E-Mail-Einstellungen

In den E-Mail-Einstellungen verwalten Sie Ihre persoenlichen E-Mail-Signaturen und Filtereinstellungen fuer das Conversation-Modul. Jeder Benutzer kann eigene Signaturen erstellen und verwalten.

Uebersicht

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    E-MAIL-EINSTELLUNGEN                      │
├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  ┌─────────────────────────┐  ┌─────────────────────────┐   │
│  │     SIGNATUREN          │  │    MAIL-EINSTELLUNGEN   │   │
│  ├─────────────────────────┤  ├─────────────────────────┤   │
│  │ - Signatur 1 (Standard) │  │ - Standard-Filter       │   │
│  │ - Signatur 2            │  │ - Gruppierte Ansicht    │   │
│  │ - Signatur 3            │  │ - Metadaten-Speicherung │   │
│  │                         │  │                         │   │
│  │ [+ Neue Signatur]       │  │ [Speichern]             │   │
│  └─────────────────────────┘  └─────────────────────────┘   │
│                                                              │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘

E-Mail-Signaturen

Signatur erstellen

Navigieren Sie zu Einstellungen > E-Mail
Klicken Sie auf "Neue Signatur erstellen"
Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Geschaeftlich", "Kurz", "Mit Impressum")
Verfassen Sie den Inhalt (HTML oder Klartext)
Speichern Sie die Signatur

Signaturfelder

Feld	Beschreibung	Pflicht
Name	Interner Name zur Identifikation	Ja
Inhalt	Der Signaturtext	Ja
HTML	HTML-Formatierung aktiviert	Standard: Ja
Standard	Als Standard-Signatur verwenden	Optional

Beispiel-Signaturen

Formelle Geschaeftssignatur:

<p>Mit freundlichen Gruessen</p>
<p><strong>Max Mustermann</strong><br>
Vertrieb<br>
Muster GmbH</p>
<p style="font-size: 12px; color: #666;">
Tel: +49 89 12345678<br>
E-Mail: m.mustermann@muster.de<br>
Web: www.muster.de
</p>
<p style="font-size: 10px; color: #999;">
Muster GmbH | Musterstrasse 1 | 80331 Muenchen<br>
Geschaeftsfuehrer: Max Mustermann | HRB 12345 AG Muenchen | USt-IdNr.: DE123456789
</p>

Kurze interne Signatur:

<p>Gruss,<br>
Max</p>

Signatur mit Datenschutzhinweis:

<p>Mit freundlichen Gruessen<br>
<strong>Max Mustermann</strong></p>
<p style="font-size: 9px; color: #999;">
Diese E-Mail ist vertraulich. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfaenger sind,
informieren Sie bitte den Absender und loeschen Sie diese E-Mail.
Datenschutzerklaerung: www.muster.de/datenschutz
</p>

Standard-Signatur festlegen

Klicken Sie auf die drei Punkte neben der gewuenschten Signatur
Waehlen Sie "Als Standard festlegen"
Die Signatur wird automatisch in neue E-Mails eingefuegt

Tipp: Sie koennen mehrere Signaturen fuer verschiedene Anlaesse erstellen (z.B. intern, extern, formell, kurz) und diese beim Verfassen der E-Mail wechseln.

Signatur bearbeiten

Klicken Sie auf den Namen der Signatur
Bearbeiten Sie Name oder Inhalt
Klicken Sie auf "Speichern"

Signatur loeschen

Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Signatur
Waehlen Sie "Loeschen"
Bestaetigen Sie den Vorgang

Achtung: Geloeschte Signaturen koennen nicht wiederhergestellt werden. Wenn die geloeschte Signatur als Standard gesetzt war, muessen Sie eine neue Standard-Signatur festlegen.

Mail-Einstellungen

Verfuegbare Optionen

Einstellung	Beschreibung	Optionen
Standard-Filter	Welche E-Mails standardmaessig anzeigen	Alle / Mit Kunde / Unbekannt
Gruppierte Ansicht	E-Mails nach Konversation gruppieren	Ja / Nein
Metadaten-Speicherung	Erweiterte E-Mail-Metadaten speichern	Ja / Nein

Standard-Filter

Der Standard-Filter bestimmt, welche E-Mails beim Oeffnen des Conversation-Moduls angezeigt werden:

