E-Mail-Management

Das E-Mail-Management in KlarKonform ermoeglicht den direkten Zugriff auf Ihre Microsoft 365 Postfaecher ohne lokale Speicherung von Nachrichteninhalten. Alle E-Mails werden direkt aus Microsoft 365 abgerufen.

Funktionsuebersicht

E-Mail-Klassifizierung

Warum klassifizieren?

Die Klassifizierung ermoeglicht:

• Kundenuebersicht - Alle E-Mails eines Kunden auf einen Blick
• Schnelle Filterung - Newsletter und Werbung ausblenden
• CRM-Verknuepfung - E-Mails direkt beim Kunden sehen
• Nachvollziehbarkeit - Wer hat wann klassifiziert?

Klassifizierungstypen

E-Mail klassifizieren - Schritt fuer Schritt

1. E-Mail auswaehlen

   • Navigieren Sie zu CRM → Konversationen
   • Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie klassifizieren moechten

2. Klassifizierung starten

   • Klicken Sie auf den Button Klassifizieren

3. Typ waehlen

   • Waehlen Sie den passenden Typ (Kunde, Lieferant, Intern, etc.)

4. Bei Kunde/Lieferant: Kontakt suchen

   • Geben Sie den Namen oder die Kundennummer ein
   • Waehlen Sie den passenden Eintrag aus der Liste
   • Optional: Waehlen Sie einen Vertrag zur Zuordnung

5. Speichern

   • Klicken Sie auf Klassifizieren um zu speichern
   • Die E-Mail zeigt nun ein farbiges Label mit dem Typ

Klassifizierung aendern oder entfernen

• Oeffnen Sie die klassifizierte E-Mail
• Die aktuelle Klassifizierung wird angezeigt (Typ, Kontakt, Datum, Bearbeiter)
• Klicken Sie auf Aendern um einen anderen Typ oder Kontakt zu waehlen
• Klicken Sie auf Entfernen um die Klassifizierung zu loeschen

E-Mail-Aktionen

Antworten

1. Oeffnen Sie die E-Mail
2. Klicken Sie auf Antworten
3. Schreiben Sie Ihre Antwort
4. Optional: Fuegen Sie CC-Empfaenger hinzu
5. Klicken Sie auf Senden

Als gelesen/ungelesen markieren

• Klicken Sie auf das Briefsymbol neben der E-Mail
• Oder nutzen Sie die Buttons in der E-Mail-Ansicht

Archivieren

• Klicken Sie auf Archivieren
• Die E-Mail wird in den "Archiv"-Ordner in Outlook verschoben

Suche und Filter

Verfuegbare Filter

Tipps zur Suche

• Nutzen Sie die Kundenfilterung, um alle E-Mails eines Kunden zu finden
• Filtern Sie nach "Unklassifiziert" um E-Mails zu finden, die noch bearbeitet werden muessen
• Die Gruppierung fasst zusammengehoerige E-Mails (Antworten) zusammen

Mehrfach-Postfaecher

KlarKonform unterstuetzt mehrere Postfaecher gleichzeitig:

1. Persoenliches Postfach - Ihr Haupt-E-Mail-Konto
2. Freigegebene Postfaecher - Gemeinsam genutzte Postfaecher (z.B. info@firma.de)
3. Delegierte Postfaecher - Postfaecher mit Stellvertretungszugriff

Postfach wechseln

1. Oeffnen Sie CRM → Konversationen
2. Klicken Sie auf die Postfach-Auswahl oben
3. Waehlen Sie das gewuenschte Postfach

Was wird gespeichert?

Lokal gespeichert (fuer schnelle Anzeige)

• Absender-Adresse
• Betreffzeile
• Vorschau (erste Zeichen)
• Klassifizierung

NICHT lokal gespeichert

• E-Mail-Volltext/Body
• Anhaenge
• Bilder oder eingebettete Inhalte

Anhaenge

Anhaenge werden in der E-Mail-Detailansicht angezeigt. Beim Klick wird der Anhang direkt von Microsoft 365 heruntergeladen.

Einschraenkungen

Best Practices

1. Regelmaessig klassifizieren - Klassifizieren Sie E-Mails zeitnah nach dem Lesen
2. Konsistente Zuordnung - Verwenden Sie einheitliche Klassifizierungen im Team
3. Archivierung nutzen - Archivieren Sie abgeschlossene Konversationen
4. Filter verwenden - Nutzen Sie die Filterfunktionen statt manueller Suche