Typische Fehler vermeiden

Haeufige Fehler bei der Nutzung des Dokumentenmoduls und wie Sie diese vermeiden

Diese Seite beschreibt haeufige Fehler bei der Nutzung des Dokumentenmoduls und wie Sie diese vermeiden.

Vorlagen

Fehler 1: Platzhalter mit Sonderzeichen

Falsch:

<p>Kunde: {{Kunden-Name}}</p>
<p>Datum: {{Vertragsdatum (TT.MM.JJJJ)}}</p>

Richtig:

<p>Kunde: {{kunden_name}}</p>
<p>Datum: {[vertragsdatum]}</p>

Regel: Nur Buchstaben (a-z, A-Z), Zahlen (0-9) und Unterstriche (_) verwenden. Keine Umlaute, Leerzeichen oder Sonderzeichen.

Fehler 2: Aktive Vorlage bearbeiten wollen

Problem: Sie moechten eine Formulierung aendern, aber die Vorlage ist aktiv.

Falsche Reaktion: Frustriert aufgeben oder Support kontaktieren.

Richtige Loesung:

1. Aktive Vorlage oeffnen
2. "Duplizieren" klicken
3. Kopie bearbeiten
4. Alte Vorlage archivieren
5. Neue Vorlage aktivieren

Fehler 3: Zu wenige/viele Unterzeichner definiert

Problem: Die Vorlage hat 2 Unterzeichner-Rollen, aber Sie brauchen 3.

Falsch:

Vorlage: 2 Unterzeichner (Kunde, Firma)
Dokument: 3 Parteien hinzufuegen wollen -> Fehler!

Richtig:

Vor der Aktivierung: Unterzeichner-Anzahl korrekt festlegen
ODER: Neue Vorlage mit korrekter Anzahl erstellen

Tipp: Planen Sie die typischen Anwendungsfaelle vor der Vorlagen-Erstellung.

Fehler 4: Unzureichende Dokumentation

Falsch:

Vorlage-Name: "Vertrag v2"
Beschreibung: (leer)

Richtig:

Vorlage-Name: "Kundenvertrag Dienstleistung v2.1"
Beschreibung: "Standard-Dienstleistungsvertrag fuer
              wiederkehrende Beratungsleistungen.
              Aenderung v2.1: Neue DSGVO-Klausel ergaenzt."

Fehler 5: HTML ohne Test erstellen

Problem: PDF sieht anders aus als erwartet.

Vermeiden durch:

Vorlage im Entwurf speichern
Test-Dokument erstellen
PDF-Vorschau pruefen
Bei Bedarf anpassen
Erst dann aktivieren

Test-Workflow:
+----------+     +------------+     +--------+     +----------+
| Vorlage  |---->| Test-      |---->| PDF    |---->| Vorlage  |
| Entwurf  |     | Dokument   |     | pruefen|     | aktivieren|
+----------+     +------------+     +--------+     +----------+
                       ^                |
                       |                |
                       +-- Anpassungen -+

Dokumente

Fehler 6: Dokument ohne Pruefung versenden

Problem: Platzhalter enthalten Tippfehler, werden aber trotzdem versendet.

Falsch:

{{kunden_nmae}}  ->  "Max Mustermnn"  (beide falsch!)
[Sofort versenden]

Richtig:

1. Platzhalter sorgfaeltig ausfuellen
2. Als Entwurf speichern
3. Vorschau pruefen
4. Erst dann versenden

Fehler 7: Falsche E-Mail-Adresse eingeben

Problem: Unterzeichner erhaelt keine E-Mail, weil Adresse falsch ist.

Typische Fehler:

max@example.con statt max@example.com
max@exmaple.com statt max@example.com
Leerzeichen: max @example.com

Vermeiden:

E-Mail-Adresse aus Kundenstamm uebernehmen
Bei manueller Eingabe: Copy-Paste verwenden
Vor Versand nochmals pruefen

Fehler 8: Reihenfolge der Unterzeichner ignorieren

Problem: Der Geschaeftsfuehrer soll zuerst unterschreiben, aber der Kunde ist als Partei 1 eingetragen.

Falsche Reihenfolge:

1. Kunde (wartet auf Firma)
2. Geschaeftsfuehrer (soll aber zuerst pruefen)

Richtige Reihenfolge (typisch):

1. Kunde unterschreibt zuerst
2. Firma/GF bestaetigt danach

Oder je nach Anwendungsfall:

1. Firma macht Angebot (unterschreibt)
2. Kunde akzeptiert (unterschreibt)

Tipp: Ueberlegen Sie vorher, wer zuerst handeln soll - der, der das Angebot macht, oder der, der es annimmt.

Fehler 9: Ablaufdatum zu kurz setzen

Problem: Token laeuft ab, bevor alle Unterzeichner reagiert haben.

Falsch:

3 Unterzeichner, Ablaufdatum: 5 Tage
Partei 1: unterschreibt nach 3 Tagen
Partei 2: ist im Urlaub fuer 7 Tage -> Token abgelaufen!

Richtig:

3 Unterzeichner, Ablaufdatum: 30 Tage (Standard)
Oder: Bei bekannten Verzoegerungen entsprechend anpassen

Fehler 10: Dokument abbrechen statt korrigieren

Problem: Kleiner Fehler im Dokument, kompletter Neustart.

