Typische Fehler vermeiden
Haufige Fehler im Buchhaltungs-Modul und wie Sie diese vermeiden
Diese Seite beschreibt haufige Fehler bei der Rechnungsstellung und wie Sie diese vermeiden.
Rechnungserstellung
Fehler 1: Leistungsdatum fehlt oder ist falsch
Problem: Das Leistungsdatum entspricht nicht dem tatsachlichen Leistungszeitraum.
Falsch:
Richtig:
Steuerrechtlich relevant: Das Leistungsdatum bestimmt, wann die Umsatzsteuer entsteht!
Fehler 2: Falsche oder fehlende Steuernummer
Problem: Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt auf der Rechnung.
Prufpunkte:
- Steuernummer ODER USt-IdNr. angegeben?
- Nummer aktuell und korrekt?
- Bei USt-IdNr.: Format DE123456789?
Losung:
- Einstellungen → Unternehmen → Steuerdaten
- Steuernummer und/oder USt-IdNr. eintragen
- Bei Anderungen: Alle offenen Entwurfe prufen
Fehler 3: Rechnungsnummer manuell andern
Problem: Manuelle Anderung der Rechnungsnummer fuhrt zu Lucken oder Duplikaten.
Falsch:
Richtig:
Niemals: Rechnungsnummern manuell andern, uberspringen oder wiederverwenden!
Fehler 4: Entwurf direkt versenden
Problem: Rechnung wird versendet, obwohl sie noch nicht finalisiert ist.
Workflow:
Risiko: Nicht finalisierte Rechnungen konnen noch geandert werden und sind nicht GoBD-konform.
Fehler 5: Stornieren statt korrigieren vor Finalisierung
Problem: Entwurf wird storniert, obwohl er einfach bearbeitet werden konnte.
Falsch:
Richtig:
Merke: Entwurfe konnen frei bearbeitet werden. Erst nach Finalisierung ist eine Stornierung notig.
Artikelverwaltung
Fehler 6: Preise mit MwSt verwechseln
Problem: Nettopreis wird als Bruttopreis eingegeben oder umgekehrt.
Falsch:
Richtig:
Losung: Immer prufen, ob "Nettopreis" oder "Bruttopreis" ausgewahlt ist!
Fehler 7: Artikel andern statt neuen erstellen
Problem: Bestehender Artikel wird geandert, obwohl ein neuer Artikel notig ware.
Falsch:
Richtig fur Preisanderungen:
Richtig fur andere Produkte:
Fehler 8: Falschen MwSt-Satz wahlen
Problem: 19% statt 7% oder umgekehrt.
| Kategorie | Korrekter Satz |
|---|---|
| Allgemeine Dienstleistungen | 19% |
| IT-Beratung | 19% |
| Lebensmittel | 7% |
| Bucher, E-Books | 7% |
| Restaurant (vor Ort) | 19% |
| Restaurant (zum Mitnehmen) | 7% |
Im Zweifel: Fragen Sie Ihren Steuerberater vor der Artikelanlage!
Fehler 9: Einheit nicht passend zur Leistung
Problem: Einheit passt nicht zur Art der Berechnung.
Falsch:
Richtig:
Angebotsverwaltung
Fehler 10: Zu lange Gultigkeit
Problem: Angebote sind zu lange gultig, Preise stimmen nicht mehr.
Falsch:
Richtig:
Risiken langer Gultigkeit:
- Preisanderungen bei Lieferanten
- Ressourcenverfugbarkeit
- Marktveranderungen
Fehler 11: Angebot nicht in Rechnung umwandeln
Problem: Angebot wird angenommen, aber manuelle Rechnung erstellt.
Falsch:
Richtig:
Vorteile der Umwandlung:
- Referenz zum Angebot in der Rechnung
- Keine Tippfehler
- Nachvollziehbarer Workflow
Fehler 12: Abgelaufene Angebote nicht nachverfolgen
Problem: Abgelaufene Angebote werden ignoriert statt nachgefasst.
