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Einstellungen

Unternehmenseinstellungen

Firmendaten und DSGVO-Verantwortliche konfigurieren

Die Unternehmenseinstellungen sind zentral fuer die DSGVO-Compliance und Dokumentenerstellung. Stammdaten werden automatisch aus Microsoft 365 synchronisiert, waehrend steuerliche und datenschutzrechtliche Informationen manuell gepflegt werden.

Uebersicht

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│               UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN                     │
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│                                                             │
│  ┌─────────────────────┐    ┌─────────────────────┐        │
│  │   VON M365 (sync)   │    │   MANUELL GEPFLEGT  │        │
│  ├─────────────────────┤    ├─────────────────────┤        │
│  │ - Firmenname        │    │ - USt-IdNr.         │        │
│  │ - Strasse           │    │ - Handelsregister   │        │
│  │ - Stadt             │    │ - Rechtsform        │        │
│  │ - PLZ               │    │ - Branche           │        │
│  │ - Land              │    │ - Unternehmensgroesse│       │
│  │ - Verifiz. Domains  │    │ - Geschaeftsfuehrer │        │
│  └─────────────────────┘    │ - DSB-Kontaktdaten  │        │
│                              │ - Verantwortlicher  │        │
│                              │ - Vertreter         │        │
│                              └─────────────────────┘        │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Felder im Detail

Von Microsoft 365 synchronisiert

Diese Felder werden aus dem Microsoft Entra Admin Center uebernommen und koennen in KlarKonform nicht bearbeitet werden:

FeldBeschreibungM365-Quelle
FirmennameOffizieller UnternehmensnameOrganization.displayName
StrasseStrassenadresseOrganization.street
StadtOrtOrganization.city
PLZPostleitzahlOrganization.postalCode
LandLaendercode (DE, AT, CH)Organization.country
Verifizierte DomainsAlle im M365 verifizierten DomainsOrganization.verifiedDomains

Aendern im Microsoft Entra Admin Center:

  1. Oeffnen Sie entra.microsoft.com
  2. Navigieren Sie zu Identitaet > Uebersicht > Eigenschaften
  3. Bearbeiten Sie die gewuenschten Felder
  4. Synchronisieren Sie erneut in KlarKonform

Manuell gepflegte Felder

Diese Felder muessen Sie selbst eingeben:

FeldBeschreibungBeispiel
USt-IdNr.Umsatzsteuer-IdentifikationsnummerDE123456789
HandelsregisterRegisternummer und GerichtHRB 12345 AG Muenchen
RechtsformJuristische UnternehmensformGmbH
BrancheWirtschaftszweigIT-Dienstleistungen
UnternehmensgroesseAnzahl Mitarbeiter11-50 Mitarbeiter
GeschaeftsfuehrerVertretungsberechtigte PersonenMax Mustermann

Rechtsformen

KlarKonform unterstuetzt alle gaengigen deutschen Rechtsformen:

Kapitalgesellschaften (Juristische Personen)

RechtsformBezeichnungVerantwortlicher DSGVO
gmbhGmbHFirma (Gesellschaft)
ugUG (haftungsbeschraenkt)Firma (Gesellschaft)
agAGFirma (Gesellschaft)
gmbh_co_kgGmbH & Co. KGFirma (Gesellschaft)
seSE (Europaeische AG)Firma (Gesellschaft)
egeG (Genossenschaft)Firma (Gesellschaft)
eve.V. (Verein)Firma (Gesellschaft)

Personengesellschaften

RechtsformBezeichnungVerantwortlicher DSGVO
gbrGbRAlle Gesellschafter
ohgOHGAlle Gesellschafter
kgKGKomplementaer
partgPartGAlle Partner

Einzelunternehmen

RechtsformBezeichnungVerantwortlicher DSGVO
einzelunternehmenEinzelunternehmenInhaber persoenlich
eke.K.Inhaber persoenlich
freiberuflerFreiberuflerInhaber persoenlich

Wichtig fuer DSGVO: Die Rechtsform bestimmt, wer als "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO gilt und in Dokumenten wie Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutzerklaerung genannt wird.

Unternehmensgroesse

Die Unternehmensgroesse hat Auswirkungen auf DSGVO-Pflichten:

KategorieMitarbeiterzahlDSB erforderlich?
Kleinstunternehmen1-10In der Regel nein
Kleinunternehmen11-50Ab 20 MA pruefen
Mittleres Unternehmen51-250In der Regel ja
Grossunternehmen250+Ja

Datenschutzbeauftragter (DSB): In Deutschland ist ein DSB Pflicht, wenn mindestens 20 Personen regelmaessig mit automatisierter Datenverarbeitung beschaeftigt sind (§ 38 BDSG).

