Haeufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Werden meine E-Mails lokal gespeichert?

Nein. KlarKonform speichert nur Metadaten (Zeitstempel, Absender). Der eigentliche E-Mail-Inhalt wird bei Bedarf direkt von Microsoft 365 abgerufen. Dieses "Privacy-First"-Prinzip gewaehrleistet Datensparsamkeit und Aktualitaet.

Kann ich E-Mails ohne Microsoft 365 nutzen?

Aktuell nicht. Das Konversationen-Modul erfordert ein Microsoft 365 Business-Konto. Alternative E-Mail-Anbieter (Gmail, etc.) sind derzeit nicht unterstuetzt.

Wie sicher ist die Verbindung zu Microsoft 365?

Die Verbindung verwendet sichere Authentifizierung ueber Microsoft. KlarKonform speichert keine Passwoerter. Sie erteilen KlarKonform bei der Anmeldung folgende Berechtigungen:

• E-Mails lesen
• E-Mails senden (fuer Antworten)
• E-Mails bearbeiten (als gelesen markieren, archivieren)

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E-Mail-Funktionen

Warum sehe ich nicht alle meine E-Mails?

Moegliche Gruende:

Kann ich E-Mails aus KlarKonform loeschen?

Nein, KlarKonform bietet keine Loeschfunktion. Sie koennen E-Mails:

• Als gelesen/ungelesen markieren
• Archivieren (verschiebt in Archiv-Ordner)

Zum Loeschen nutzen Sie bitte Outlook direkt.

Warum dauert das Laden manchmal lange?

E-Mails werden live von Microsoft 365 abgerufen. Faktoren:

• Anzahl der E-Mails
• Ihre Internetverbindung
• Auslastung von Microsoft 365

Kann ich Anhaenge herunterladen?

Ja, in der E-Mail-Detailansicht werden Anhaenge angezeigt. Beim Klick wird der Anhang direkt von Microsoft 365 heruntergeladen.

Funktioniert die Suche wie in Outlook?

Die Suche in KlarKonform durchsucht:

• Betreffzeilen
• E-Mail-Vorschau (erste 255 Zeichen)
• Absender-Adressen

Fuer erweiterte Suche (Volltext, Anhang-Namen, etc.) nutzen Sie bitte Outlook.

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Klassifizierung

Was bringt mir die E-Mail-Klassifizierung?

Wird die Klassifizierung in Outlook sichtbar?

Nein, die Klassifizierung ist nur in KlarKonform sichtbar. Sie erscheint nicht in Outlook.

Kann ich eine Klassifizierung rueckgaengig machen?

Ja:

1. Oeffnen Sie die E-Mail
2. Klicken Sie auf "Klassifizierung entfernen"
3. Die Klassifizierung wird geloescht

Was passiert, wenn ich einen Kunden loesche?

Die Klassifizierung bleibt erhalten, aber die Verknuepfung zum Kunden ist gebrochen. Sie sollten:

1. Betroffene E-Mails finden
2. Klassifizierung entfernen oder aendern

Kann ich E-Mails automatisch klassifizieren lassen?

Automatische Klassifizierung ist geplant, aber noch nicht verfuegbar. Aktuell muessen E-Mails manuell klassifiziert werden.

Wie funktioniert die Bulk-Klassifizierung?

1. Waehlen Sie mehrere E-Mails aus (Checkboxen)
2. Klicken Sie auf "Bulk-Klassifizieren"
3. Waehlen Sie Typ und ggf. Kunde/Lieferant
4. Alle ausgewaehlten E-Mails werden gleichzeitig klassifiziert

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WhatsApp

Brauche ich ein separates WhatsApp Business-Konto?

Ja, Sie benoetigen:

• WhatsApp Business API Zugang (nicht die normale WhatsApp Business App!)
• Meta Developer-Konto
• Verifizierte Business-Telefonnummer
• KlarKonform Pro-Abonnement

Kann ich WhatsApp-Nachrichten in KlarKonform sehen?

