Best Practices

Diese Seite fasst bewaehrte Vorgehensweisen fuer die effektive Nutzung des Konversationen-Moduls zusammen.

Schnellstart: E-Mail klassifizieren

Der effizienteste Weg, eine E-Mail zu klassifizieren:

Schritt 1: E-Mail oeffnen

Navigieren Sie zu CRM → Konversationen und waehlen Sie die E-Mail aus.

Schritt 2: Absender pruefen

• Ist der Absender ein bekannter Kunde?
• Ist der Absender ein Lieferant?
• Ist es eine interne E-Mail?
• Ist es Werbung oder ein Newsletter?

Schritt 3: Klassifizierung waehlen

• Kunde/Lieferant: Namen suchen → Auswaehlen → Speichern
• Einfach (intern, newsletter, werbung): Typ waehlen → Speichern

Checkliste pro E-Mail

Taegliche Routine

Morgenroutine (10 Minuten)

1. KlarKonform oeffnen

   • Navigieren Sie zu CRM → Konversationen

2. Ungelesene E-Mails pruefen

   • Filter: "Ungelesen" aktivieren

3. Wichtige E-Mails identifizieren

   • Kundenanfragen, dringende Themen

4. Schnelle Klassifizierung

   • Offensichtliche Newsletter/Werbung markieren

5. Bearbeitung planen

   • Prioritaeten setzen

Bei jeder bearbeiteten E-Mail

Woechentlicher Review (Freitag, 15 Minuten)

1. Unklassifizierte E-Mails pruefen

   • Filter: Ohne Klassifizierung
   • Alle nachklassifizieren

2. Alte offene Konversationen

   • Filter: Aelter als 7 Tage
   • Archivieren oder nachfassen

3. WhatsApp-Status pruefen

   • Offene Chats?
   • 24h-Fenster beachten

Team-Organisation

Klassifizierungs-Richtlinie erstellen

Erstellen Sie eine klare Richtlinie fuer Ihr Team:

Grundregel: Der Absender bestimmt die Klassifizierung, nicht der Inhalt.

Kunde:

• Alle E-Mails von Kundenadressen
• Auch Marketing-Newsletter von Kunden
• Auch automatische Benachrichtigungen von Kunden

Lieferant:

• Alle E-Mails von Lieferantenadressen
• Bestellbestaetigungen
• Rechnungen

Intern:

• E-Mails von der eigenen Domain
• System-Benachrichtigungen

Newsletter:

• Massen-E-Mails von unbekannten Absendern
• Marketing ohne Geschaeftsbeziehung

Werbung:

• Kaltakquise
• Unaufgeforderte Angebote

Verantwortlichkeiten

Effiziente Arbeitsablaeufe

Tastaturkuerzel nutzen

Bulk-Klassifizierung richtig nutzen

Wann Bulk-Klassifizierung:

• Viele E-Mails vom gleichen Absender
• Newsletter-Bereinigung
• Nach Urlaub

Wann Einzelklassifizierung:

• Verschiedene Absender
• Gemischte Themen
• Wichtige E-Mails

Filter effektiv nutzen

Beispiel: Alle Kunden-E-Mails finden

• Filter: Klassifizierung = "Kunde"
• Kunde = "Mustermann GmbH"
• Zeitraum = "Letzte 30 Tage"
• Ergebnis: Alle relevanten E-Mails fuer Kundengespraech

WhatsApp Best Practices

Template-Strategie

Bereiten Sie diese Standard-Templates vor:

Reaktionszeiten einhalten

Innerhalb 24h-Fenster (ideal):

• Kunde schreibt → Innerhalb 15 Minuten reagieren
• Maximale Reaktionszeit: 4 Stunden

Nach 24h (nur Templates):

• Template senden: "Nachfrage"
• Warten auf Kundenantwort
• Neues 24h-Fenster oeffnet sich

Vertretungsregeln definieren

1. Zustaendiger Mitarbeiter verfuegbar?
   • Ja: Nachricht bearbeiten
   • Nein: Stellvertreter informieren
2. Stellvertreter sendet Template: "Wir melden uns"

Qualitaetssicherung

Woechentliche Pruefung

Monatlicher Review

1. Statistiken pruefen

   • Anzahl klassifizierter E-Mails
   • Durchschnittliche Reaktionszeit
   • WhatsApp-Nachrichtenvolumen

2. Qualitaet pruefen

   • Stichprobe: 10 zufaellige E-Mails
   • Klassifizierung korrekt?
   • Richtiger Kunde zugeordnet?

3. Prozesse verbessern

   • Haeufige Fehler identifizieren
   • Richtlinie anpassen
   • Team informieren

Datenschutz-Compliance

DSGVO-konforme Nutzung

Verarbeitungsverzeichnis-Eintrag

Dokumentieren Sie das Modul in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis:

• Verarbeitungstaetigkeit: Kundenkommunikation
• Zweck: Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail und WhatsApp
• Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) b DSGVO (Vertragserfuellung)
• Betroffene: Kunden, Interessenten, Lieferanten
• Datenkategorien: Name, E-Mail, Telefon, Kommunikationsinhalte
• Empfaenger: Microsoft (M365), Meta (WhatsApp)
• Loeschfrist: 6 Jahre nach Vertragsende (HGB)

CRM-Integration nutzen

Kundenansicht

In der Kundendetailseite sehen Sie:

• Letzte E-Mails des Kunden
• Schnellzugriff auf Konversationen
• Kommunikationshistorie

Bei Auskunftsersuchen (DSGVO Art. 15)

1. Kunde im CRM suchen
2. Alle klassifizierten E-Mails finden (Filter nach Kunde)
3. In Auskunft aufnehmen

Troubleshooting

Bei Problemen

1. Fehlermeldung notieren
2. FAQ pruefen - Loesung gefunden?
   • Ja: Umsetzen
   • Nein: Support kontaktieren

Support-Anfrage richtig stellen

Geben Sie diese Informationen an:

• Was wollten Sie tun?
• Was ist passiert?
• Wann und wie oft?
• Screenshot (falls moeglich)
• Was haben Sie bereits versucht?

Zusammenfassung

Erfolgsfaktoren

Kennzahlen fuer Erfolg