E-Mail-Einstellungen
E-Mail-Signaturen und Postfach-Praeferenzen konfigurieren
In den E-Mail-Einstellungen verwalten Sie Ihre persoenlichen E-Mail-Signaturen und Filtereinstellungen fuer das Conversation-Modul. Jeder Benutzer kann eigene Signaturen erstellen und verwalten.
Uebersicht
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ E-MAIL-EINSTELLUNGEN │
├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐ │
│ │ SIGNATUREN │ │ MAIL-EINSTELLUNGEN │ │
│ ├─────────────────────────┤ ├─────────────────────────┤ │
│ │ - Signatur 1 (Standard) │ │ - Standard-Filter │ │
│ │ - Signatur 2 │ │ - Gruppierte Ansicht │ │
│ │ - Signatur 3 │ │ - Metadaten-Speicherung │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ [+ Neue Signatur] │ │ [Speichern] │ │
│ └─────────────────────────┘ └─────────────────────────┘ │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘E-Mail-Signaturen
Signatur erstellen
- Navigieren Sie zu Einstellungen > E-Mail
- Klicken Sie auf "Neue Signatur erstellen"
- Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Geschaeftlich", "Kurz", "Mit Impressum")
- Verfassen Sie den Inhalt (HTML oder Klartext)
- Speichern Sie die Signatur
Signaturfelder
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Name | Interner Name zur Identifikation | Ja |
| Inhalt | Der Signaturtext | Ja |
| HTML | HTML-Formatierung aktiviert | Standard: Ja |
| Standard | Als Standard-Signatur verwenden | Optional |
Beispiel-Signaturen
Formelle Geschaeftssignatur:
<p>Mit freundlichen Gruessen</p>
<p><strong>Max Mustermann</strong><br>
Vertrieb<br>
Muster GmbH</p>
<p style="font-size: 12px; color: #666;">
Tel: +49 89 12345678<br>
E-Mail: m.mustermann@muster.de<br>
Web: www.muster.de
</p>
<p style="font-size: 10px; color: #999;">
Muster GmbH | Musterstrasse 1 | 80331 Muenchen<br>
Geschaeftsfuehrer: Max Mustermann | HRB 12345 AG Muenchen | USt-IdNr.: DE123456789
</p>Kurze interne Signatur:
<p>Gruss,<br>
Max</p>Signatur mit Datenschutzhinweis:
<p>Mit freundlichen Gruessen<br>
<strong>Max Mustermann</strong></p>
<p style="font-size: 9px; color: #999;">
Diese E-Mail ist vertraulich. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfaenger sind,
informieren Sie bitte den Absender und loeschen Sie diese E-Mail.
Datenschutzerklaerung: www.muster.de/datenschutz
</p>Standard-Signatur festlegen
- Klicken Sie auf die drei Punkte neben der gewuenschten Signatur
- Waehlen Sie "Als Standard festlegen"
- Die Signatur wird automatisch in neue E-Mails eingefuegt
Tipp: Sie koennen mehrere Signaturen fuer verschiedene Anlaesse erstellen (z.B. intern, extern, formell, kurz) und diese beim Verfassen der E-Mail wechseln.
Signatur bearbeiten
- Klicken Sie auf den Namen der Signatur
- Bearbeiten Sie Name oder Inhalt
- Klicken Sie auf "Speichern"
Signatur loeschen
- Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Signatur
- Waehlen Sie "Loeschen"
- Bestaetigen Sie den Vorgang
Achtung: Geloeschte Signaturen koennen nicht wiederhergestellt werden. Wenn die geloeschte Signatur als Standard gesetzt war, muessen Sie eine neue Standard-Signatur festlegen.
