Unternehmenseinstellungen

Die Unternehmenseinstellungen sind zentral fuer die DSGVO-Compliance und Dokumentenerstellung. Stammdaten werden automatisch aus Microsoft 365 synchronisiert, waehrend steuerliche und datenschutzrechtliche Informationen manuell gepflegt werden.

Uebersicht

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│               UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN                     │
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│                                                             │
│  ┌─────────────────────┐    ┌─────────────────────┐        │
│  │   VON M365 (sync)   │    │   MANUELL GEPFLEGT  │        │
│  ├─────────────────────┤    ├─────────────────────┤        │
│  │ - Firmenname        │    │ - USt-IdNr.         │        │
│  │ - Strasse           │    │ - Handelsregister   │        │
│  │ - Stadt             │    │ - Rechtsform        │        │
│  │ - PLZ               │    │ - Branche           │        │
│  │ - Land              │    │ - Unternehmensgroesse│       │
│  │ - Verifiz. Domains  │    │ - Geschaeftsfuehrer │        │
│  └─────────────────────┘    │ - DSB-Kontaktdaten  │        │
│                              │ - Verantwortlicher  │        │
│                              │ - Vertreter         │        │
│                              └─────────────────────┘        │
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Felder im Detail

Von Microsoft 365 synchronisiert

Diese Felder werden aus dem Microsoft Entra Admin Center uebernommen und koennen in KlarKonform nicht bearbeitet werden:

Manuell gepflegte Felder

Diese Felder muessen Sie selbst eingeben:

Rechtsformen

KlarKonform unterstuetzt alle gaengigen deutschen Rechtsformen:

Kapitalgesellschaften (Juristische Personen)

Personengesellschaften

Einzelunternehmen

Unternehmensgroesse

Die Unternehmensgroesse hat Auswirkungen auf DSGVO-Pflichten:

DSGVO-Verantwortliche

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Der Verantwortliche ist die Stelle, die ueber Zweck und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet.

Je nach Rechtsform:

• Kapitalgesellschaft: Firmenname (z.B. "Muster GmbH")
• Personengesellschaft: Alle Gesellschafter oder Firma
• Einzelunternehmen: Inhaber persoenlich

Vertreter (Art. 27 DSGVO)

Der Vertreter wird nur bei Kapitalgesellschaften benoetigt:

Typische Positionen nach Rechtsform:

• GmbH/UG: Geschaeftsfuehrer
• AG/SE: Vorstand
• KG: Komplementaer
• e.V.: Vorstand

Datenschutzbeauftragter (Art. 37 DSGVO)

M365-Synchronisation

Ablauf

1. Klicken Sie auf "Von Microsoft 365 synchronisieren"
2. Das System ruft die aktuellen Organisationsdaten aus M365 ab
3. Die Stammdaten werden aktualisiert
4. Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt

Beibehaltene Felder

Bei der Synchronisation werden folgende manuell gepflegte Felder nicht ueberschrieben:

• USt-IdNr.
• Handelsregisternummer
• Rechtsform
• Branche
• Unternehmensgroesse
• Geschaeftsfuehrer
• Alle DSGVO-Kontakte (DSB, Verantwortlicher, Vertreter)

Verwendung in anderen Modulen

Die Unternehmensdaten fliessen in verschiedene Bereiche:

Best Practices

1. Vollstaendigkeit pruefen

• Alle M365-Daten synchronisiert
• USt-IdNr. hinterlegt
• Rechtsform ausgewaehlt
• Unternehmensgroesse aktuell
• Geschaeftsfuehrer eingetragen
• DSB-Daten (falls erforderlich)

2. Regelmaessige Aktualisierung

3. Konsistenz sicherstellen

Die Unternehmensdaten sollten in allen Systemen uebereinstimmen:

Microsoft 365 (Quelle)
       │
       ▼
  KlarKonform
       │
       ├── DSGVO-Dokumentation
       ├── Rechnungen
       ├── Vertraege
       └── Impressum Website

Eingabe-Validierung

Bei der Eingabe werden folgende Regeln angewendet: