Haufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Warum wird Microsoft 365 als Datenquelle verwendet?

Microsoft 365 / Entra ID ist in den meisten Unternehmen bereits der zentrale Identity Provider. Durch die Synchronisation:

• Vermeiden Sie doppelte Datenpflege
• Nutzen Sie Single Sign-On (SSO)
• Haben Sie konsistente Benutzerdaten
• Profitieren Sie von M365-Sicherheitsfunktionen

Was ist der Unterschied zwischen "Mitarbeiter" und "Benutzer"?

In KlarKonform werden beide Begriffe synonym verwendet. Technisch arbeiten wir mit dem User-Modell.

Mussen alle M365-Benutzer importiert werden?

Nein. Sie konnen auswahlen, welche M365-Benutzer in KlarKonform importiert werden sollen. Typischerweise importieren Sie:

• Alle regularen Mitarbeiter
• Fuhrungskrafte
• Externe mit Datenzugriff

Nicht importieren:

• Shared Mailboxes
• Service Accounts
• Externe Gaste ohne DSGVO-Relevanz

Wie oft sollte ich synchronisieren?

Die Synchronisation ist schnell und kann jederzeit gestartet werden.

Synchronisation

Was bedeutet "pessimistisches Pattern"?

Beim pessimistischen Pattern wird bei jeder Anderung:

1. Zuerst in M365 geschrieben
2. Dann die Bestatigung abgewartet
3. Zuletzt lokal gespeichert

Vorteil: Es entstehen keine Inkonsistenzen zwischen M365 und lokaler Datenbank.

Was passiert, wenn M365 nicht erreichbar ist?

Die Anwendung bleibt lesbar, aber Anderungen erfordern M365-Verbindung.

Werden geloschte M365-Benutzer automatisch entfernt?

Nein. Geloschte M365-Benutzer bleiben in KlarKonform erhalten. Dies ist beabsichtigt fur:

• DSGVO-Dokumentation
• Historische Nachvollziehbarkeit
• Vereinbarungsnachweise

Sie sollten den Status manuell auf "Ausgeschieden" setzen.

Wie erkenne ich veraltete Daten?

In der Mitarbeiter-Uebersicht wird der letzte Sync-Zeitpunkt angezeigt.

Als veraltet gilt:

• Letzter Sync mehr als 24 Stunden her

Warum sehe ich bei manchen Benutzern keine M365-Details?

Mogliche Grunde:

Verwaltung

Kann ich Mitarbeiter nur in KlarKonform anlegen (ohne M365)?

Nein. Das Modul ist auf M365-Integration ausgelegt. Jeder Mitarbeiter benotigt ein M365-Konto.

Alternativen:

• Erstellen Sie das M365-Konto uber KlarKonform (wird automatisch angelegt)
• Erstellen Sie das Konto in Entra ID und importieren Sie es

Was ist der Unterschied zwischen "Kontostatus" und "Mitarbeiterstatus"?

Ein Mitarbeiter in Elternzeit kann ein aktives M365-Konto haben, um E-Mails zu lesen.

Wie deaktiviere ich einen Mitarbeiter?

1. M365-Konto deaktivieren (in Entra ID)
2. KlarKonform synchronisieren
3. Status auf "Ausgeschieden" setzen
4. Austrittsdatum eintragen

Was bedeutet "Remote Worker"?

Remote Worker sind Mitarbeiter, die regelmasig von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Diese benotigen:

• IT-Nutzungsvereinbarung
• Remote-Work-Vereinbarung
• Ggf. BYOD-Vereinbarung

Die Markierung hilft bei der DSGVO-Compliance-Prufung.

Was bedeutet "DSGVO ignorieren"?

Damit schliessen Sie einen Mitarbeiter von der DSGVO-Compliance-Prufung aus.

Typische Grunde:

• Externer Berater mit eigener Compliance
• Reiner Test-Account
• Technischer Service-Account

Wichtig: Sie mussen einen Grund angeben!

Berechtigungen

Wie weise ich einem Benutzer die Admin-Rolle zu?

Methode 1: Uber Entra ID (empfohlen)

1. Entra ID offnen
2. Gruppe "KlarKonform-[Tenant]-Admin" suchen
3. Benutzer als Mitglied hinzufugen
4. KlarKonform synchronisieren

Methode 2: Uber KlarKonform UI

1. Mitarbeiter > Bearbeiten
2. Rolle "Admin" anhaken
3. Speichern (fugt automatisch zur M365-Gruppe hinzu)

Warum hat ein Benutzer keine Rollen?

Bei fehlendem Mapping erhalt der Benutzer automatisch die Rolle "User".

Konnen Rollen kombiniert werden?

Ja. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben:

alice@example.com
├── Admin
├── HR
└── User

Die Berechtigungen werden kombiniert (hochste Berechtigung gilt).

Wer kann Rollen vergeben?

Was passiert bei geanderten M365-Gruppenmitgliedschaften?

Bei der nachsten Synchronisation werden die lokalen Rollen aktualisiert. Bis dahin gelten die gecachten Rollen.

Empfehlung: Nach Rollenanderungen in Entra ID manuell synchronisieren.

DSGVO-Integration

Wie haengt das Mitarbeiter-Modul mit DSGVO zusammen?

Zahlen alle Mitarbeiter zur Compliance?

Nicht alle Mitarbeiterstatus werden gezahlt:

Wie erstelle ich Vereinbarungen fur alle Mitarbeiter?

1. DSGVO > Mitarbeitervereinbarungen > Vorlage erstellen
2. Mitarbeiter auswahlen (einzeln oder alle)
3. Vereinbarung versenden
4. Status in Mitarbeiter-Detailansicht prufen

Technische Fragen

Welche M365-Berechtigungen werden benotigt?

Warum schlagt die Synchronisation fehl?

Wie funktioniert der Cache?

Cache wird bei Profilanderungen automatisch invalidiert.

Wie viele Benutzer konnen synchronisiert werden?

Die Synchronisation verwendet Paginierung. Es gibt kein hartes Limit, aber:

Der Sync-Job lauft im Hintergrund und blockiert nicht die UI.

Problemlosung

Mitarbeiter erscheint nicht nach Sync

1. Hat der Benutzer eine E-Mail-Adresse in M365?
2. Ist der Benutzer im gleichen Tenant?
3. Wurde die Synchronisation erfolgreich abgeschlossen?
4. Prufen Sie die Logs auf Fehler

Anderungen werden nicht ubernommen

1. Prufne Sie auf Fehlermeldungen
2. Ist M365 erreichbar?
3. Hat der Admin gultigen Token?
4. Ist das M365-Konto aktiv?

Rollen stimmen nicht

1. Synchronisation ausfuhren
2. M365-Gruppenmitgliedschaft prufen
3. Gruppen-Namenskonvention prufen: KlarKonform-[Tenant]-[Role]
4. Cache leeren (Abmelden/Anmelden)