Typische Fehler vermeiden

Diese Seite beschreibt haeufige Fehler bei der Nutzung des Konversationen-Moduls und wie Sie diese vermeiden koennen.

E-Mail-Klassifizierung

Fehler 1: Inkonsistente Klassifizierung im Team

Problem: Verschiedene Teammitglieder klassifizieren unterschiedlich.

Falsch:

• Mitarbeiter A: E-Mail von info@kunde.de als "Kunde: Mustermann GmbH"
• Mitarbeiter B: Gleiche Adresse als "Newsletter" (weil Marketing-Inhalt)
• Mitarbeiter C: Gar nicht klassifiziert (vergessen)

Richtig:

• Team-Regel festlegen: Der Absender entscheidet ueber die Klassifizierung
• info@kunde.de ist bekannter Kunde = Immer "Kunde: Mustermann GmbH"
• Auch Marketing-E-Mails von Kunden = "Kunde"
• Newsletter von unbekannten Absendern = "Newsletter"

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Fehler 2: Zu spaete Klassifizierung

Problem: E-Mails werden erst nach Wochen klassifiziert.

Falsch:

• Woche 1-4: E-Mails lesen und bearbeiten, nicht klassifizieren
• Woche 5: 200 E-Mails nacharbeiten muessen

Richtig:

• Taeglich: E-Mail lesen → Sofort klassifizieren → Bearbeiten
• Vorteil: Nur wenige E-Mails pro Tag, Kontext noch frisch

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Fehler 3: Falschen Kunden zuordnen

Problem: E-Mail wird falschem Kunden zugeordnet.

Falsch:

• E-Mail von: mueller@example.com
• Klassifizierung: "Kunde: Mueller & Partner" (Agentur)
• Tatsaechlich gemeint: "Kunde: Bau Mueller GmbH" (Bauunternehmen)

Richtig:

• Vor der Klassifizierung pruefen:
  1. Absender-Adresse genau anschauen
  2. E-Mail-Signatur pruefen
  3. Im Zweifel Kundennummer suchen

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Fehler 4: Bulk-Klassifizierung ohne Pruefung

Problem: Alle E-Mails eines Absenders blind dem gleichen Kunden zuordnen.

Falsch:

• 50 E-Mails von @firma.de markieren
• Alle als "Kunde: Firma GmbH" klassifizieren
• Problem: 5 E-Mails waren von einem Unterlieferant mit gleicher Domain

Richtig:

• Bei Bulk-Klassifizierung:
  1. Absender-Liste pruefen (verschiedene Personen?)
  2. Betreffs ueberfliegen (verschiedene Themen?)
  3. Im Zweifel einzeln klassifizieren

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Fehler 5: Klassifizierung nie aktualisieren

Problem: Kunde wird umbenannt, Klassifizierung bleibt alt.

Falsch:

• Alte Klassifizierung: "Kunde: Max Mueller Einzelunternehmen"
• Kunde hat geaendert zu: "Mueller Consulting GmbH"
• Neue E-Mails: Weiterhin unter altem Namen (aus Gewohnheit)

Richtig:

• Bei Kundenaenderungen:
  1. Kunden-Stammdaten im CRM aktualisieren
  2. Neue E-Mails mit aktuellem Namen klassifizieren

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WhatsApp-Integration

Fehler 6: 24-Stunden-Fenster ignorieren

Problem: Antwort ausserhalb des Zeitfensters versuchen.

Falsch:

• Kunde schreibt: Montag 10:00 Uhr
• Mitarbeiter antwortet: Dienstag 11:00 Uhr (mehr als 24h!)
• Ergebnis: Nachricht wird nicht zugestellt

Richtig:

• Prozess definieren:
  • WhatsApp-Nachrichten innerhalb 4h beantworten
  • Bei Abwesenheit: Template-Nachricht vorbereiten
  • Nach 24h: Nur Templates verwenden

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Fehler 7: Keine Templates vorbereitet

Problem: Nach 24 Stunden keine Kommunikation moeglich.

Falsch:

• Situation: Kunde hat vor 2 Tagen geschrieben
• Benoetigt: Antwort senden
• Problem: Kein genehmigtes Template vorhanden
• Ergebnis: Keine Kommunikation moeglich

Richtig:

• Standard-Templates vorbereiten:
  • "Allgemeine Antwort"
  • "Rueckruf anbieten"
  • "Weitere Informationen anfordern"
  • "Termin bestaetigen"
• Templates VOR dem Bedarf genehmigen lassen!

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Fehler 8: WhatsApp fuer sensible Daten nutzen

Problem: Personenbezogene oder sensible Daten ueber WhatsApp senden.

