Best Practices

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  1. RECHNUNGSDATEN VORBEREITEN                                   │
│     • Firmenname und Ansprechpartner                             │
│     • USt-IdNr. (falls vorhanden)                                │
│     • Vollstandige Adresse                                       │
│     • Rechnungs-E-Mail                                           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  2. GUTSCHEINCODE PRUFEN                                         │
│     • Haben Sie einen Gutscheincode?                             │
│     • Code griffbereit halten                                    │
│     • Gultigkeit prufen                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  3. CHECKOUT DURCHFUHREN                                         │
│     Einstellungen → Abonnement → "Upgrade auf Basic"             │
│     • Alle Felder ausfullen                                      │
│     • Gutscheincode eingeben (falls vorhanden)                   │
│     • Alle Bestatigungen anhaken                                 │
│     • "Upgrade abschliessen" klicken                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  4. BESTATIGUNG PRUFEN                                           │
│     • Erfolgsmeldung erhalten                                    │
│     • E-Mail mit Rechnung gepruft                                │
│     • Vertrag einsehbar unter Abonnement                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  + FERTIG                                                        │
│    Basic-Plan aktiv, voller Zugriff auf alle Features            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Tag 22-23:
├── E-Mail: "7 Tage bis Trial-Ende"
├── Interne Beratung: Upgrade notwendig?
└── Rechnungsdaten vorbereiten

Tag 27-28:
├── E-Mail: "3 Tage bis Trial-Ende"
├── Entscheidung treffen
└── Upgrade durchfuhren (falls ja)

Tag 30:
└── Trial endet

Rechnungs-E-Mail:
├── Nutzen Sie ein Funktionspostfach (buchhaltung@firma.de)
├── Nicht die personliche E-Mail des Admins
└── Mehrere Personen sollten Zugriff haben

Rechnungsadresse:
├── Vollstandige Firmenadresse
├── USt-IdNr. fur Vorsteuerabzug
└── Aktuell halten bei Anderungen

Empfohlene Ordnerstruktur:
KlarKonform/
├── Rechnungen/
│   ├── 2026/
│   │   ├── INV-2026-000001.pdf
│   │   ├── INV-2026-000002.pdf
│   │   └── ...
│   └── Vertrage/
│       └── Contract-2026-01-15.pdf
└── Korrespondenz/
    └── Support-Tickets/

Vor Kundigung mit aktivem Gutschein:

1. Gutschein-Details prufen:
   ├── Welcher Rabatt?
   ├── Wie lange noch gultig?
   └── Wie viel Ersparnis verbleibt?

2. Kosten berechnen:
   ├── Verbleibende Ersparnis: X EUR
   ├── Bei Reaktivierung: Voller Preis
   └── Lohnt sich Pause?

3. Alternativen abwagen:
   ├── Abonnement halten (Rabatt behalten)
   ├── Plan wechseln (falls moglich)
   └── Wirklich kundigen (Rabatt verlieren)

Empfehlung: Mindestens 2 Administratoren

Admin 1: Haupt-Administrator
├── Volle Subscription-Rechte
├── Upgrade/Kundigung
└── Rechnungsdaten-Anderung

Admin 2: Backup-Administrator
├── Volle Subscription-Rechte
├── Vertretung bei Abwesenheit
└── Notfall-Zugang

Teamgrosse:
├── <= 10 Personen ──────> Trial/Basic
├── <= 25 Personen ──────> Basic
└── > 25 Personen  ──────> Max

Funktionsbedarf:
├── Basis-Compliance ────> Trial/Basic
├── + CRM-Modul ─────────> Basic
├── + WhatsApp ──────────> Max
└── + Buchhaltung ───────> Max

Backup-Anforderungen:
├── <= 3 Konfigurationen ──> Trial
├── <= 10 Konfigurationen ─> Basic
└── > 10 Konfigurationen ──> Max

Start (0-12 Monate):
├── Trial -> Basic
├── Team bis 25 Personen
└── Grundlegende Compliance

Wachstum (12-24 Monate):
├── Basic -> Max (bei Bedarf)
├── Mehr Benutzer
└── Erweiterte Features

Etabliert (24+ Monate):
├── Max-Plan
├── Alle Module genutzt
└── Prioritats-Support

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│               SUSPENDIERUNG VERMEIDEN                           │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  Trial-Phase:                                                   │
│  ├── Upgrade-Entscheidung an Tag 20                            │
│  ├── Rechnungsdaten an Tag 25 vorbereiten                      │
│  └── Upgrade an Tag 28 durchfuhren                             │
│                                                                 │
│  Bezahlter Plan:                                                │
│  ├── Rechnungs-E-Mail uberwachen                               │
│  ├── Rechnungen fristgerecht bezahlen                          │
│  └── Bei Zahlungsproblemen: Support kontaktieren               │
│                                                                 │
│  Bei Problemen:                                                 │
│  ├── Nicht ignorieren!                                         │
│  ├── Sofort Support kontaktieren                               │
│  └── Losungen finden (Zahlungsaufschub, etc.)                  │
│                                                                 │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