DSGVO-Verantwortliche

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Der Verantwortliche ist die Stelle, die ueber Zweck und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet.

FeldBeschreibungWann erforderlich
Name des VerantwortlichenName der verantwortlichen StelleImmer
E-Mail-AdresseKontakt-E-MailImmer
TelefonnummerKontakttelefonEmpfohlen

Je nach Rechtsform:

  • Kapitalgesellschaft: Firmenname (z.B. "Muster GmbH")
  • Personengesellschaft: Alle Gesellschafter oder Firma
  • Einzelunternehmen: Inhaber persoenlich

Vertreter (Art. 27 DSGVO)

Der Vertreter wird nur bei Kapitalgesellschaften benoetigt:

FeldBeschreibungWann erforderlich
Name des VertretersName der vertretenden PersonBei jur. Personen
E-Mail-AdresseKontakt-E-MailBei jur. Personen
PositionPosition (z.B. "Geschaeftsfuehrer")Bei jur. Personen

Typische Positionen nach Rechtsform:

  • GmbH/UG: Geschaeftsfuehrer
  • AG/SE: Vorstand
  • KG: Komplementaer
  • e.V.: Vorstand

Datenschutzbeauftragter (Art. 37 DSGVO)

FeldBeschreibung
Name des DSBName des Datenschutzbeauftragten
E-Mail-AdresseKontakt-E-Mail
TelefonnummerKontakttelefon
DSB erforderlichWird automatisch basierend auf Unternehmensgroesse berechnet

M365-Synchronisation

Ablauf

  1. Klicken Sie auf "Von Microsoft 365 synchronisieren"
  2. Das System ruft die aktuellen Organisationsdaten aus M365 ab
  3. Die Stammdaten werden aktualisiert
  4. Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt

Beibehaltene Felder

Bei der Synchronisation werden folgende manuell gepflegte Felder nicht ueberschrieben:

  • USt-IdNr.
  • Handelsregisternummer
  • Rechtsform
  • Branche
  • Unternehmensgroesse
  • Geschaeftsfuehrer
  • Alle DSGVO-Kontakte (DSB, Verantwortlicher, Vertreter)

Verwendung in anderen Modulen

Die Unternehmensdaten fliessen in verschiedene Bereiche:

ModulVerwendete Daten
DSGVO-VerzeichnisVerantwortlicher, DSB, Adresse
DatenschutzerklaerungFirmenname, Adresse, DSB-Kontakt
RechnungenFirmendaten, USt-IdNr., Handelsregister
E-Mail-SignaturenFirmenname, Adresse, Telefon
Vertraege (AVV)Alle Unternehmensdaten

Best Practices

1. Vollstaendigkeit pruefen

  • Alle M365-Daten synchronisiert
  • USt-IdNr. hinterlegt
  • Rechtsform ausgewaehlt
  • Unternehmensgroesse aktuell
  • Geschaeftsfuehrer eingetragen
  • DSB-Daten (falls erforderlich)

2. Regelmaessige Aktualisierung

AnlassAktion
AdressaenderungIn M365 aendern, dann synchronisieren
Neuer GeschaeftsfuehrerIn KlarKonform aktualisieren
DSB-WechselSofort aktualisieren
RechtsformwechselAlle Felder pruefen

3. Konsistenz sicherstellen

Die Unternehmensdaten sollten in allen Systemen uebereinstimmen:

Microsoft 365 (Quelle)
       │
       ▼
  KlarKonform
       │
       ├── DSGVO-Dokumentation
       ├── Rechnungen
       ├── Vertraege
       └── Impressum Website

Eingabe-Validierung

Bei der Eingabe werden folgende Regeln angewendet:

FeldAnforderung
USt-IdNr.Optional, max. 255 Zeichen
E-Mail des VerantwortlichenMuss gueltiges E-Mail-Format sein
E-Mail des DSBMuss gueltiges E-Mail-Format sein
GeschaeftsfuehrerAuswahl aus vorhandenen Benutzern

Einstellungen

Zentrale Konfiguration und Benutzereinstellungen in KlarKonform

Nummernkreise

Automatische Nummernvergabe fuer Dokumente konfigurieren

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UebersichtFelder im DetailVon Microsoft 365 synchronisiertManuell gepflegte FelderRechtsformenKapitalgesellschaften (Juristische Personen)PersonengesellschaftenEinzelunternehmenUnternehmensgroesseDSGVO-VerantwortlicheVerantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)Vertreter (Art. 27 DSGVO)Datenschutzbeauftragter (Art. 37 DSGVO)M365-SynchronisationAblaufBeibehaltene FelderVerwendung in anderen ModulenBest Practices1. Vollstaendigkeit pruefen2. Regelmaessige Aktualisierung3. Konsistenz sicherstellenEingabe-Validierung