund erfassen

2. Interessenabwägung durchführen

   • Gründe des Betroffenen
   • Zwingende Gründe des Unternehmens

3. Entscheidung treffen

   • Verarbeitung einstellen, oder
   • Widerspruch ablehnen (mit Begründung)

Widerspruch gegen Direktwerbung

Bei Widerspruch gegen Werbung:

1. Widerspruch dokumentieren
2. Sofort aus Werbeverteilern entfernen
3. Bestätigung an Betroffenen

Fristen einhalten

1-Monats-Frist

Standard-Antwortfrist für die meisten Anfragen.

Eingang: 15.01.2025
Frist: 15.02.2025

Erinnerungen:
- 7 Tage vorher: Warnung
- Fristablauf: Eskalation

Fristverlängerung

Bei komplexen Anfragen: Verlängerung um 2 Monate möglich.

Voraussetzungen:

• Begründung erforderlich
• Betroffenen innerhalb 1 Monat informieren
• Grund für Verzögerung nennen

Dokumentation

Anfragen-Historie

Für jede Person wird dokumentiert:

Person: Max Mustermann
DSGVO-Anfragen:
├── 15.01.2024: Auskunftsanfrage
│   ├── Status: Erledigt
│   ├── Bearbeiter: admin@firma.de
│   └── Antwort: 28.01.2024 (Export übermittelt)
├── 10.06.2024: Löschanfrage
│   ├── Status: Teilweise genehmigt
│   ├── Begründung: Rechnungen noch aufzubewahren
│   └── Antwort: 25.06.2024
└── 05.01.2025: Widerspruch Werbung
    ├── Status: Umgesetzt
    └── Antwort: 05.01.2025 (sofort)

Best Practices

Prozess etablieren

• Zentralen Posteingang für Anfragen einrichten
• Verantwortlichen benennen
• Vorlagen für Antworten erstellen
• Eskalationsprozess definieren

Schnell reagieren

• Anfragen täglich prüfen
• Identität sofort verifizieren
• Bei Unklarheit nachfragen
• Frist im Blick behalten