Losung: Regelmaßig uberfällige Angebote prufen:
Stornierung und Gutschrift
Fehler 13: Storno ohne Grund dokumentieren
Problem: Stornierung ohne nachvollziehbare Begrundung.
Falsch:
Richtig:
Warum wichtig:
- Prufer fragen nach Grunden
- Interne Nachvollziehbarkeit
- Kundenruckfragen
Fehler 14: Bezahlte Rechnung stornieren
Problem: Bereits bezahlte Rechnung soll storniert werden.
Losung:
- Neue Gutschrift erstellen
- Ruckzahlung an Kunden veranlassen
- Beide Dokumente im System belassen
Achtung: Bezahlte Rechnungen konnen nur mit Sonderrechten storniert werden und erfordern eine Ruckerstattung!
Versand und PDF
Fehler 15: Falsche E-Mail-Adresse
Problem: Rechnung geht an falsche Adresse.
Prufpunkte vor Versand:
- E-Mail-Adresse des Kunden aktuell?
- Richtige Ansprechperson gewahlt?
- CC an Buchhaltung, wenn gewunscht?
Fehler 16: Rechnung ohne Anhang versenden
Problem: E-Mail wird versendet, PDF nicht angehangt.
Checkliste:
- PDF-Anhang im E-Mail-Dialog sichtbar?
- Dateigroße angezeigt?
- Vor Versand Vorschau prufen?
Organisatorische Fehler
Fehler 17: Keine regelmaßige Prufung offener Rechnungen
Problem: Uberfällige Rechnungen werden nicht bemerkt.
Losung: Wochentliche Prufung:
Fehler 18: Keine Backup-Exporte
Problem: Vertrauen nur auf das System, keine eigenen Sicherungen.
Empfehlung:
- Monatlicher CSV-Export aller Rechnungen
- PDF-Archiv auf eigenem Speicher
- Quartalsweise Vollexport
Fehler 19: Artikelpreise nicht aktualisieren
Problem: Artikelpreise sind veraltet, Margen sinken.
Prufzyklus:
| Artikeltyp | Prufungsintervall |
|---|---|
| Dienstleistungen | Jahrlich |
| Software-Lizenzen | Bei Lieferantenupdates |
| Physische Waren | Quartalsweise |
Fehler 20: Keine Zahlungserinnerung
Problem: Kunden zahlen nicht, keine Reaktion.
Mahnprozess:
Checkliste: Fehler vermeiden
Vor der Rechnungserstellung
- Kundendaten aktuell?
- Richtige Steuernummer hinterlegt?
- Artikelpreise aktuell?
- Leistungszeitraum klar?
Bei der Erstellung
- Alle Positionen vollstandig?
- MwSt-Satze korrekt?
- Summen plausibel?
- Leistungsdatum korrekt?
Vor dem Finalisieren
- PDF-Vorschau gepruft?
- Kundenadresse korrekt?
- Zahlungsbedingungen angemessen?
- Referenzen (Angebot, Bestellung) vorhanden?
Nach dem Versand
- E-Mail zugestellt?
- Zahlungseingang uberwachen
- Bei Fälligkeit: Erinnerung senden
- Zahlungseingang verbuchen
Fehlerbehebung
Wenn doch ein Fehler passiert ist
| Situation | Losung |
|---|---|
| Entwurf fehlerhaft | Korrigieren |
| Finalisiert, nicht versendet | Stornieren, neu erstellen |
| Versendet, Kunde hat nicht reagiert | Stornieren, korrigiert neu versenden |
| Versendet, Kunde hat bezahlt | Gutschrift, Ruckzahlung, Neuausstellung |
Kommunikation mit dem Kunden
Bei Fehlern in bereits versendeten Rechnungen:
- Kunden umgehend informieren
- Erklarung fur den Fehler
- Gutschrift zusenden
- Korrigierte Rechnung zusenden
- Ggf. Kulanzregelung anbieten