Best Practices

Diese Seite fasst bewahrte Vorgehensweisen fur die Arbeit mit dem Buchhaltungs-Modul zusammen.

Schnellstart: Rechnung erstellen

Der effizienteste Weg, eine neue Rechnung zu erstellen:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  1. KUNDE WAHLEN                                             │
│     Buchhaltung → Rechnungen → "Neue Rechnung"               │
│     └── Bestehenden Kunden suchen oder neuen anlegen         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  2. POSITIONEN HINZUFUGEN                                    │
│     • Artikel aus Katalog wahlen                             │
│     • Menge anpassen                                         │
│     • Optional: Beschreibung erganzen                        │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  3. DATEN PRUFEN                                             │
│     • Rechnungsdatum korrekt?                                │
│     • Leistungszeitraum angegeben?                           │
│     • Zahlungsziel passend?                                  │
│     • Summen plausibel?                                      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  4. PDF VORSCHAU                                             │
│     • Layout kontrollieren                                   │
│     • Texte auf Fehler prufen                                │
│     • Logo und Firmendaten korrekt?                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  5. FINALISIEREN & VERSENDEN                                 │
│     • Finalisieren klicken                                   │
│     • Per E-Mail an Kunden senden                            │
│     • Zahlungseingang uberwachen                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  ✓ FERTIG                                                    │
│    Rechnung ist erstellt, finalisiert und versendet          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Checkliste pro Rechnung

Schritt	Prufpunkt	OK
Kunde	Adresse aktuell?	[ ]
Kunde	Ansprechpartner korrekt?	[ ]
Positionen	Alle Leistungen erfasst?	[ ]
Positionen	Preise aktuell?	[ ]
Positionen	MwSt-Satze korrekt?	[ ]
Daten	Leistungszeitraum angegeben?	[ ]
Daten	Zahlungsziel angemessen?	[ ]
PDF	Vorschau gepruft?	[ ]

Ersteinrichtung

Tag 1: Grundlagen schaffen

Firmendaten einrichten
Einstellungen → Unternehmen → Rechnungsdaten └── Firmenname, Adresse, Logo └── Steuernummer / USt-IdNr. └── Bankverbindung
Nummernkreise konfigurieren
Einstellungen → Buchhaltung → Nummernkreise └── Rechnungen: INV-YYYY-NNNN └── Angebote: QTE-YYYY-NNNN └── Gutschriften: CRN-YYYY-NNNN
Zahlungsbedingungen festlegen
Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungsbedingungen └── Standard: 14 Tage netto └── Alternative: 30 Tage netto

Woche 1: Artikelkatalog aufbauen

Tag	Aufgabe
1-2	Hauptprodukte/-dienstleistungen anlegen
3-4	Preise und MwSt-Satze prufen
5	Kategorien organisieren

Monat 1: Prozesse etablieren

Artikelkatalog

Namenskonvention

Verwenden Sie einheitliche Artikelnummern:

Prafix:     Kategorie
────────────────────
BER-        Beratung
ENT-        Entwicklung
SCH-        Schulung
LIZ-        Lizenzen
WAR-        Wartung
HW-         Hardware

Beispiele:

BER-001     IT-Beratung (Stundensatz)
BER-002     Strategieberatung (Stundensatz)
ENT-001     Softwareentwicklung (Stundensatz)
ENT-002     Code-Review (Stundensatz)
SCH-001     Anwenderschulung (Tagessatz)
LIZ-001     Software-Lizenz (jahrlich)

Preisgestaltung

Leistungstyp	Empfehlung
Beratung	Stundensatz, ggf. mit Tagespauschale
Entwicklung	Stundensatz oder Festpreis
Schulung	Tagessatz pro Teilnehmer oder pauschal
Lizenzen	Jahrlicher oder monatlicher Betrag
Support	Monatspauschale oder Stundenkontingent

Beschreibungstexte

Legen Sie aussagekraftige Beschreibungen an:

Minimal:

Name: IT-Beratung
Beschreibung: (leer)

Optimal:

Name: IT-Beratung
Beschreibung: Professionelle Beratung durch zertifizierte
              IT-Experten. Inklusive Dokumentation der
              Ergebnisse und Handlungsempfehlungen.

Rechnungsworkflow

Tagliche Aufgaben

Aufgabe	Wann	Wer
Neue Rechnungen erstellen	Nach Leistungserbringung	Bearbeiter
Entwurfe finalisieren	Tagesende	Administrator
E-Mails prufen (Antworten)	Morgens	Bearbeiter

Wochentliche Aufgaben

Aufgabe	Wann	Wer
Offene Posten prufen	Montags	Administrator
Uberfällige Rechnungen mahnen	Mittwochs	Administrator
Zahlungseingange verbuchen	Freitags	Buchhaltung

Monatliche Aufgaben

Aufgabe	Wann	Wer
Umsatzbericht erstellen	Monatsanfang	Administrator
Artikelpreise prufen	Quartalsweise	Administrator
Offene Angebote nachfassen	Laufend	Vertrieb

Angebotsmanagement

Angebotsprozess

Anfrage erhalten
        │
        ▼
┌─────────────────┐
│ Angebot erstellen │
│ (max. 1 Tag)       │
└────────┬────────┘
        │
        ▼
┌─────────────────┐
│ Intern freigeben │
│ (bei > 5.000 EUR) │
└────────┬────────┘
        │
        ▼
┌─────────────────┐
│ An Kunden senden │
│ (mit Gultigk.)    │
└────────┬────────┘
        │
        ▼
    ┌───┴───┐
    │       │
  +3 Tage  +7 Tage
    │       │
    ▼       ▼
Nachfassen  Nachfassen
 (E-Mail)   (Telefon)

Nachverfolgung

Tage nach Versand	Aktion
+3	E-Mail: "Haben Sie Fragen zum Angebot?"
+7	Telefonat: Interesse klaren
+14	Entscheidung erfragen
Ablauf	Verlangerung anbieten oder abschließen

Von Angebot zu Rechnung

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Angebot angenommen                                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Projekt-Check:                                              │
│  ────────────────                                            │
│  [x] Auftragsbestatigung erhalten?                           │
│  [x] Leistung erbracht/geliefert?                            │
│  [x] Abnahme durch Kunden erfolgt?                           │
│                                                              │
│  Dann: Angebot → "In Rechnung umwandeln"                     │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Mahnwesen

Mahnstrategie

Fälligkeitsdatum erreicht
           │
           ▼
    ┌──────┴──────┐
    │   +7 Tage   │
    │   Erinnerung│
    └──────┬──────┘
           │
           ▼
    ┌──────┴──────┐
    │   +14 Tage  │
    │  1. Mahnung │
    │  (Gebuhr: 0)│
    └──────┬──────┘
           │
           ▼
    ┌──────┴──────┐
    │   +28 Tage  │
    │  2. Mahnung │
    │ (Gebuhr: 5€)│
    └──────┬──────┘
           │
           ▼
    ┌──────┴──────┐
    │   +42 Tage  │
    │  3. Mahnung │
    │(mit Anwalt) │
    └──────┬──────┘
           │
           ▼
    ┌──────┴──────┐
    │   +56 Tage  │
    │   Inkasso   │
    └─────────────┘

Mahntexte

Zahlungserinnerung (freundlich):

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung {invoice_number} vom {invoice_date} uber
{total_gross} EUR war am {due_date} zur Zahlung fallig.

Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten
Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grußen

2. Mahnung (bestimmt):

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz unserer Erinnerung vom {reminder_date} ist der
Rechnungsbetrag von {total_gross} EUR noch nicht eingegangen.

Wir bitten Sie, die Zahlung innerhalb von 7 Tagen vorzunehmen.

