Typische Fehler vermeiden

Diese Seite beschreibt haufige Fehler bei der Zeiterfassung und HR-Verwaltung und wie Sie diese vermeiden.

Einrichtung

Fehler 1: Teams Shifts nicht aktiviert

Problem: Die Schicht-Synchronisation funktioniert nicht.

So vermeiden Sie es:

1. Microsoft Teams Admin Center offnen
2. Teams apps > Setup policies
3. Shifts aktivieren
4. Policy dem Team zuweisen
5. 24 Stunden warten (fur die Aktivierung)
6. Erst dann KlarKonform verbinden

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Fehler 2: Benutzer ohne Microsoft-Verknupfung

Problem: Mitarbeiter kann nicht stempeln, sieht keine Schichten.

Symptom: "Nicht berechtigt" Fehlermeldung

So vermeiden Sie es:

• Mitarbeiter sollen sich uber Microsoft SSO anmelden
• Die Verknupfung wird automatisch hergestellt
• Schichten werden automatisch zugeordnet

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Fehler 3: Schichten nicht veroffentlicht

Problem: Schichten existieren in Teams, aber nicht in KlarKonform.

Ursache: Der Schichtplaner hat vergessen, die Schichten zu veroffentlichen.

So vermeiden Sie es:

1. In Teams Shifts: Schichtplan erstellen
2. Mitarbeiter zuweisen
3. Wichtig: "Share with team" klicken!

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Zeiterfassung

Fehler 4: Vergessen auszustempeln

Problem: Zeiteintrag bleibt offen, verfalscht Statistiken.

Symptome:

• "Aktuell eingestempelt" zeigt 24+ Stunden
• Wochenstatistik fehlen Eintrage
• Mitarbeiter erscheint als "arbeitend"

So vermeiden Sie es:

• Erinnern Sie sich beim Verlassen des Arbeitsplatzes ans Ausstempeln
• HR pruft abends offene Zeiteintrage
• Erinnerungs-Benachrichtigungen in Teams aktivieren

Falls es passiert ist:

• In Microsoft Teams die Ausstempelzeit nachtragen
• Oder in KlarKonform nachtraglich ausstempeln

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Fehler 5: Pause nicht beendet

Problem: Pause lauft weiter, Arbeitszeit wird falsch berechnet.

Symptom: Kann nicht ausstempeln wahrend einer Pause.

So geht es richtig:

1. 12:00 - Pause starten
2. 12:30 - Pause beenden (nicht vergessen!)
3. 17:00 - Ausstempeln

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Fehler 6: Mehrfach einstempeln

Problem: Mitarbeiter versucht erneut einzustempeln.

Fehlermeldung: "Bereits eingestempelt" oder "Uberschneidende Zeiteintrage"

Ursachen:

1. Bereits in KlarKonform eingestempelt
2. Bereits in Teams Mobile eingestempelt
3. Doppelklick auf Button

Losung:

• Status im Dashboard prufen
• Falls eingestempelt: Erst ausstempeln
• Falls unsicher: In Teams Shifts-App nachschauen

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Fehler 7: In Teams UND KlarKonform stempeln

Problem: Doppelte Zeiteintrage durch Stempeln in beiden Systemen.

Falsch:

• 08:00 Einstempeln in KlarKonform
• 08:05 Nochmal einstempeln in Teams Mobile
• Ergebnis: Zwei Zeiteintrage!

Richtig: Entscheiden Sie sich fur EIN System:

• Empfohlen: KlarKonform (mehr Funktionen)
• Alternative: Teams Mobile (fur mobile Mitarbeiter)

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Synchronisation

Fehler 8: Synchronisation nie durchfuhren

Problem: Schichtdaten in KlarKonform sind veraltet.

Falsch:

• Tag 1: System eingerichtet, Sync durchgefuhrt
• Tag 30: Neue Schichten in Teams erstellt, aber keine Sync
• Mitarbeiter sieht veraltete Schichten

Richtig:

• Regelmasige automatische Synchronisation einrichten
• Oder bei Anderungen manuell synchronisieren
• Vor Schichtbeginn prufen

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Fehler 9: Sync-Fehler ignorieren

Problem: Teilweise Synchronisation, fehlende Daten.

So vermeiden Sie es:

• Bei Fehlermeldungen: Ursache prufen
• Berechtigungen validieren
• Problem beheben und erneut synchronisieren

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Berichte

Fehler 10: Offene Zeiteintrage in Statistik erwarten

Problem: Aktiv arbeitende Mitarbeiter fehlen in der Stundenstatistik.

Erwartung:

• Mitarbeiter A: 8h (ausgestempelt)
• Mitarbeiter B: 6h (noch eingestempelt)
• Gesamt: 14h

Realitat:

• Mitarbeiter A: 8h (ausgestempelt) - zahlt
• Mitarbeiter B: (nicht in Statistik, da noch aktiv)
• Gesamt: 8h

Grund: Nur abgeschlossene Zeiteintrage werden in Statistiken gezahlt.

Losung: Beide Bereiche nutzen:

• "Gesamtstunden" fur abgeschlossene Arbeit
• "Aktuell eingestempelt" fur laufende Arbeit

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Fehler 11: Export ohne Zeitraum-Prufung

Problem: Falscher Zeitraum exportiert, fehlende Daten.

Falsch:

• CSV exportieren ohne Zeitraum zu prufen
• Standard-Zeitraum (aktuelle Woche) wird genommen
• Monatsdaten fehlen!

Richtig:

1. Zeitraum explizit einstellen
2. Vor Export prufen: Alle Tage und Mitarbeiter enthalten?
3. Dann exportieren

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Fehler 12: Berichte vor Monatsende erstellen

Problem: Mitarbeiter stempeln noch, Daten unvollstandig.

Falsch:

• 31.01., 14:00: Monatsbericht exportieren
• Mitarbeiter arbeiten noch...
• Fehlende Stunden im Bericht!

Richtig:

• 01.02., morgens: Monatsbericht fur Januar exportieren
• Alle Zeiteintrage sind abgeschlossen
• Vollstandige Daten

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Sicherheit & Compliance

Fehler 13: Zeiterfassungsdaten nicht sichern

Problem: Daten liegen nur bei Microsoft, kein lokales Backup.

Risiken:

• Microsoft-Ausfall
• Versehentliches Loschen
• Compliance-Anforderungen

Losung:

1. Monatlich CSV-Export erstellen
2. Export archivieren (mind. 2 Jahre)
3. Auf Vollstandigkeit prufen

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Checkliste: Fehler vermeiden

Vor der Inbetriebnahme

• Teams Shifts aktiviert
• Berechtigungen erteilt
• Test-Synchronisation erfolgreich
• Mitarbeiter haben Microsoft-Verknupfung

Taglicher Betrieb

• Offene Zeiteintrage am Abend prufen
• Mitarbeiter an Ausstempeln erinnern
• Bei Fehlern: Ursache klaren

Monatlicher Abschluss

• Alle Zeiteintrage abgeschlossen
• Bericht erst nach Monatsende erstellen
• Zeitraum korrekt eingestellt
• Export archivieren