Ineffizient:

Tippfehler entdeckt -> Dokument abbrechen ->
Komplett neu erstellen -> Alles nochmal ausfuellen

Besser (bei Entwurf):

Tippfehler entdeckt -> Entwurf bearbeiten -> Korrigieren -> Versenden

Bei bereits versendeten Dokumenten:

1. Abbrechen ist unvermeidlich
2. ABER: Vorlage speichern und wiederverwenden
3. Platzhalter-Daten aus dem alten Dokument kopieren

Signaturen

Fehler 11: Signatur-Link weiterleiten

Problem: Unterzeichner leitet E-Mail an Kollegen weiter, der dann unterschreibt.

Falsch:

E-Mail an max@firma.de
Max leitet an lisa@firma.de weiter
Lisa unterschreibt -> Falsche Person!

Konsequenz:

Signatur ist auf falschen Namen ausgestellt
Rechtlich problematisch
Audit-Trail zeigt Diskrepanz (E-Mail vs. Signer)

Vermeiden:

Unterzeichner informieren, dass Links persoenlich sind
Bei Vertretung: Dokument mit korrekter E-Mail neu versenden

Fehler 12: Ablehnung ohne Begruendung

Problem: Unterzeichner lehnt ab, niemand weiss warum.

Schlecht:

[Ablehnen] klicken
Begruendung: (leer)
-> Dokumenteninhaber weiss nicht, was zu tun ist

Besser:

[Ablehnen] klicken
Begruendung: "Paragraph 3.2 muss angepasst werden -
             Lieferzeit 14 Tage statt 7 Tage benoetigt."
-> Klare Handlungsanweisung

Fehler 13: Signatur-Seite vorzeitig schliessen

Problem: Unterzeichner schliesst Browser waehrend der Signatur.

Folge:

Signatur wird nicht gespeichert
Status bleibt "angesehen"
Unterzeichner muss erneut beginnen

Vermeiden:

Stabile Internetverbindung sicherstellen
Prozess bis zur Bestaetigung durchfuehren
Auf "Erfolgreich unterschrieben" Seite warten

Workflow

Fehler 14: Alle Unterzeichner gleichzeitig kontaktieren

Problem: Externes Telefonat mit allen Parteien, alle wollen sofort unterschreiben.

Realitaet:

Partei 1: Oeffnet Link -> Kann unterschreiben
Partei 2: Oeffnet Link -> "Nicht an der Reihe"
Partei 3: Oeffnet Link -> "Nicht an der Reihe"

Loesung:

Unterzeichner informieren, dass Reihenfolge gilt
Partei 1 bittet, zuerst zu unterschreiben
Andere werden automatisch benachrichtigt

Fehler 15: Signatur-Status nicht pruefen

Problem: Wochen nach Versand immer noch keine Unterschrift.

Falsch:

Dokument versenden -> Vergessen -> Monate spaeter: "Ups, keiner hat unterschrieben"

Richtig:

Tag 0:   Dokument versenden
Tag 3:   Status pruefen
Tag 7:   Falls pending: Erinnerung schicken
Tag 14:  Telefonisch nachfassen
Tag 25:  Link erneuern falls noetig
Tag 30:  Token laeuft ab

Fehler 16: Bei Problemen sofort neues Dokument erstellen

Problem: Etwas funktioniert nicht, Reaktion: Komplett neu.

Ineffizient:

Problem: Link funktioniert nicht bei Unterzeichner
Reaktion: Dokument loeschen, alles neu machen

Effizient:

Problem: Link funktioniert nicht bei Unterzeichner
Loesung: "Erneut senden" Button -> Neuer Token, gleiches Dokument

Audit und Compliance

Fehler 17: Audit-Trail ignorieren

Problem: Bei Streitigkeiten fehlen Nachweise.

Falsch:

Kunde: "Ich habe nie unterschrieben!"
Sie: "Doch, haben Sie!"
-> Keine Dokumentation verfuegbar

Richtig:

Kunde: "Ich habe nie unterschrieben!"
Sie: "Hier der Audit-Trail mit IP 203.0.113.42,
      Zeitstempel 26.01.2025 10:30 UTC,
      und eIDAS-konformer Signatur SIG-A1B2C3..."
-> Nachvollziehbarer Beweis

Fehler 18: Dokumente manuell loeschen wollen

Problem: "Dieses Dokument brauche ich nicht mehr."

Falsch:

[Loeschen] klicken wollen -> Nicht moeglich bei versendeten Dokumenten

Grund:

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (10 Jahre)
Audit-Trail muss erhalten bleiben
Soft-Delete erst nach Ablauf der Frist

Merke: Die Aufbewahrungspflicht schuetzt auch Sie - sie beweist, was vereinbart wurde.

Checkliste: Fehler vermeiden

Vor der Vorlagen-Erstellung

Platzhalter-Namen normalisiert (keine Sonderzeichen)
Anzahl Unterzeichner korrekt geplant
Rollen sinnvoll benannt
HTML getestet

Vor dem Versand

Waehrend des Workflows

Status regelmaessig pruefen
Bei Verzoegerungen: Erinnerungen versenden
Bei Problemen: Erst "Erneut senden" versuchen
Ablehnungsgruende auswerten

Nach Abschluss

Alle Signaturen vorhanden
Audit-Trail vollstaendig
Dokument an Verantwortliche verteilt

Fehlerbehebungs-Matrix

Problem	Erste Massnahme	Wenn das nicht hilft
E-Mail kommt nicht an	Spam pruefen, erneut senden	E-Mail-Adresse korrigieren
Link funktioniert nicht	Erneut senden	Browser wechseln
"Nicht an der Reihe"	Vorherige Partei informieren	Reihenfolge pruefen
Token abgelaufen	Erneut senden	-
PDF-Fehler	HTML pruefen	Support kontaktieren
Signatur schlaegt fehl	Seite neu laden	Anderen Browser verwenden

Typische Fehler vermeiden

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