Haufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Was ist der Unterschied zwischen KlarKonform und Microsoft Teams Shifts?

Microsoft Teams Shifts ist die Planungsplattform:

• Schichtplane erstellen und verwalten
• Mitarbeiter zuweisen
• Offene Schichten veroffentlichen

KlarKonform ist die Ausfuhrungsplattform:

• Schichten anzeigen
• Ein-/Ausstempeln
• HR-Berichte erstellen
• Alles mit anderen KlarKonform-Modulen integriert

Die Daten werden automatisch zwischen beiden Systemen synchronisiert.

Welche Microsoft 365 Lizenz benotige ich?

Microsoft Teams Shifts ist Teil von:

• Microsoft 365 Business Basic und hoher
• Microsoft 365 E1/E3/E5
• Microsoft 365 F1/F3 (Frontline Worker)

Muss ich sowohl in Teams als auch in KlarKonform stempeln?

Nein! Stempeln Sie nur an einem Ort:

• Bevorzugt: KlarKonform (alle Daten an einem Ort)
• Alternativ: Microsoft Teams (mobile App)

Die Daten werden automatisch synchronisiert.

Was passiert, wenn ich vergesse auszustempeln?

Die Zeiterfassung bleibt offen bis:

1. Sie manuell ausstempeln
2. Ein Administrator die Zeit in Teams korrigiert
3. Das System automatisch schliesst (falls in Teams konfiguriert)

Einrichtung

Warum sehe ich keine Schichten im Dashboard?

Mogliche Ursachen:

Wie verknupfe ich mein Profil mit Microsoft 365?

Die Verknupfung erfolgt automatisch bei:

1. Login uber Microsoft SSO
2. Erst-Einrichtung des Tenants

Wenn die Verknupfung fehlt:

1. Melden Sie sich ab
2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto wieder an
3. Die Verknupfung wird automatisch hergestellt

Warum erscheint "Teams Shifts nicht aktiviert"?

Microsoft Teams Shifts muss vom Teams-Administrator aktiviert werden:

1. Microsoft Teams Admin Center offnen
2. Teams apps > Setup policies navigieren
3. Shifts aktivieren
4. Policy dem Team zuweisen

Zeiterfassung

Kann ich mich mehrmals am Tag ein- und ausstempeln?

Ja, das System unterstutzt mehrere Schichten pro Tag:

• 06:00 - 10:00 (Fruhschicht)
• 11:00 - 15:00 (Mittagsschicht)
• 16:00 - 20:00 (Spatschicht)

Jede Ein-/Ausstempel-Sequenz wird separat erfasst.

Wie werden Pausen berechnet?

Pausenzeit = Summe aller Pause-Intervalle

Beispiel:

Pause 1: 10:00 - 10:15 = 15 min
Pause 2: 12:00 - 12:30 = 30 min
Pause 3: 15:00 - 15:10 = 10 min
---------------------------------
Gesamt: 55 min

Die Pausenzeit wird von der Bruttoarbeitszeit abgezogen.

Was passiert bei einer laufenden Pause, wenn ich ausstempeln mochte?

Sie konnen nicht direkt ausstempeln wahrend einer Pause. So geht es:

1. Zuerst "Pause beenden" klicken
2. Dann "Ausstempeln" klicken

Warum stimmt meine Arbeitszeit nicht?

Haufige Ursachen:

Kann ich Zeiten nachtraglich andern?

In KlarKonform: Nein (nur Anzeige)

In Microsoft Teams: Ja

1. Teams offnen
2. Shifts-App
3. Zeiteintrag bearbeiten
4. Anderungen werden bei nachster Synchronisation ubernommen

Berichte

Warum fehlen Mitarbeiter im Bericht?

Mogliche Grunde:

1. Profil nicht verknupft: Mitarbeiter muss sich mit Microsoft-Konto anmelden
2. Anderer Bereich: Mitarbeiter gehort zu anderem Unternehmensbereich
3. Keine Zeiten erfasst: Hat im Zeitraum nicht gestempelt
4. Noch eingestempelt: Aktive Zeiteintrage erscheinen nicht in der Stundenstatistik

Was ist der Unterschied zwischen "Total Hours" und "Net Hours" im Export?

Wie erstelle ich einen Monatsbericht fur die Lohnbuchhaltung?

1. HR > Schichtmanagement offnen
2. Zeitraum auf gewunschten Monat setzen
3. CSV exportieren klicken
4. Datei in Excel/Lohnprogramm importieren

Warum zeigt das Dashboard "0 Stunden" obwohl Mitarbeiter gearbeitet haben?

Nur abgeschlossene Zeiteintrage werden gezahlt:

• Ausgestempelt = zahlt zur Statistik
• Noch eingestempelt = zahlt nicht (ist noch aktiv)

Synchronisation

Wie oft werden Schichten synchronisiert?

Was wird bei der Synchronisation ubertragen?

Von Teams zu KlarKonform:

• Schichten (mit allen Details)
• Offene Schichten
• Schichtgruppen
• Team-Informationen

Von KlarKonform zu Teams:

• Ein-/Ausstempelzeiten
• Pausenzeiten

Warum dauert die Synchronisation so lange?

Bei vielen Teams und Schichten kann die Synchronisation einige Minuten dauern.

Tipps:

• Kleineren Zeitraum synchronisieren
• Synchronisation ausserhalb der Stozeiten durchfuhren

Fehlerbehebung

Fehler: "Already clocked in"

Ursache: Sie sind bereits eingestempelt (eventuell in Teams).

Losung:

1. In KlarKonform: Versuchen Sie auszustempeln
2. In Teams: Shifts-App offnen, Zeiteintrag prufen
3. Falls notig: In Teams die Zeiterfassung schliessen

Fehler: "No teams with schedules found"

Ursache: Kein Team hat einen Schichtplan konfiguriert.

Losung:

1. Microsoft Teams offnen
2. Shifts-App im Team offnen
3. Schichtplan erstellen
4. Schichten hinzufugen und veroffentlichen
5. In KlarKonform synchronisieren

Die Zeitzone ist falsch - alle Zeiten sind verschoben

Ursache: Zeitzonenkonfiguration nicht korrekt.

Losung: Kontaktieren Sie Ihren Administrator, um die Zeitzone prufen zu lassen.

Warum sehe ich Schichten von anderen Mitarbeitern?

Das sollte normalerweise nicht passieren.

Prufen Sie:

1. Sind Sie beide im gleichen Unternehmensbereich?
2. Handelt es sich um eine "Offene Schicht"?
3. Haben Sie Administrator-Rechte?

Rechtliche Fragen

Erfullt die Zeiterfassung das Arbeitszeitgesetz?

KlarKonform zeichnet auf:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer und Lage der Pausen

Dies entspricht den Anforderungen des deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG).

Wo werden die Zeiterfassungsdaten gespeichert?

Die primaren Daten liegen bei Microsoft - KlarKonform ist die Benutzeroberfläche.

Wie lange werden Zeiterfassungsdaten aufbewahrt?

Das richtet sich nach:

1. Ihren Microsoft 365 Einstellungen
2. Gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 2 Jahre laut ArbZG)

Fur langfristige Archivierung nutzen Sie den CSV-Export.