Best Practices

Diese Seite fasst bewahrte Vorgehensweisen fur die Zeiterfassung und HR-Verwaltung zusammen.

Schnellstart: Zeiterfassung einrichten

Der effizienteste Weg, die Zeiterfassung betriebsbereit zu machen:

Schritt 1: Microsoft Teams vorbereiten

1. Teams Admin Center offnen
2. Apps > Shifts aktivieren
3. 24 Stunden warten (fur die Aktivierung)

Schritt 2: Berechtigungen erteilen

Ein Administrator muss die erforderlichen Berechtigungen fur die Teams-Integration erteilen.

Schritt 3: KlarKonform verbinden

1. Microsoft 365 Integration aktivieren
2. Warten, bis die erste Synchronisation abgeschlossen ist

Schritt 4: Schichtplan in Teams erstellen

1. Teams > Shifts App offnen
2. Schichtplan erstellen
3. Schichtgruppen anlegen (z.B. Fruhschicht, Spatschicht)
4. Mitarbeiter zuweisen
5. Wichtig: "Share with team" klicken!

Schritt 5: Mitarbeiter schulen

1. Login uber Microsoft SSO erklaren
2. Dashboard-Funktionen zeigen
3. Ein-/Ausstempeln demonstrieren
4. Pausenverwaltung erklaren

Checkliste Ersteinrichtung

Schichtplanung

Schichtgruppen sinnvoll nutzen

Empfohlen: Nach Schichttyp gruppieren

• Fruhschicht (06:00-14:00)
• Spatschicht (14:00-22:00)
• Nachtschicht (22:00-06:00)
• Wochenende

Nicht empfohlen: Nach Wochentag gruppieren

• Montag, Dienstag, Mittwoch...

Vorteile der Strukturierung nach Schichttyp:

• Ubersichtlichere Reports
• Einfachere Mitarbeiterzuweisung
• Bessere Vertretungsplanung
• Klare Verantwortlichkeiten

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Farbcodes konsistent verwenden

Tipp: Dokumentieren Sie Ihre Farbkonvention fur alle Planer!

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Offene Schichten effektiv nutzen

Szenario: Unbesetzte Samstagsschicht

1. Offene Schicht erstellen (niemandem zuweisen)
2. Veroffentlichen
3. Mitarbeiter konnen sich in Teams bewerben
4. Manager genehmigt
5. Schicht wird zugewiesen

Vorteile:

• Flexible Besetzung
• Mitarbeiter wahlen selbst
• Weniger Planungsaufwand

Zeiterfassung

Taglicher Workflow fur Mitarbeiter

Morgens:

1. KlarKonform offnen
2. Dashboard anzeigen
3. "Einstempeln" klicken
4. Bestatigung abwarten

Pausen:

1. Vor der Pause: "Pause starten" klicken
2. Nach der Pause: "Pause beenden" klicken
3. Bei mehreren Pausen: Wiederholen

Abends:

1. Vor dem Gehen: "Ausstempeln" klicken
2. Bestatigung abwarten
3. Arbeitszeit kurz prufen

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Checkliste fur Mitarbeiter

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Pausen korrekt erfassen

Gesetzliche Vorgaben (ArbZG):

Empfehlungen:

6-Stunden-Schicht:

• 1x 30 min Pause (am Stuck)

8-Stunden-Schicht:

• 1x 30 min Mittagspause
• Optional: 2x 15 min Kurzpause

10-Stunden-Schicht:

• 1x 30 min Mittagspause
• 1x 15 min Nachmittagspause

HR-Administration

Tagliche Aufgaben

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Wochentliche Aufgaben

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Monatlicher Prozess

1. Warten bis alle Mitarbeiter ausgestempelt sind (typisch: 2. des Folgemonats)
2. Offene Zeiteintrage schliessen (in Teams korrigieren)
3. Synchronisation durchfuhren
4. CSV-Export erstellen
5. Daten prufen:
   • Alle Mitarbeiter enthalten?
   • Stundenanzahl plausibel?
   • Pausen korrekt?
6. Export archivieren (mind. 2 Jahre aufbewahren)
7. An Lohnbuchhaltung weitergeben

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Uberstunden-Management

Erkennung in Reports:

• Wochen-Sollstunden: 40h
• Mitarbeiter X: 45h = 5h Uberstunden
• Mitarbeiter Y: 38h = -2h Minusstunden

Empfohlener Prozess:

1. Wochentlich Uberstunden prufen
2. Mit Mitarbeiter besprechen
3. Freizeitausgleich oder Auszahlung
4. Dokumentieren

Berichte & Auswertungen

Sinnvolle Report-Zyklen

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Export fur Lohnbuchhaltung

Optimaler Prozess:

1. Zeitraum definieren

   • Vormonat vollstandig (1. bis letzter)
   • Beispiel: 01.01.2025 - 31.01.2025

2. Datenqualitat sichern

   • Alle Zeiteintrage abgeschlossen?
   • Keine offenen Pausen?
   • Alle Mitarbeiter erfasst?

3. Export erstellen

   • HR > Schichtmanagement
   • Zeitraum einstellen
   • CSV exportieren

4. Export prufen

   • Summen plausibel?
   • Alle Namen korrekt?
   • Datumsangaben vollstandig?

5. An Buchhaltung senden

   • Per E-Mail oder Upload
   • Dateiname mit Zeitraum
   • Begleitnotiz bei Besonderheiten

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Dateinamenskonvention

Empfohlenes Format: arbeitszeiten_[FIRMA]_[JAHR]-[MONAT].csv

Beispiele:

• arbeitszeiten_MusterGmbH_2025-01.csv
• arbeitszeiten_MusterGmbH_2025-02.csv

Schulung & Dokumentation

Mitarbeiter-Schulung

Inhalte der Erstschulung:

Schulungsmaterial:

• Kurzanleitung (1 Seite)
• FAQ-Liste
• Kontakt fur Probleme

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Interne Dokumentation

Halten Sie fest:

• Schichtgruppen-Definitionen
• Farbcode-Konventionen
• Pausenregelungen
• Uberstunden-Prozess
• Ansprechpartner bei Problemen

Compliance & Rechtliches

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einhalten

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Datenschutz (DSGVO)

Verarbeitungstatigkeit dokumentieren:

• Zweck: Arbeitszeiterfassung
• Rechtsgrundlage: Beschaftigungsverhaltnis
• Betroffene: Mitarbeiter
• Empfanger: Microsoft (Auftragsverarbeitung)
• Speicherdauer: Nach Aufbewahrungspflicht

Mitarbeiter informieren uber:

• Welche Daten werden erfasst?
• Wo werden sie gespeichert?
• Wer hat Zugriff?
• Wie lange Aufbewahrung?

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Archivierung

Aufbewahrungsfristen:

Archivierungs-Prozess:

Monatlich:

1. CSV-Export erstellen
2. In Archiv-Ordner speichern
3. Backup erstellen
4. Prufung durch HR

Jahrlich:

1. Jahres-Zusammenfassung erstellen
2. Archiv auf Vollstandigkeit prufen
3. Alte Daten (uber Frist hinaus) loschen

Problemlosung

Bei Mitarbeiter-Problemen

Wenn ein Mitarbeiter ein Problem meldet:

1. Status prufen - Ist die Person eingestempelt?
2. Profil prufen - Ist die Microsoft-Verknupfung vorhanden?
3. Teams prufen - Hat die Person Zugriff auf Shifts?
4. Synchronisation prufen - Wann war die letzte Sync?

Falls das Problem weiterhin besteht:

• Administrator kontaktieren

Ansprechpartner