Bei Zahlungsschwierigkeiten nehmen Sie bitte Kontakt mit
uns auf.

Mit freundlichen Grußen

Dokumentation

Was dokumentieren?

Element	Aufbewahrung	Grund
Rechnungen	10 Jahre	AO §147
Angebote	6 Jahre	HGB §257
Korrespondenz	6 Jahre	Nachweis
Zahlungsbelege	10 Jahre	Buchungsbelege

Ordnerstruktur (Export)

Buchhaltung/
├── 2025/
│   ├── Rechnungen/
│   │   ├── 01-Januar/
│   │   │   ├── INV-2025-0001.pdf
│   │   │   └── INV-2025-0002.pdf
│   │   └── 02-Februar/
│   │       └── INV-2025-0003.pdf
│   ├── Angebote/
│   │   └── QTE-2025-0001.pdf
│   └── Gutschriften/
│       └── CRN-2025-0001.pdf
└── Auswertungen/
    └── Umsatzbericht-2025-01.pdf

Qualitätssicherung

4-Augen-Prinzip

Fur wichtige Rechnungen:

┌─────────────────┐     ┌─────────────────┐
│   Ersteller     │────▶│   Freigeber     │
│   (Bearbeiter)  │     │   (Admin)       │
└─────────────────┘     └─────────────────┘
        │                       │
        ▼                       ▼
   Entwurf erstellen      Prufen + Finalisieren

Prufpunkte vor Freigabe

Integration mit DSGVO

Loschkonzept

Buchhaltungsbelege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:

Dokumenttyp	Loschfrist	Ausloser
Rechnungen	10 Jahre	Ende Geschaftsjahr
Angebote	6 Jahre	Ende Geschaftsjahr
Kundendaten	Nach letzter Rechnung	+10 Jahre

Auskunftsrecht

Bei Anfragen nach Art. 15 DSGVO:

Rechnungen an den Betroffenen exportieren
Personenbezogene Daten zusammenstellen
Frist: 1 Monat

Kennzahlen (KPIs)

Empfohlene Metriken

KPI	Ziel	Messung
DSO (Days Sales Outstanding)	< 30 Tage	Monatlich
Offene-Posten-Quote	< 10%	Wochentlich
Stornoquote	< 2%	Monatlich
Mahnquote	< 5%	Monatlich
Angebots-Conversion	> 30%	Monatlich

Dashboard-Ubersicht

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                   BUCHHALTUNGS-COCKPIT                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Dieser Monat:        Offene Posten:      Uberfällig:       │
│  ─────────────        ─────────────       ──────────        │
│  15 Rechnungen        8 Rechnungen        2 Rechnungen      │
│  25.400,00 EUR        12.500,00 EUR       2.100,00 EUR      │
│                                                              │
│  Angebote:            Umgewandelt:        Abgelehnt:        │
│  ─────────            ────────────        ──────────        │
│  12 erstellt          4 (33%)             2 (17%)           │
│  45.000,00 EUR        18.000,00 EUR       8.000,00 EUR      │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Checkliste: Compliance

GoBD-Konformitat

Unveranderliche Rechnungen nach Finalisierung
Fortlaufende Nummerierung
Protokollierung aller Anderungen
Ordnungsgemaße Archivierung
Keine Lucken in Belegnummern

Steuerrechtliche Anforderungen

Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG)
Aufbewahrung 10 Jahre (AO §147)
MwSt-Ausweis nach Satzen
Steuernummer/USt-IdNr. auf Dokumenten

Jahrliche Prufung

Bereich	Prufung	OK
Firmendaten	Adresse, Logo aktuell?	[ ]
Steuerdaten	Steuernummer gultig?	[ ]
Bankdaten	IBAN korrekt?	[ ]
Preise	Alle Artikel gepruft?	[ ]
Vorlagen	E-Mail-Texte aktuell?	[ ]

Best Practices

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