Mail-Einstellungen
Verfuegbare Optionen
| Einstellung | Beschreibung | Optionen |
|---|---|---|
| Standard-Filter | Welche E-Mails standardmaessig anzeigen | Alle / Mit Kunde / Unbekannt |
| Gruppierte Ansicht | E-Mails nach Konversation gruppieren | Ja / Nein |
| Metadaten-Speicherung | Erweiterte E-Mail-Metadaten speichern | Ja / Nein |
Standard-Filter
Der Standard-Filter bestimmt, welche E-Mails beim Oeffnen des Conversation-Moduls angezeigt werden:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Alle | Alle E-Mails aus den ausgewaehlten Postfaechern |
| Mit Kunde | Nur E-Mails, die einem Kunden zugeordnet sind |
| Unbekannt | Nur E-Mails von unbekannten Absendern |
Gruppierte Ansicht
Wenn aktiviert, werden zusammengehoerige E-Mails (gleicher Betreff/Thread) gruppiert dargestellt:
Ungroupiert: Gruppiert:
┌───────────────────────┐ ┌───────────────────────┐
│ RE: RE: Angebot │ │ Angebot (3) │
│ RE: Angebot │ │ ├── Original │
│ Angebot │ │ ├── RE: Angebot │
│ Neue Anfrage │ │ └── RE: RE: Angebot │
│ RE: Rechnung │ │ Neue Anfrage (1) │
│ Rechnung │ │ Rechnung (2) │
└───────────────────────┘ │ ├── Original │
│ └── RE: Rechnung │
└───────────────────────┘Metadaten-Speicherung
Wenn aktiviert, werden zusaetzliche Informationen zu E-Mails gespeichert:
- Lesebestaetigung
- Zustellstatus
- Anhang-Metadaten
- Erweiterte Header
Hinweis: Diese Option erhoet den Speicherbedarf, ermoeglicht aber detailliertere Analysen.
HTML vs. Klartext
HTML-Signaturen (empfohlen)
Vorteile:
- Formatierung (fett, kursiv, Farben)
- Einbindung von Bildern/Logos
- Professionelles Erscheinungsbild
Nachteile:
- Kann in manchen E-Mail-Programmen anders aussehen
- Groessere Dateien
Klartext-Signaturen
Vorteile:
- Universell kompatibel
- Kleine Dateigroesse
- Keine Formatierungsprobleme
Nachteile:
- Keine optische Gestaltung
- Kein Logo moeglich
Wechsel zwischen HTML und Klartext
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Signatur:
- Deaktivieren Sie "HTML" fuer Klartext
- Aktivieren Sie "HTML" fuer formatierte Signaturen
Integration mit Conversation-Modul
Die E-Mail-Signaturen werden automatisch in das Conversation-Modul integriert:
Neue E-Mail verfassen
│
▼
┌─────────────────────────────┐
│ An: kunde@example.com │
│ Betreff: Ihr Angebot │
├─────────────────────────────┤
│ │
│ Sehr geehrte Damen und │
│ Herren, │
│ │
│ [Nachrichtentext] │
│ │
│ ───────────────────────── │
│ Mit freundlichen Gruessen │
│ Max Mustermann │ ← Standard-Signatur
│ Muster GmbH │ automatisch eingefuegt
│ Tel: +49 89 12345678 │
└─────────────────────────────┘Signatur beim Verfassen wechseln
In der E-Mail-Ansicht:
- Klicken Sie auf das Signatur-Symbol (Stift-Icon)
- Waehlen Sie eine andere Signatur aus der Liste
- Die neue Signatur ersetzt die alte
Best Practices
1. Konsistente Unternehmensidentitaet
Erstellen Sie eine Vorlage fuer alle Mitarbeiter:
<p>Mit freundlichen Gruessen</p>
<p><strong>[Vorname Nachname]</strong><br>
[Position]<br>
[Firmenname]</p>
<p style="font-size: 12px;">
Tel: [Telefonnummer]<br>
E-Mail: [E-Mail-Adresse]<br>
Web: [Website]
</p>
<p style="font-size: 10px; color: #666;">
[Firmendaten fuer Impressum]
</p>2. Verschiedene Signaturen fuer verschiedene Anlaesse
| Signatur | Verwendung |
|---|---|
| Formell | Erstanschreiben, Angebote, Vertraege |
| Standard | Taegliche Geschaeftskorrespondenz |
| Kurz | Interne E-Mails, schnelle Antworten |
| Mit Disclaimer | Vertrauliche Inhalte |
3. Mobile Optimierung
Signaturen sollten auch auf Smartphones gut lesbar sein:
- Nicht zu lange Zeilen
- Groessere Schriftart (min. 12px)
- Keine komplexen Tabellen
- Telefonummern als klickbare Links:
<a href="tel:+4989123456">+49 89 123456</a>
4. Rechtliche Anforderungen
Fuer geschaeftliche E-Mails aus Deutschland sollte die Signatur enthalten:
- Firmenname und Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Geschaeftsfuehrer/Vorstand
- USt-IdNr. (bei Rechnungen erforderlich)