Artikelverwaltung

Die Artikelverwaltung bildet das Herzstuck Ihrer Rechnungsstellung. Hier pflegen Sie Ihren Katalog aus Produkten und Dienstleistungen mit Preisen, Einheiten und Steuersatzen.

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Die Artikelubersicht zeigt alle Artikel mit:

Artikelnummer
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Einheit
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Pflichtfelder

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Neuer Artikel                                               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Artikelnummer *  [ ART-001                            ]    │
│                   Wird automatisch generiert oder manuell    │
│                                                              │
│  Name *           [ Beratungsleistung                  ]    │
│                   Erscheint auf Rechnungen                   │
│                                                              │
│  Beschreibung     ┌──────────────────────────────────────┐  │
│                   │ Professionelle IT-Beratung durch    │  │
│                   │ zertifizierte Experten              │  │
│                   └──────────────────────────────────────┘  │
│                   Optional, fur Details auf Dokumenten       │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Preisangaben

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Preisgestaltung                                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Preiseingabe:    ● Netto    ○ Brutto                       │
│                                                              │
│  Nettopreis *     [ 100,00            ] EUR                 │
│                                                              │
│  MwSt-Satz *      [ 19% - Regelsteuersatz         ▼ ]       │
│                                                              │
│  Bruttopreis      [ 119,00            ] EUR                 │
│                   (automatisch berechnet)                    │
│                                                              │
│  Einheit *        [ Stunde                        ▼ ]       │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Optionale Felder

Feld	Beschreibung	Beispiel
Kategorie	Gruppierung fur Filter	"Beratung"
Artikeltyp	Produkt oder Dienstleistung	Dienstleistung
Aktiv	Artikel in Auswahl anzeigen	Ja/Nein

Einheiten

Verfugbare Standard-Einheiten

Einheit	Kurzel	Beschreibung
Stuck	Stk	Einzelne Gegenstande
Stunde	Std, h	Zeitbasierte Abrechnung
Tag	Tg	Tagesbasierte Abrechnung
Kilogramm	kg	Gewichtsbasiert
Liter	l	Volumenbasiert (Flussigkeit)
Meter	m	Langenbasiert
Quadratmeter	m2	Flachenbasiert
Kubikmeter	m3	Volumenbasiert (fest)
Pauschal	Psch	Pauschalpreis

Eigene Einheiten erstellen

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Neue Einheit                                                │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Name *           [ Monat                              ]    │
│  Kurzel *         [ Mon                                ]    │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Speichern ]                     │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

MwSt-Satze

Deutsche Standard-Steuersatze

Satz	Bezeichnung	Anwendung
19%	Regelsteuersatz	Standard fur Waren und Dienstleistungen
7%	Ermassigter Satz	Lebensmittel, Bucher, Zeitungen
0%	Steuerfrei	Innergemeinschaftliche Lieferungen, Exporte

Steuerberechnung

                    Nettopreis             100,00 EUR

                    + MwSt. 19%             19,00 EUR
                    ────────────────────────────────
                    = Bruttopreis          119,00 EUR


Oder umgekehrt:     Bruttopreis            119,00 EUR

                    / 1,19
                    ────────────────────────────────
                    = Nettopreis           100,00 EUR

                    Differenz = MwSt.       19,00 EUR

Artikel ohne MwSt. (Kleinunternehmer)

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) nutzen:

Wahlen Sie 0% MwSt-Satz
Fugen Sie den Hinweis hinzu: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemaß §19 UStG"

Artikel-Snapshots

Was ist ein Artikel-Snapshot?

Bei der Erstellung einer Rechnung wird der aktuelle Artikelstand "eingefroren":

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Artikelkatalog              Rechnung INV-2025-0001         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Beratung                    Rechnungsposition 1             │
│  100,00 EUR ──────────────▶  ┌────────────────────────────┐ │
│                              │ Snapshot vom 02.02.2025    │ │
│  (Aktueller Preis:           │                            │ │
│   seit 01.03.2025:           │ Name: Beratung             │ │
│   120,00 EUR)                │ Preis: 100,00 EUR          │ │
│                              │ MwSt: 19%                  │ │
│                              │ Einheit: Stunde            │ │
│                              └────────────────────────────┘ │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Vorteile von Snapshots

Unveranderlichkeit: Rechnungen bleiben korrekt, auch wenn Preise andern
Nachvollziehbarkeit: Historische Preise sind dokumentiert
GoBD-Konformitat: Keine nachtragliche Manipulation moglich

Artikelkategorien

Kategorien verwenden

Kategorien helfen bei der Organisation großer Artikelkataloge:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Artikelkatalog nach Kategorien                              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  ▼ Beratung (5 Artikel)                                      │
│    ├── ART-001  IT-Beratung          100,00 EUR/Std         │
│    ├── ART-002  Prozessberatung       90,00 EUR/Std         │
│    └── ART-003  Strategieberatung    150,00 EUR/Std         │
│                                                              │
│  ▼ Entwicklung (8 Artikel)                                   │
│    ├── ART-010  Programmierung        80,00 EUR/Std         │
│    ├── ART-011  Code-Review           70,00 EUR/Std         │
│    └── ART-012  Architektur          120,00 EUR/Std         │
│                                                              │
│  ▼ Lizenzen (3 Artikel)                                      │
│    ├── ART-020  Software-Lizenz      500,00 EUR/Stk         │
│    └── ART-021  Wartungsvertrag      100,00 EUR/Mon         │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Kategorien verwalten