Filter	Beschreibung
Alle	Alle E-Mails aus den ausgewaehlten Postfaechern
Mit Kunde	Nur E-Mails, die einem Kunden zugeordnet sind
Unbekannt	Nur E-Mails von unbekannten Absendern

Gruppierte Ansicht

Wenn aktiviert, werden zusammengehoerige E-Mails (gleicher Betreff/Thread) gruppiert dargestellt:

Ungroupiert:                    Gruppiert:
┌───────────────────────┐       ┌───────────────────────┐
│ RE: RE: Angebot       │       │ Angebot (3)           │
│ RE: Angebot           │       │   ├── Original        │
│ Angebot               │       │   ├── RE: Angebot     │
│ Neue Anfrage          │       │   └── RE: RE: Angebot │
│ RE: Rechnung          │       │ Neue Anfrage (1)      │
│ Rechnung              │       │ Rechnung (2)          │
└───────────────────────┘       │   ├── Original        │
                                │   └── RE: Rechnung    │
                                └───────────────────────┘

Metadaten-Speicherung

Wenn aktiviert, werden zusaetzliche Informationen zu E-Mails gespeichert:

Lesebestaetigung
Zustellstatus
Anhang-Metadaten
Erweiterte Header

Hinweis: Diese Option erhoet den Speicherbedarf, ermoeglicht aber detailliertere Analysen.

HTML vs. Klartext

HTML-Signaturen (empfohlen)

Vorteile:

Formatierung (fett, kursiv, Farben)
Einbindung von Bildern/Logos
Professionelles Erscheinungsbild

Nachteile:

Kann in manchen E-Mail-Programmen anders aussehen
Groessere Dateien

Klartext-Signaturen

Vorteile:

Universell kompatibel
Kleine Dateigroesse
Keine Formatierungsprobleme

Nachteile:

Keine optische Gestaltung
Kein Logo moeglich

Wechsel zwischen HTML und Klartext

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Signatur:

Deaktivieren Sie "HTML" fuer Klartext
Aktivieren Sie "HTML" fuer formatierte Signaturen

Integration mit Conversation-Modul

Die E-Mail-Signaturen werden automatisch in das Conversation-Modul integriert:

Neue E-Mail verfassen
        │
        ▼
┌─────────────────────────────┐
│ An: kunde@example.com       │
│ Betreff: Ihr Angebot        │
├─────────────────────────────┤
│                             │
│ Sehr geehrte Damen und      │
│ Herren,                     │
│                             │
│ [Nachrichtentext]           │
│                             │
│ ─────────────────────────   │
│ Mit freundlichen Gruessen   │
│ Max Mustermann              │  ← Standard-Signatur
│ Muster GmbH                 │    automatisch eingefuegt
│ Tel: +49 89 12345678        │
└─────────────────────────────┘

Signatur beim Verfassen wechseln

In der E-Mail-Ansicht:

Klicken Sie auf das Signatur-Symbol (Stift-Icon)
Waehlen Sie eine andere Signatur aus der Liste
Die neue Signatur ersetzt die alte

Best Practices

1. Konsistente Unternehmensidentitaet

Erstellen Sie eine Vorlage fuer alle Mitarbeiter:

<p>Mit freundlichen Gruessen</p>
<p><strong>[Vorname Nachname]</strong><br>
[Position]<br>
[Firmenname]</p>
<p style="font-size: 12px;">
Tel: [Telefonnummer]<br>
E-Mail: [E-Mail-Adresse]<br>
Web: [Website]
</p>
<p style="font-size: 10px; color: #666;">
[Firmendaten fuer Impressum]
</p>

2. Verschiedene Signaturen fuer verschiedene Anlaesse

Signatur	Verwendung
Formell	Erstanschreiben, Angebote, Vertraege
Standard	Taegliche Geschaeftskorrespondenz
Kurz	Interne E-Mails, schnelle Antworten
Mit Disclaimer	Vertrauliche Inhalte

3. Mobile Optimierung

Signaturen sollten auch auf Smartphones gut lesbar sein:

Nicht zu lange Zeilen
Groessere Schriftart (min. 12px)
Keine komplexen Tabellen
Telefonummern als klickbare Links: <a href="tel:+4989123456">+49 89 123456</a>

4. Rechtliche Anforderungen

Fuer geschaeftliche E-Mails aus Deutschland sollte die Signatur enthalten:

Firmenname und Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
Geschaeftsfuehrer/Vorstand
USt-IdNr. (bei Rechnungen erforderlich)

E-Mail-Einstellungen

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