Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung bietet eine vollstandige CRUD-Oberflache fur Benutzerprofile mit M365-Integration. Alle Anderungen werden pessimistisch zuerst in Microsoft 365 geschrieben.

Ubersicht (Index)

Die Mitarbeiter-Ubersicht zeigt alle synchronisierten Benutzer in einer Tabelle.

Tabellenspalten

Spalte	Beschreibung	Sortierbar
Name	Anzeigename mit Remote-/DSGVO-Icons	Ja
E-Mail	Primare E-Mail-Adresse	Ja
Position	Job-Titel	Ja
Abteilung	Department	Ja
Rollen	Admin, HR, Accounting, User	Nein
Typ	Beschaftigungsart	Ja
Status	Beschaftigungsstatus	Ja
Konto	M365-Kontostatus (aktiv/deaktiviert)	Ja
Aktionen	Anzeigen, Bearbeiten	Nein

Filter und Suche

Suchfelder:

Vorname
Nachname
Anzeigename
E-Mail
Position
Abteilung

Sortierung:

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Aktionen

Aktion	Symbol	Beschreibung
Anzeigen	Auge	Details anzeigen
Bearbeiten	Stift	Profil bearbeiten
Synchronisieren	Refresh	Alle Benutzer von M365 synchronisieren
Hinzufugen	Plus	Neuen Benutzer anlegen

Mitarbeiter anzeigen (Show)

Die Detailansicht zeigt alle Informationen zu einem Mitarbeiter.

Basis-Informationen

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Max Mustermann                              [Remote] [Bearbeiten]│
│  max.mustermann@example.com                                     │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  E-Mail           max.mustermann@example.com                    │
│  Telefon          +49 123 456789                                │
│  Position         Senior Developer                              │
│  Abteilung        IT                                            │
│  Eintrittsdatum   01.01.2020                                    │
│  Kontostatus      Aktiv                                         │
│  Mitarbeitertyp   Angestellter                                  │
│  Status           Aktiv                                         │
│  Remote Worker    Ja (Home Office)                              │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Rollen

Zeigt die zugewiesenen Anwendungsrollen:

Rolle	Farbe	Beschreibung
Admin	Lila	Volle Administratorrechte
HR	Pink	Personalverwaltung
Accounting	Amber	Buchhaltung
User	Blau	Standard-Benutzer

DSGVO-Vereinbarungen

Falls Mitarbeitervereinbarungen existieren, werden sie hier angezeigt:

Status	Bedeutung
Unterschrieben	Vereinbarung gultig
Ausstehend	Warten auf Unterschrift
Abgelaufen	Erneuerung erforderlich

M365-Daten (wenn verfugbar)

OneDrive-Speicher:

Verwendet / Gesamt
Verbleibend
Prozentuale Auslastung

Lizenzen:

Zugewiesene M365-Lizenzen (z.B. Business Basic, E3)

Gerate:

Registrierte Gerate mit Status (verwaltet, compliant)

M365-Daten erfordern Admin-Consent fur User.Read.All, Device.Read.All und Files.Read.All Berechtigungen.

Mitarbeiter anlegen (Create)

Das Anlegen eines neuen Mitarbeiters folgt dem pessimistischen Pattern.

Ablauf

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              NEUEN MITARBEITER ANLEGEN                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  1. Formular ausfullen                                          │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  2. Validierung (lokal)                                         │
│       │                                                         │
│       ├── E-Mail existiert bereits? → Fehler                    │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  3. Benutzer in M365 erstellen                                  │
│       │                                                         │
│       ├── Fehler? → Zurück mit Fehlermeldung                    │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  4. Kurz warten (M365 Propagation)                              │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  5. Lokalen Benutzer erstellen                                  │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  6. Weiterleitung zur Ubersicht                                 │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Pflichtfelder

Feld	Validierung	Beschreibung
Anzeigename	Erforderlich, max 255	Vollstandiger Name
Vorname	Erforderlich, max 255	Vorname
Nachname	Erforderlich, max 255	Nachname
E-Mail	Erforderlich, gultige E-Mail	Wird auch M365-Login
Passwort	Erforderlich, min 8	Initiales M365-Passwort

Optionale Felder

Feld	Beschreibung
Position	Job-Titel
Abteilung	Department
Mobilnummer	Mobiles Telefon
Burostandort	Office Location
Adresse	Strasse, Stadt, PLZ, Land
Sprache	Bevorzugte Sprache (z.B. de, en)

DSGVO-Einstellungen

Feld	Beschreibung
Mitarbeitertyp	Angestellter, Freelancer, Auszubildender, etc.
Status	Aktiv, Ausgeschieden, Elternzeit, etc.
Eintrittsdatum	Beginn der Beschaftigung
Austrittsdatum	Ende der Beschaftigung (optional)
DSGVO ignorieren	Von Compliance-Prufung ausschliessen

Mitarbeiter bearbeiten (Edit)

Anderungen werden pessimistisch zuerst in M365 geschrieben.

