WhatsApp Business Integration

Das WhatsApp-Modul ermoeglicht die Integration von WhatsApp Business in KlarKonform. Kunden koennen ueber WhatsApp mit Ihrem Unternehmen kommunizieren, und eingehende Nachrichten werden automatisch erfasst und Kunden zugeordnet.

Funktionsuebersicht

Voraussetzungen

Einrichtung

Schritt 1: WhatsApp in KlarKonform verbinden

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → WhatsApp
2. Klicken Sie auf Telefonnummer verbinden
3. Geben Sie Ihre WhatsApp Business Nummer ein
4. Sie werden zur Autorisierungsseite von Facebook weitergeleitet
5. Melden Sie sich an und erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen
6. Nach erfolgreicher Autorisierung ist die Nummer aktiv

Schritt 2: Verbindung pruefen

Nach erfolgreicher Einrichtung sehen Sie:

• Die verbundene Telefonnummer
• Den Status "Aktiv"
• Das Verbindungsdatum

WhatsApp-Nachrichten empfangen

Wenn ein Kunde eine WhatsApp-Nachricht sendet:

1. Die Nachricht erscheint unter CRM → Konversationen
2. Der Absender wird automatisch gesucht:
   • Bekannter Kontakt: Wird automatisch zugeordnet
   • Neuer Kontakt: Wird als neuer Kunde angelegt
3. Sie sehen:
   • Wer geschrieben hat
   • Wann die letzte Nachricht kam
   • Ob der Kontakt im CRM existiert

Nachrichten senden

Innerhalb von 24 Stunden

Nach einer Kundennachricht haben Sie 24 Stunden Zeit, frei zu antworten:

1. Oeffnen Sie die Konversation
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht
3. Klicken Sie auf Senden

Nach 24 Stunden: Nur Templates

Nach Ablauf des 24-Stunden-Fensters koennen Sie nur genehmigte Templates verwenden:

1. Oeffnen Sie die Konversation
2. Waehlen Sie ein Template aus der Liste
3. Fuellen Sie die Platzhalter aus (falls vorhanden)
4. Klicken Sie auf Senden

WhatsApp Templates

Was sind Templates?

Templates sind vorgenehmigte Nachrichtenvorlagen fuer die Kommunikation nach Ablauf des 24-Stunden-Fensters.

Templates erstellen

Templates werden im Meta Business Manager erstellt und genehmigt:

1. Oeffnen Sie den Meta Business Manager
2. Gehen Sie zu WhatsApp → Nachrichtenvorlagen
3. Erstellen Sie eine neue Vorlage
4. Warten Sie auf die Genehmigung (kann einige Tage dauern)
5. Die genehmigte Vorlage erscheint automatisch in KlarKonform

Empfohlene Templates

Mehrere Telefonnummern

Sie koennen mehrere WhatsApp Business Nummern mit KlarKonform verbinden:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → WhatsApp
2. Klicken Sie auf Weitere Nummer verbinden
3. Wiederholen Sie den Autorisierungsprozess

Jede Nummer wird separat verwaltet und kann unterschiedlichen Zwecken dienen (z.B. Support, Vertrieb).

Nummer deaktivieren oder loeschen

Nummer deaktivieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen → WhatsApp
2. Finden Sie die Nummer in der Liste
3. Klicken Sie auf Deaktivieren

Die Nummer bleibt gespeichert, empfaengt aber keine Nachrichten mehr.

Nummer loeschen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → WhatsApp
2. Finden Sie die Nummer in der Liste
3. Klicken Sie auf Loeschen

Die Verbindung wird vollstaendig entfernt.

Einschraenkungen

Troubleshooting

Nachrichten kommen nicht an

Pruefpunkte:

1. Ist die Nummer als "Aktiv" markiert? (Einstellungen → WhatsApp)
2. Wurde die Autorisierung korrekt abgeschlossen?
3. Ist die richtige Telefonnummer verbunden?

Loesung: Versuchen Sie, die Nummer zu deaktivieren und neu zu verbinden.

Autorisierung schlaegt fehl

Pruefpunkte:

1. Sind Cookies in Ihrem Browser aktiviert?
2. Nutzen Sie einen unterstuetzten Browser (Chrome, Firefox, Edge)?
3. Haben Sie die richtige Facebook-/Meta-Anmeldung verwendet?

Loesung: Loeschen Sie Browser-Cookies und versuchen Sie es erneut.

Template wird nicht angezeigt

Pruefpunkte:

1. Wurde das Template im Meta Business Manager genehmigt?
2. Ist das Template aktiv (nicht pausiert)?
3. Warten Sie ggf. einige Minuten nach der Genehmigung.

Best Practices

1. Templates vorbereiten

Erstellen und genehmigen Sie Templates im Voraus:

• Willkommensnachricht
• Bestellbestaetigung
• Terminbestaetigung
• Allgemeine Antwort

2. Schnelle Reaktionszeit

Antworten Sie innerhalb des 24-Stunden-Fensters:

• Richten Sie Benachrichtigungen ein
• Definieren Sie Vertretungsregeln
• Nutzen Sie die Abwesenheitsnachricht in WhatsApp Business

3. Professioneller Auftritt

• Vollstaendiges Business-Profil in WhatsApp
• Profilbild mit Logo
• Geschaeftszeiten angeben
• Automatische Abwesenheitsnachricht einrichten

4. DSGVO-Compliance

• Informieren Sie Kunden ueber die WhatsApp-Nutzung
• Senden Sie keine sensiblen Daten ueber WhatsApp
• Dokumentieren Sie die WhatsApp-Kommunikation im Verarbeitungsverzeichnis