Threading und Klassifizierung

KlarKonform bietet leistungsstarke Funktionen zur Organisation Ihrer E-Mail-Kommunikation. Threading gruppiert zusammengehoerige Nachrichten, waehrend die Klassifizierung eine intelligente Zuordnung zu Geschaeftskontakten ermoeglicht.

Konversations-Threading

Was ist Threading?

E-Mail-Threading gruppiert zusammengehoerige Nachrichten zu einer Konversation. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und der Kunde wieder antwortet, werden alle diese E-Mails als zusammengehoeriger Thread angezeigt.

Beispiel einer Konversation

Konversation: "Anfrage zu Projekt XYZ"
├── 01.02.2026 16:45 - kunde@example.com
│   "Hallo, koennten Sie mir Infos zu Projekt XYZ..."
│
├── 02.02.2026 09:15 - sie@firma.de
│   "Gerne, hier die gewuenschten Informationen..."
│
└── 02.02.2026 10:30 - kunde@example.com
    "Danke fuer die schnelle Antwort!"

Threading aktivieren

1. Navigieren Sie zu CRM → Konversationen
2. Aktivieren Sie den Filter Gruppiert
3. Zusammengehoerige E-Mails werden nun als einzelne Konversation angezeigt
4. Klicken Sie auf eine Konversation, um alle Nachrichten zu sehen

Vorteile von Threading

• Ueberblick behalten - Alle E-Mails zu einem Thema auf einen Blick
• Kontext verstehen - Sehen Sie die gesamte Kommunikationshistorie
• Schneller arbeiten - Weniger Suchen nach zusammengehoerenden E-Mails

E-Mail-Klassifizierung

Klassifizierungstypen

E-Mail als Kunde klassifizieren

1. Oeffnen Sie die E-Mail
2. Klicken Sie auf Klassifizieren
3. Waehlen Sie Kunde
4. Suchen Sie den Kunden:
   • Geben Sie den Namen oder die Kundennummer ein
   • Waehlen Sie aus den Suchergebnissen
5. Optional: Waehlen Sie einen Vertrag zur Zuordnung
6. Klicken Sie auf Klassifizieren

E-Mail als Lieferant klassifizieren

1. Oeffnen Sie die E-Mail
2. Klicken Sie auf Klassifizieren
3. Waehlen Sie Lieferant
4. Suchen Sie den Lieferanten nach Name
5. Klicken Sie auf Klassifizieren

Einfache Klassifizierung (ohne Kontaktverknuepfung)

Fuer interne E-Mails, Newsletter oder Werbung:

1. Oeffnen Sie die E-Mail
2. Klicken Sie auf Klassifizieren
3. Waehlen Sie den Typ (Intern, Newsletter oder Werbung)
4. Klicken Sie auf Klassifizieren

Keine weitere Auswahl erforderlich.

Klassifizierung verwalten

Aktuelle Klassifizierung anzeigen

In der E-Mail-Detailansicht sehen Sie:

• Den Klassifizierungstyp (farbiges Label)
• Den verknuepften Kunden/Lieferanten (falls vorhanden)
• Wer die Klassifizierung vorgenommen hat
• Wann die Klassifizierung erfolgte

Klassifizierung aendern

1. Oeffnen Sie die klassifizierte E-Mail
2. Klicken Sie auf Aendern bei der Klassifizierung
3. Waehlen Sie einen neuen Typ oder Kontakt
4. Speichern Sie die Aenderung

Klassifizierung entfernen

1. Oeffnen Sie die klassifizierte E-Mail
2. Klicken Sie auf Entfernen bei der Klassifizierung
3. Bestaetigen Sie die Entfernung

Die E-Mail ist dann wieder unklassifiziert.

Mehrere E-Mails gleichzeitig klassifizieren

Fuer groessere Mengen bietet KlarKonform eine Bulk-Klassifizierung:

1. Waehlen Sie mehrere E-Mails aus (Checkboxen)
2. Klicken Sie auf Bulk-Klassifizieren
3. Waehlen Sie Typ und ggf. Kunde/Lieferant
4. Alle ausgewaehlten E-Mails werden gleichzeitig klassifiziert

Nach Klassifizierung filtern

E-Mails eines Kunden finden

1. Navigieren Sie zu CRM → Konversationen
2. Oeffnen Sie den Filter Kunde
3. Suchen und waehlen Sie den Kunden
4. Alle diesem Kunden zugeordneten E-Mails werden angezeigt

Nach Klassifizierungstyp filtern

Nachvollziehbarkeit

Jede Klassifizierung wird protokolliert:

• Bearbeiter - Wer hat klassifiziert?
• Zeitpunkt - Wann wurde klassifiziert?
• Typ - Welche Klassifizierung wurde gewaehlt?
• Kontakt - Welcher Kunde/Lieferant wurde zugeordnet?

Best Practices

1. Konsistente Klassifizierung

• Klassifizieren Sie alle E-Mails zeitnah
• Nutzen Sie einheitliche Regeln im Team
• Schulen Sie neue Mitarbeiter

2. Bulk-Klassifizierung gezielt nutzen

Bei grossen E-Mail-Mengen:

1. E-Mails sortieren (nach Absender)
2. Mehrere gleichzeitig auswaehlen
3. Bulk-Klassifizierung durchfuehren

Aber: Pruefen Sie vorher, ob alle E-Mails wirklich zum gleichen Kontakt gehoeren!

3. Newsletter konsequent trennen

Markieren Sie Newsletter und Werbung konsequent:

• Haelt das Postfach uebersichtlich
• Erleichtert die Kundensuche
• Verbessert Statistiken

4. Regelmaessige Bereinigung

• Archivieren Sie abgeschlossene Konversationen
• Pruefen Sie unklassifizierte E-Mails woechentlich
• Korrigieren Sie fehlerhafte Klassifizierungen