Schichtplanung
Schichtverwaltung und Microsoft Teams Shifts Synchronisation
Das Schichtmodul synchronisiert Schichtplane aus Microsoft Teams Shifts und stellt diese den Mitarbeitern in KlarKonform zur Verfugung. Die Planung selbst erfolgt in Microsoft Teams - KlarKonform dient als Anzeige- und Zeiterfassungsplattform.
Ubersicht
Schichtarten
| Typ | Beschreibung | Symbol |
|---|---|---|
| Zugewiesene Schicht | Einem Mitarbeiter fest zugeordnet | Benutzer-Icon |
| Offene Schicht | Nicht zugewiesen, verfugbar | Leeres Icon |
| Entwurf | Noch nicht veroffentlicht | Gestrichelt |
| Veroffentlicht | Aktiv und sichtbar | Durchgezogen |
So funktioniert die Synchronisation
- Schichtplan in Teams erstellen - Ein Planer erstellt oder andert Schichten in Microsoft Teams Shifts
- Veroffentlichen - Der Planer klickt auf "Mit Team teilen" (Share)
- Automatische Synchronisation - KlarKonform ladt die Schichten automatisch
- Anzeige im Dashboard - Mitarbeiter sehen ihre Schichten in KlarKonform
Schichten anzeigen
Im Dashboard
Mitarbeiter sehen ihre heutige Schicht direkt im Dashboard:
- Zeitraum: Start- und Endzeit (z.B. 08:00 - 17:00)
- Dauer: Berechnete Schichtlange (z.B. 9h 00m)
- Gruppe: Ihre Schichtgruppe (z.B. Fruhschicht)
- Team: Ihr Microsoft Teams Team
- Status: Noch nicht eingestempelt / Eingestempelt / Ausgestempelt
Schichtdetails
Jede Schicht zeigt:
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitraum | Start- und Endzeit |
| Dauer | Berechnet in Stunden und Minuten |
| Gruppe | Ihre Scheduling Group aus Teams |
| Team | Microsoft Teams Team-Name |
| Status | Aktiv / Kommend / Vergangen |
| Farbcode | Farbliche Kennzeichnung aus Teams |
Schichtgruppen
Schichtgruppen (Scheduling Groups) sind Gruppierungen aus Microsoft Teams Shifts. Typische Beispiele:
- Fruhschicht (06:00 - 14:00)
- Spatschicht (14:00 - 22:00)
- Wochenende
- Nachtschicht
Die Gruppen werden bei der Synchronisation ubernommen und in der Schichtanzeige dargestellt.
Offene Schichten
Offene Schichten sind nicht zugewiesene Schichten, die von berechtigten Mitarbeitern ubernommen werden konnen.
Eigenschaften:
- Keinem Mitarbeiter zugeordnet
- Werden im HR-Dashboard angezeigt
- Konnen in Microsoft Teams angenommen werden
Beispiel-Anzeige:
| Datum | Zeit | Gruppe |
|---|---|---|
| Sa, 03.02. | 10:00 - 18:00 | Spatschicht |
| So, 04.02. | 08:00 - 14:00 | Fruhschicht |
Synchronisation
Automatische Synchronisation
Die Schicht-Synchronisation erfolgt:
- Bei Einrichtung: Automatisch beim Verbinden mit Microsoft 365
- Zeitraum: Aktuelle Woche + 2 Wochen voraus
- Aktualisierung: Regelmasig durch das System
Manuelle Synchronisation (nur Administratoren)
Falls Sie sofort aktuelle Daten benotigen:
- Offnen Sie das HR-Dashboard
- Klicken Sie auf "Schichten synchronisieren"
- Optional: Grenzen Sie den Zeitraum ein
- Warten Sie, bis die Synchronisation abgeschlossen ist
Haufige Probleme
Schicht wird nicht angezeigt
| Mogliche Ursache | Losung |
|---|---|
| Schicht nicht veroffentlicht | Planer muss in Teams "Share" klicken |
| Synchronisation nicht aktuell | Admin kann manuelle Sync auslosen |
| Kein Zugriff auf Team | Teams-Administrator prufen lassen |
Fehler bei der Synchronisation
| Fehler | Losung |
|---|---|
| Keine Teams gefunden | In Teams muss ein Team mit Schichtplan existieren |
| Zugriff verweigert | Administrator muss Berechtigungen erteilen |
| Zeituberschreitung | Kleineren Zeitraum synchronisieren |
Tipps zur Schichtplanung
Fur Planer in Microsoft Teams
- Gruppen sinnvoll nutzen: Erstellen Sie Scheduling Groups fur Schichttypen (Fruhschicht, Spatschicht, etc.)
- Konsistente Farbcodes: Verwenden Sie einheitliche Farben fur gleiche Schichttypen
- Fruhzeitig veroffentlichen: Schichten werden erst nach Veroffentlichung in KlarKonform sichtbar
- Offene Schichten: Nutzen Sie diese fur flexible Besetzung
Fur Mitarbeiter
- Regelmasig prufen: Schauen Sie taglich auf Ihr Dashboard
- Schichtbeginn beachten: Stempeln Sie punktlich ein
- Bei Fragen: Wenden Sie sich an Ihre Schichtleitung oder HR