Unter Einstellungen → Buchhaltung → Artikelkategorien:

Neue Kategorien anlegen
Kategorien umbenennen
Kategorien zusammenfuhren
Leere Kategorien loschen

Artikel importieren

CSV-Import

Fur den Massenimport von Artikeln:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Artikel importieren                                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Datei:  [ artikel_import.csv              ] [ Wahlen... ]  │
│                                                              │
│  CSV-Format:                                                 │
│  ────────────                                                │
│  article_number;name;description;net_price;vat_rate;unit    │
│  ART-001;Beratung;IT-Beratung;100.00;19;Stunde              │
│  ART-002;Schulung;Anwenderschulung;800.00;19;Tag            │
│                                                              │
│  Optionen:                                                   │
│  [x] Erste Zeile enthalt Kopfzeilen                          │
│  [ ] Bestehende Artikel aktualisieren                        │
│  [x] Fehlende Pflichtfelder mit Standardwerten fullen        │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Importieren ]                   │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

CSV-Spalten

Spalte	Pflicht	Beschreibung
`article_number`	Ja	Eindeutige Artikelnummer
`name`	Ja	Artikelname
`description`	Nein	Beschreibungstext
`net_price`	Ja	Nettopreis (Dezimalpunkt)
`vat_rate`	Ja	MwSt-Satz (0, 7, oder 19)
`unit`	Ja	Einheit (piece, hour, day, etc.)
`category`	Nein	Kategoriename
`is_service`	Nein	true/false
`is_active`	Nein	true/false

Artikel exportieren

Export-Optionen

Format	Verwendung
CSV	Import in andere Systeme, Excel
PDF	Preisliste fur Kunden

Export durchfuhren

Artikel → Export
Format wahlen
Filter anwenden (optional)
Exportieren

Artikel deaktivieren vs. loschen

Unterschiede

Aktion	Auswirkung	Wiederherstellung
Deaktivieren	Nicht mehr in Auswahl, aber in Historie	Jederzeit reaktivieren
Loschen	Vollstandig entfernt (Soft-Delete)	Nur durch Administrator

Empfehlung

Deaktivieren Sie Artikel anstatt sie zu loschen:

Historische Rechnungen behalten die Referenz
Artikel kann reaktiviert werden
Artikelnummer bleibt reserviert

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Artikel deaktivieren                                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Artikel: ART-001 - Beratungsleistung                        │
│                                                              │
│  ! Dieser Artikel wird nicht mehr zur Auswahl angeboten.     │
│    Bestehende Rechnungen sind nicht betroffen.               │
│                                                              │
│  Grund der Deaktivierung:                                    │
│  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐   │
│  │ Leistung wird nicht mehr angeboten                   │   │
│  └──────────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Deaktivieren ]                  │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Preisaktualisierung

Einzelne Preisanderung

Artikel offnen
Preis andern
Speichern

Hinweis: Bestehende Rechnungen bleiben unberuhrt (Snapshot-Prinzip).

Massenaktualisierung

Fur Preiserhohungen uber mehrere Artikel:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Massenpreisaktualisierung                                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Kategorie:       [ Beratung                       ▼ ]      │
│                                                              │
│  Anpassung:       ● Prozentual    ○ Absolut                 │
│                                                              │
│  Anderung:        [ +5 ] %                                   │
│                                                              │
│  Vorschau:                                                   │
│  ─────────                                                   │
│  ART-001  Beratung        100,00 EUR  →  105,00 EUR         │
│  ART-002  Prozessberatung  90,00 EUR  →   94,50 EUR         │
│  ART-003  Strategieberatung 150,00 EUR → 157,50 EUR         │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Preise aktualisieren ]          │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Artikelsuche in Dokumenten

Schnellsuche

Bei der Erstellung von Rechnungen/Angeboten:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Artikel hinzufugen                                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  [ Berat                                               ]    │
│                                                              │
│  Suchergebnisse:                                             │
│  ───────────────                                             │
│  ART-001  Beratungsleistung         100,00 EUR/Std    [+]   │
│  ART-002  Prozessberatung            90,00 EUR/Std    [+]   │
│  ART-003  Strategieberatung         150,00 EUR/Std    [+]   │
│                                                              │
│  [ Als Freitext-Position hinzufugen ]                        │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Suchverhalten

Die Suche durchsucht:

Artikelnummer
Artikelname
Beschreibung

Tipps und Hinweise

Tipp: Verwenden Sie aussagekraftige Artikelnummern. Statt "001" besser "BER-001" fur Beratung oder "LIZ-001" fur Lizenzen.

Tipp: Legen Sie Artikel mit typischen Beschreibungstexten an. Diese konnen bei der Rechnungserstellung ubernommen oder angepasst werden.

Wichtig: Prufen Sie nach einem CSV-Import alle Artikel auf korrekte MwSt-Satze und Einheiten.

Achtung: Andern Sie niemals Artikelnummern nach der ersten Verwendung in einer Rechnung. Erstellen Sie stattdessen einen neuen Artikel.

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