Rechnungen

Die Rechnungsverwaltung in KlarKonform ermoglicht die professionelle Erstellung, Verwaltung und den Versand von Rechnungen. Mit Unterstutzung fur deutsche Steuervorschriften, ZugFeRD-Format und automatischer PDF-Generierung.

Ubersicht

Listenansicht

Die Rechnungsubersicht zeigt alle erstellten Rechnungen mit:

Rechnungsnummer
Kunde
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Betrag (Brutto)
Status

Filter-Optionen:

Filter	Beschreibung
Status	Entwurf, Versendet, Bezahlt, Uberfällig, Storniert
Kunde	Filterung nach Kundennamen
Zeitraum	Von-Bis Datumsfilter
Typ	Rechnung, Stornierung

Schnellaktionen

Aktion	Beschreibung
Neue Rechnung	Leere Rechnung erstellen
Aus Angebot	Angebot in Rechnung umwandeln
Duplizieren	Bestehende Rechnung kopieren

Neue Rechnung erstellen

Schritt 1: Kunde wahlen

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Kunde auswählen                                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  [ Suche nach Kundenname oder Kundennummer... ]             │
│                                                              │
│  Muster GmbH                    Kunde seit: 15.03.2024      │
│  Musterstraße 123               Offene Rechnungen: 2        │
│  12345 Musterstadt              Umsatz: 15.420,00 EUR       │
│                                                              │
│  [ Neuen Kunden anlegen ]                                    │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Schritt 2: Rechnungsdaten

Feld	Beschreibung	Pflicht
Rechnungsnummer	Automatisch generiert	Ja
Rechnungsdatum	Standard: heute	Ja
Fälligkeitsdatum	Berechnet aus Zahlungsziel	Ja
Leistungszeitraum	Datum der Leistungserbringung	Ja
Wahrung	Standard: EUR	Ja
Zahlungsbedingungen	Zahlungsziel in Tagen	Nein
Notizen	Interne Bemerkungen	Nein

Schritt 3: Positionen hinzufugen

Es gibt zwei Arten von Positionen:

Artikel-Position

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Position aus Artikelkatalog                                 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Artikel:     [ Beratung (ART-001)                    ▼ ]   │
│                                                              │
│  Menge:       [ 10    ]    Einheit: Stunden                 │
│  Einzelpreis: 100,00 EUR (netto)                            │
│  MwSt-Satz:   19%                                            │
│                                                              │
│  Positionssumme: 1.000,00 EUR (netto)                       │
│                  1.190,00 EUR (brutto)                      │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Freitext-Position

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Freitext-Position                                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Bezeichnung: [ Sonderleistung Projektmanagement        ]   │
│  Beschreibung: [ Koordination und Abstimmung im         ]   │
│                [ Dezember 2024                          ]   │
│                                                              │
│  Menge:       [ 1     ]    Einheit: [ Pauschal      ▼ ]    │
│  Einzelpreis: [ 500,00 ] EUR                                │
│  MwSt-Satz:   [ 19%                               ▼ ]       │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Schritt 4: Prufen und Speichern

Die Zusammenfassung zeigt:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    RECHNUNGSVORSCHAU                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  An:           Muster GmbH                                   │
│                Musterstraße 123                              │
│                12345 Musterstadt                             │
│                                                              │
│  Rechnungs-Nr: INV-2025-0001                                 │
│  Datum:        02.02.2025                                    │
│  Fällig:       02.03.2025                                    │
│                                                              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Pos  Bezeichnung              Menge    Preis      Summe    │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  1    Beratung                 10 Std   100,00   1.000,00   │
│  2    Software-Lizenz           5 Stk    50,00     250,00   │
│  3    Sonderleistung            1 Psch  500,00     500,00   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                          Zwischensumme (netto): 1.750,00    │
│                          + MwSt. 19%:             332,50    │
│                          ─────────────────────────────────  │
│                          Gesamtbetrag:          2.082,50    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

      [ Als Entwurf speichern ]    [ Finalisieren ]

Rechnungsstatus

Status-Workflow

┌────────────┐    Finalisieren    ┌────────────┐
│   ENTWURF  │───────────────────▶│  VERSENDET │
└────────────┘                    └─────┬──────┘
      │                                 │
      │ Loschen                         ├────────────────┐
      ▼                                 │                │
    [Ende]                              ▼                ▼
                             ┌────────────────┐   ┌────────────┐
                             │   UBERFÄLLIG   │   │  STORNIERT │
                             └───────┬────────┘   └────────────┘
                                     │
                                     │ Zahlung
                                     ▼
                              ┌────────────┐
                              │   BEZAHLT  │
                              └────────────┘

Status-Details

Status	Bearbeitung	Stornierung	Versand	Loschung
Entwurf	Ja	N/A	Nein	Ja
Versendet	Nein*	Ja	Ja	Nein
Bezahlt	Nein	Nein**	N/A	Nein
Uberfällig	Nein	Ja	Ja	Nein
Storniert	Nein	N/A	N/A	Nein

*Administratoren konnen auch finalisierte Rechnungen bearbeiten **Bezahlte Rechnungen konnen nicht storniert werden (ohne Sonderrechte)

PDF-Generierung

PDF-Inhalt

Das generierte PDF enthält:

Kopfbereich
- Ihr Firmenlogo
- Ihre Firmenadresse
- Rechnungsadresse des Kunden
Rechnungsdetails
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Kundennummer
- Ihre Steuernummer/USt-IdNr.
Positionstabelle
- Positionsnummer
- Beschreibung
- Menge und Einheit
- Einzelpreis
- MwSt-Satz
- Gesamtpreis
Summenblock
- Netto-Zwischensumme
- MwSt nach Satzen aufgeschlusselt
- Brutto-Gesamtbetrag
Fußbereich
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Kontaktdaten

PDF-Aktionen

Aktion	Beschreibung
Herunterladen	PDF auf lokalem Gerat speichern
Drucken	Direkt an Drucker senden
Per E-Mail	An Kunden versenden

ZugFeRD / E-Rechnung

Was ist ZugFeRD?

ZugFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard fur elektronische Rechnungen:

PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
Maschinenlesbar und menschenlesbar
Voraussetzung fur Rechnungen an offentliche Auftraggeber (B2G)

Unterstutzung in KlarKonform

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     ZugFeRD-Rechnung                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  ┌──────────────────────┐                                    │
│  │      PDF/A-3         │◄── Sichtbare Rechnung             │
│  │                      │                                    │
│  │  ┌────────────────┐  │                                    │
│  │  │  ZugFeRD-XML   │◄─┼── Eingebettete Strukturdaten      │
│  │  │  (factur-x)    │  │                                    │
│  │  └────────────────┘  │                                    │
│  │                      │                                    │
│  └──────────────────────┘                                    │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

ZugFeRD aktivieren

Einstellungen → Buchhaltung → E-Rechnung
"ZugFeRD-Format aktivieren" einschalten
Profil wahlen (Basic, Comfort, Extended)

Rechnungsversand

Per E-Mail

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Rechnung versenden                                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  An:      [ rechnung@muster-gmbh.de                    ]    │
│  CC:      [ buchhaltung@muster-gmbh.de                 ]    │
│  Betreff: [ Rechnung INV-2025-0001 - KlarKonform GmbH  ]    │
│                                                              │
│  ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│  │ Sehr geehrte Damen und Herren,                         │ │
│  │                                                         │ │
│  │ anbei erhalten Sie unsere Rechnung INV-2025-0001.      │ │
│  │                                                         │ │
│  │ Betrag: 2.082,50 EUR                                    │ │
│  │ Fällig: 02.03.2025                                      │ │
│  │                                                         │ │
│  │ Mit freundlichen Grüßen                                 │ │
│  │ KlarKonform GmbH                                        │ │
│  └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                              │
│  Anhang: [x] Rechnung_INV-2025-0001.pdf (125 KB)            │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Senden ]                        │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

E-Mail-Vorlagen

Sie konnen E-Mail-Vorlagen konfigurieren:

Variable	Beschreibung
`{invoice_number}`	Rechnungsnummer
`{invoice_date}`	Rechnungsdatum
`{due_date}`	Fälligkeitsdatum
`{total_gross}`	Bruttobetrag
`{customer_name}`	Kundenname
`{customer_contact}`	Ansprechpartner

Stornierung

Wann stornieren?

Eine Rechnung sollte storniert werden, wenn:

Fehlerhafte Angaben nach Versand entdeckt werden
Der Kunde die Leistung nicht erhalten hat
Der Vertrag storniert wurde
Preisanpassungen notwendig sind

Stornierungsprozess

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Rechnung stornieren                                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  ! ACHTUNG: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht      │
│    werden. Es wird eine Gutschrift erstellt.                 │
│                                                              │
│  Original-Rechnung: INV-2025-0001                            │
│  Betrag:            2.082,50 EUR                             │
│                                                              │
│  Grund der Stornierung:                                      │
│  ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│  │ [ Fehlerhafte Preisangabe                            ] │ │
│  └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                              │
│  [x] Gutschrift automatisch erstellen                        │
│  [ ] Kunden per E-Mail benachrichtigen                       │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Stornieren ]                    │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Gutschrift

Bei einer Stornierung wird automatisch eine Gutschrift erstellt:

Feld	Original	Gutschrift
Nummer	INV-2025-0001	CRN-2025-0001
Typ	Rechnung	Stornierung
Betrag	+2.082,50 EUR	-2.082,50 EUR
Referenz	-	INV-2025-0001

Zahlungseingang

Zahlung verbuchen

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Zahlungseingang                                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                              │
│  Rechnung:     INV-2025-0001                                 │
│  Offener Betrag: 2.082,50 EUR                                │
│                                                              │
│  Zahlungsbetrag: [ 2.082,50    ] EUR                        │
│  Zahlungsdatum:  [ 15.02.2025  ]                             │
│  Zahlungsart:    [ Uberweisung             ▼ ]              │
│  Referenz:       [ SEPA-Ref-123456789      ]                │
│                                                              │
│           [ Abbrechen ]    [ Zahlung buchen ]                │
│                                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Teilzahlungen

Bei Teilzahlungen zeigt das System:

Rechnung INV-2025-0001
Gesamtbetrag:     2.082,50 EUR
─────────────────────────────
Zahlung 15.02:    1.000,00 EUR
Zahlung 20.02:      500,00 EUR
─────────────────────────────
Noch offen:         582,50 EUR

Mahnwesen

Uberfällige Rechnungen

Das System markiert Rechnungen automatisch als uberfällig, wenn:

Der Status "Versendet" ist
Das Fälligkeitsdatum uberschritten wurde
Noch kein vollständiger Zahlungseingang verbucht wurde

Mahnung versenden

Uberfällige Rechnung offnen
"Mahnung senden" klicken
Mahnstufe auswahlen (1., 2., 3. Mahnung)
Text anpassen
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Tipps und Hinweise

Tipp: Erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen als Vorlage und duplizieren Sie diese fur schnellere Erfassung.

Wichtig: Nach dem Finalisieren konnen Rechnungen nicht mehr geloscht werden. Verwenden Sie die Stornierungsfunktion.

Achtung: Andern Sie niemals manuell die Rechnungsnummer. Das System vergibt fortlaufende Nummern automatisch.

Rechnungen

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