Teilweise. KlarKonform erfasst eingehende Nachrichten, speichert aber keine Nachrichteninhalte. Sie sehen:

• Wer geschrieben hat
• Wann die letzte Nachricht kam
• Ob der Kontakt im CRM existiert

Fuer den Nachrichteninhalt nutzen Sie bitte WhatsApp Business direkt.

Warum kann ich nicht auf alle Nachrichten antworten?

WhatsApp hat ein 24-Stunden-Fenster:

• Innerhalb von 24h nach Kundennachricht: Freie Antwort moeglich
• Nach 24h: Nur genehmigte Templates moeglich

Was ist ein WhatsApp Template?

Templates sind vorgenehmigte Nachrichtenvorlagen:

1. Im Meta Business Manager erstellen
2. Von Meta genehmigen lassen (kann Tage dauern)
3. In KlarKonform verwenden

Beispiele: Bestellbestaetigung, Terminbestaetigung, Willkommensnachricht

Kann ich mehrere WhatsApp-Nummern nutzen?

Ja, Sie koennen mehrere Telefonnummern mit KlarKonform verbinden. Jede Nummer wird separat verwaltet.

Werden WhatsApp-Chats gesichert?

Nein, KlarKonform speichert keine WhatsApp-Nachrichteninhalte. Fuer Backups nutzen Sie bitte die Export-Funktion in WhatsApp Business.

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Problembehebung

"Token abgelaufen" - Was tun?

Die Verbindung zu Microsoft 365 muss gelegentlich erneuert werden:

1. Seite neu laden
2. Falls das nicht hilft: Abmelden und neu anmelden
3. Falls das nicht hilft: Microsoft-Konto-Berechtigung neu erteilen (Einstellungen)

"Keine Berechtigung" - Was bedeutet das?

Ihr Microsoft-Konto hat nicht die noetige Berechtigung. Moegliche Gruende:

• Freigegebenes Postfach ohne Zugriffsrecht
• Administrator hat Berechtigungen eingeschraenkt

Wenden Sie sich an Ihren Microsoft 365 Administrator.

E-Mails werden nicht klassifiziert

Pruefpunkte:

1. Sind Sie eingeloggt?
2. Gehoert der Kunde/Lieferant zu Ihrem Mandanten?
3. Haben Sie die E-Mail geoeffnet?
4. Gibt es eine Fehlermeldung?

Falls das Problem weiter besteht, kontaktieren Sie den Support.

WhatsApp-Nachrichten kommen nicht an

Pruefpunkte:

1. Ist die Nummer als "Aktiv" markiert? (Einstellungen → WhatsApp)
2. Wurde die Autorisierung korrekt abgeschlossen?
3. Ist die richtige Telefonnummer verbunden?

Versuchen Sie, die Nummer zu deaktivieren und neu zu verbinden.

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Datenschutz und DSGVO

Ist das Modul DSGVO-konform?

Ja, durch das Privacy-First-Design:

• Keine lokale Speicherung von Nachrichteninhalten
• Klassifizierungen bleiben bei Microsoft
• Mandantentrennung
• Nachvollziehbarkeit fuer Klassifizierungen

Muss ich das Modul ins Verarbeitungsverzeichnis aufnehmen?

Ja, wenn Sie das Modul produktiv nutzen:

• Verarbeitungstaetigkeit: "E-Mail-Kommunikation" oder "Kundenkommunikation"
• Rechtsgrundlage: Vertragserfuellung oder berechtigtes Interesse
• Empfaenger: Microsoft (Cloud-Provider)
• Loeschfrist: Entsprechend Ihrer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie

Werden personenbezogene Daten an Dritte uebermittelt?

Beide Services benoetigen entsprechende Auftragsverarbeitungsvertraege (AVV).

Wie lange werden Klassifizierungen gespeichert?

• Die Klassifizierung bleibt solange die E-Mail existiert
• Bei Loeschung der E-Mail in Outlook wird die Klassifizierung automatisch mit geloescht