Best Practices

Diese Seite fasst bewaehrte Vorgehensweisen fuer die effektive Nutzung des CRM-Moduls zusammen.

Schnellstart: Neuen Kontakt anlegen

Der optimale Workflow fuer einen neuen Geschaeftskontakt:

1. Vor der Anlage: Suchen

• CRM - Kontakte - Suche
• Nach Name, E-Mail oder Domain suchen
• Existiert bereits? Oeffnen statt neu anlegen

2. Typ waehlen

• Firma: Wenn Organisation als Ganzes
• Person: Wenn spezifischer Ansprechpartner

3. Grunddaten erfassen

• Name/Firmenname (Pflicht)
• E-Mail (wichtig fuer M365-Sync!)
• Telefon
• Adresse

4. Beziehung definieren

• Kunde / Lieferant / Beides / Lead / Partner

5. Bei Personen: Firma verknuepfen

• Firma auswaehlen (falls vorhanden)
• Position/Abteilung eintragen
• Rollen vergeben (Entscheider, etc.)

6. Speichern und pruefen

• Daten korrekt?
• M365-Sync erfolgreich? (falls aktiviert)

Firma mit Ansprechpartnern aufbauen

Schritt 1: Firma anlegen

• Typ: Firma
• Firmenname: Muster GmbH
• Beziehung: Kunde
• E-Mail: info@muster.de (allgemeine Adresse)
• Telefon: +49 123 456-0 (Zentrale)
• Website: https://www.muster.de
• Adresse vollstaendig erfassen
• Tags: z.B. Branche-IT, Grosskunde

Schritt 2: Ansprechpartner zuordnen

• Typ: Person
• Vorname: Max
• Nachname: Mustermann
• Beziehung: Kunde
• E-Mail: max.mustermann@muster.de
• Telefon: +49 123 456-123 (Durchwahl)
• Mobil: +49 170 1234567
• Firma: Muster GmbH
• Position: Geschaeftsfuehrer
• Abteilung: Geschaeftsleitung
• Rollen: Entscheider

Ergebnis: Vollstaendige Firmenhierarchie

• Muster GmbH (Firma)
  • Allgemeine Kontaktdaten
  • Ansprechpartner:
    • Max Mustermann (Geschaeftsfuehrer) - Entscheider
    • Lisa Mueller (Buchhaltung) - Rechnungskontakt
    • Tom Techniker (IT-Leiter) - Technischer Kontakt

Kontaktrollen effektiv nutzen

Rollen und ihre Verwendung

Best Practice: Mindestens einen Entscheider

Pro Firma sollten Sie mindestens definieren:

Pflicht:

• 1x Entscheider - Wer unterschreibt Vertraege?

Empfohlen:

• 1x Rechnungskontakt - Wohin gehen Rechnungen?
• 1x Technischer Kontakt - Wer beantwortet technische Fragen?

Lead-Management

Lead-Workflow

1. Neuer Lead anlegen

   • Beziehung: Lead
   • Quelle notieren (z.B. Messe, Website, Empfehlung)

2. Qualifizierung (regelmaessig pruefen)

   • Bei Interesse: Angebot erstellen
   • Kein Interesse: Archivieren

3. Nach Vertragsabschluss

   • Beziehung auf "Kunde" aendern
   • "Kunde seit" Datum eintragen

Lead-Dokumentation

Nutzen Sie das Notizfeld fuer Lead-spezifische Informationen:

• Lead-Quelle (z.B. Messe "IT-Days 2025", Stand 42)
• Kontakthistorie (Datum und Ereignis)
• Naechste Schritte
• Budget-Rahmen
• Entscheider
• Geplanter Zeitrahmen

Datenpflege-Routine

Woechentliche Aufgaben

Monatliche Aufgaben

Jaehrliche Aufgaben

1. Kontaktdaten-Review

• Sind E-Mail-Adressen noch aktuell?
• Haben Ansprechpartner gewechselt?
• Firmen umbenannt/fusioniert?