Falsch:

• "Ihr neues Passwort lautet: xyz123"
• "Ihre Diagnose: ..."
• "Kontostand: 15.432,50 EUR"

Richtig:

• Sensible Daten nie ueber WhatsApp:
  • Passwoerter per sicherem Kanal
  • Medizinische Daten per Post oder Patientenportal
  • Finanzdaten per verschluesselter E-Mail
• WhatsApp nur fuer: Terminbestaetigung, allgemeine Anfragen

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Microsoft 365 Integration

Fehler 9: Freigegebenes Postfach ohne Berechtigung

Problem: Versuch, auf Postfach ohne Berechtigung zuzugreifen.

Falsch:

• Situation: Kollege ist krank
• Versuch: Sein Postfach in KlarKonform oeffnen
• Ergebnis: "Keine Berechtigung" Fehler

Richtig:

• VOR dem Bedarfsfall:
  1. Stellvertretung in Outlook einrichten
  2. Freigegebene Postfaecher korrekt konfigurieren
  3. Berechtigungen durch Admin vergeben
  4. In KlarKonform: Postfach erscheint automatisch

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Fehler 10: Seite staendig neu laden

Problem: Bei langsamer Anzeige die Seite wiederholt neu laden.

Falsch:

• Seite 10x hintereinander neu laden
• 500 E-Mails einzeln oeffnen
• Ergebnis: Fehler "Zu viele Anfragen" fuer 10 Minuten

Richtig:

• Bei langsamem Laden geduldig warten
• Filter nutzen statt alle E-Mails durchsuchen
• Bei Fehler warten, nicht sofort wiederholen

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Fehler 11: Archiv mit Loeschen verwechseln

Problem: Erwartung, dass Archivieren die E-Mail loescht.

Falsch:

• Erwartung: "Archivieren" loescht die E-Mail
• Realitaet: E-Mail wird in Archiv-Ordner verschoben
• Problem: E-Mail erscheint nicht mehr, existiert aber noch

Richtig:

• Verhalten verstehen:
  • Archivieren = Verschieben in Archiv-Ordner
  • E-Mail bleibt in Outlook erhalten
  • Zum Loeschen: Outlook verwenden
  • Archiv-Ordner regelmaessig pruefen

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Allgemeine Fehler

Fehler 12: Nicht abmelden bei geteilten Computern

Problem: Session bleibt aktiv auf geteiltem Computer.

Falsch:

• Computer im Buero (mehrere Nutzer)
• Mitarbeiter A arbeitet mit KlarKonform
• Mitarbeiter A verlaesst Platz ohne Abmeldung
• Mitarbeiter B oeffnet Browser: Sieht A's E-Mails

Richtig:

• Bei Verlassen des Arbeitsplatzes: Abmelden
• Browser-Session beenden
• Bildschirmsperre aktivieren

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Fehler 13: Berechtigungsanfrage ablehnen

Problem: Berechtigungsanfrage aus Unsicherheit ablehnen.

Falsch:

• Dialog: "KlarKonform moechte auf Ihre E-Mails zugreifen"
• Reaktion: Ablehnen (aus Datenschutz-Sorge)
• Ergebnis: E-Mail-Modul funktioniert nicht

Richtig:

• Diese Berechtigungen sind fuer die Funktion erforderlich:
  • E-Mails lesen (notwendig fuer Anzeige)
  • E-Mails senden (notwendig fuer Antworten)
  • E-Mails bearbeiten (als gelesen markieren, archivieren)

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Fehler 14: Fehlermeldungen ignorieren

Problem: Fehlermeldungen wegklicken ohne zu lesen.

Falsch:

• Fehler wird angezeigt
• Reaktion: "OK" klicken, nochmal versuchen, Fehler ignorieren
• Ergebnis: Problem wird nicht geloest

Richtig:

• Fehler ernst nehmen:
  1. Fehlermeldung lesen und verstehen
  2. Loesung suchen (FAQ, diese Dokumentation)
  3. Bei wiederholtem Fehler: Screenshot machen
  4. Support kontaktieren mit Details

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Checkliste: Fehler vermeiden

Vor der Nutzung

• Microsoft 365 Berechtigungen erteilt
• Klassifizierungs-Richtlinie im Team besprochen
• Neue Mitarbeiter geschult
• WhatsApp-Templates vorbereitet und genehmigt

Bei der taeglichen Nutzung

• E-Mails zeitnah klassifizieren
• Kunden-/Lieferantenzuordnung pruefen
• Fehlermeldungen nicht ignorieren
• Bei Unsicherheit: Klassifizierung zurueckstellen, nicht raten

Bei Problemen

• Fehlermeldung genau lesen
• FAQ und Dokumentation pruefen
• Bei Berechtigung: Administrator kontaktieren
• Bei technischem Fehler: Support kontaktieren

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Zusammenfassung der wichtigsten Regeln