Ablauf

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              MITARBEITER BEARBEITEN                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  1. Formular mit aktuellen Daten laden                          │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  2. Anderungen eingeben                                         │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  3. Validierung                                                 │
│       │                                                         │
│       ├── E-Mail geandert und existiert? → Fehler               │
│       ├── Kein M365-Konto verknupft? → Fehler                   │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  4. M365 aktualisieren (ZUERST!)                                │
│       │                                                         │
│       ├── Fehler? → Zurück mit Fehlermeldung                    │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  5. Aktualisierte Daten aus M365 abrufen                        │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  6. Lokal speichern                                             │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  7. Rollen in Security Groups aktualisieren                     │
│       │                                                         │
│       ▼                                                         │
│  8. Weiterleitung zur Ubersicht                                 │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Schreibgeschutzte Felder

Feld	Grund
M365 Kontostatus	Wird aus M365 synchronisiert
Microsoft ID	Interne Verknupfung

Rollenbearbeitung

Rollen werden uber M365 Security Groups verwaltet:

Checkbox bei gewunschter Rolle setzen
Beim Speichern wird der Benutzer zur entsprechenden Security Group hinzugefugt/entfernt
Lokale Rollen werden aktualisiert

DSGVO-spezifische Felder

Remote Worker: Markiert Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten. Diese benotigen zusatzliche DSGVO-Vereinbarungen.

DSGVO ignorieren: Schliesst den Mitarbeiter von der Compliance-Prufung aus. Ein Grund muss angegeben werden.

Typische Grunde:

Externer Auftragnehmer mit eigener Compliance
Temporarer Zugang ohne Datenverarbeitung
Technischer Account

M365-Import

Verfuegbare Benutzer anzeigen

Um M365-Benutzer zu sehen, die noch nicht in KlarKonform importiert wurden:

Navigieren Sie zu Mitarbeiter
Klicken Sie auf Hinzufuegen
Waehlen Sie Aus M365 importieren
Die Liste zeigt alle verfuegbaren M365-Benutzer

Voraussetzungen:

Der Benutzer muss eine E-Mail-Adresse in M365 haben
Die E-Mail-Adresse darf nicht bereits in KlarKonform existieren

Benutzer importieren

Waehlen Sie den gewuenschten Benutzer aus der Liste
Klicken Sie auf Importieren
Das System laedt automatisch alle Profildaten aus M365
Der Mitarbeiter erscheint in der Uebersicht

Mitarbeitertypen

Das System unterstutzt verschiedene Beschaftigungsarten:

Interne Mitarbeiter

Typ	Beschreibung
Angestellter	Regularer Mitarbeiter
Auszubildender	Azubi / Praktikant
Werkstudent	Studierender Mitarbeiter
Teilzeit	Teilzeitbeschaftigter
Minijobber	Geringfugig Beschaftigter

Externe Mitarbeiter

Typ	Beschreibung
Freelancer	Freier Mitarbeiter
Leiharbeiter	Temporarer externer Mitarbeiter
Berater	Externer Consultant

Sonstige

Typ	Beschreibung
Geschaftsfuhrer	Management
Inhaber	Firmeninhaber

Mitarbeiterstatus

Status	In Compliance?	Beschreibung
Aktiv	Ja	Regularer aktiver Mitarbeiter
Probezeit	Ja	In Probezeit
Ausgeschieden	Nein	Nicht mehr beschaftigt
Elternzeit	Teilweise	In Elternzeit
Krankheit (lang)	Teilweise	Langzeiterkrankt
Sabbatical	Nein	Unbezahlter Urlaub

Der "Mitarbeiterstatus" ist unabhangig vom M365-Kontostatus. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter kann ein deaktiviertes M365-Konto haben.

Workflow-Empfehlungen

Neuer Mitarbeiter

In M365/Entra ID Konto erstellen (oder uber KlarKonform)
KlarKonform synchronisieren
DSGVO-Einstellungen erganzen (Typ, Remote-Status)
Mitarbeitervereinbarung zuweisen
Compliance-Status prufen

Mitarbeiter ausscheiden

Status auf "Ausgeschieden" setzen
Austrittsdatum eintragen
M365-Konto deaktivieren (separat in Entra ID)
Offene Vereinbarungen prufen
KlarKonform synchronisieren

Home-Office aktivieren

Mitarbeiter bearbeiten
"Remote Worker" aktivieren
Speichern
IT-Nutzungsvereinbarung zuweisen
Remote-Work-Vereinbarung zuweisen

Mitarbeiterverwaltung

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