2. Beziehungs-Check

• Sind Kunden noch aktiv?
• Leads laenger als 12 Monate unbearbeitet?
• Lieferanten noch im Einsatz?

3. DSGVO-Pruefung

• Marketing-Einwilligungen noch gueltig?
• Aufbewahrungsfristen abgelaufen?
• Loeschanfragen bearbeitet?

4. Bereinigung

• Inaktive Kontakte archivieren
• Veraltete Daten aktualisieren
• Doppelte Eintraege zusammenfuehren

M365-Synchronisation optimal nutzen

Empfehlungen

1. E-Mail-Adressen pflegen

   • Kontakte ohne E-Mail werden nicht synchronisiert
   • Primaere E-Mail sollte korrekt und aktuell sein

2. Aenderungen zentral vornehmen

   • Bearbeiten Sie Kontakte bevorzugt in KlarKonform
   • CRM-spezifische Daten koennen direkt erfasst werden

3. Regelmaessig pruefen

   • Kontrollieren Sie gelegentlich den Sync-Status
   • Beheben Sie Fehler zeitnah

4. Datenquellen verstehen

   • M365 gilt als Quelle fuer Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon)
   • KlarKonform gilt als Quelle fuer CRM-Daten (Beziehungstyp, Rollen)

Suche effektiv nutzen

Suchstrategien

Filter kombinieren

Beispiel: Alle Firmenkunden im IT-Bereich

• Typ: Firma
• Beziehung: Kunde
• Tags: Branche-IT

Notizen richtig verwenden

Was gehoert in Notizen?

Ja:

• Gespraechsnotizen
• Besonderheiten ("bevorzugt Anrufe statt E-Mail")
• Historische Informationen
• Interne Hinweise

Nein (strukturierte Felder nutzen):

• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Firmenzugehoerigkeit
• Adresse
• Position/Rolle

Notizen-Struktur

Empfohlene Gliederung:

• Besonderheiten: Kommunikationspraeferenzen, besondere Konditionen
• Historie: Datum und Ereignis
• Offene Punkte: Aufgaben

DSGVO-konforme Arbeitsweise

Bei Kontaktanlage

1. Rechtsgrundlage pruefen

   • Vertragserfuellung (Kunde/Lieferant)
   • Einwilligung (Marketing-Lead)
   • Berechtigtes Interesse (Geschaeftskontakt)

2. Einwilligung dokumentieren (falls erforderlich)

   • Einwilligungsdatum eintragen
   • Einwilligungsnachweis aufbewahren

3. Datensparsamkeit

   • Nur notwendige Daten erfassen

Bei Kontaktloeschung

1. Aufbewahrungsfristen pruefen

   • HGB: 10 Jahre fuer Geschaeftsbriefe
   • AO: 10 Jahre fuer Buchungsbelege

2. Loeschgrund dokumentieren

   • "Loeschanfrage nach Art. 17 DSGVO"
   • "Kundenbeziehung beendet, Fristen abgelaufen"
   • "Einwilligung widerrufen"

3. Loeschung durchfuehren

   • Kontakt archivieren mit Begruendung
   • Endgueltige Loeschung nach Fristablauf

Checkliste: Qualitaetssicherung

Pro Kontakt

• Name korrekt geschrieben?
• Typ korrekt (Person vs. Firma)?
• Beziehungstyp passend?
• E-Mail vorhanden und korrekt?
• Telefon im richtigen Format?
• Bei Personen: Firma verknuepft?
• Bei Firmenmitarbeitern: Rolle vergeben?

Pro Firma

• Mindestens ein Ansprechpartner vorhanden?
• Entscheider definiert?
• Rechnungskontakt definiert (falls Kunde)?
• Allgemeine Kontaktdaten vollstaendig?

Regelmaessig

• Sync-Status aller Kontakte OK?
• Keine offenen Leads aelter als 90 Tage?
• Keine E-Mail-Bounces unbearbeitet?
• Datenqualitaet bei Stichprobe OK?