Best Practices

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│  1. ANWENDUNG AUS VORLAGE ERSTELLEN                             │
│     DSGVO → Anwendungen → "Aus Vorlage erstellen"               │
│     └── Vorlage wählen (z.B. Microsoft 365, Slack, etc.)        │
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│  2. ANWENDUNG PRÜFEN & ANPASSEN                                 │
│     • Name/Beschreibung auf Ihr Unternehmen anpassen            │
│     • AVV-Status prüfen (Vertrag vorhanden?)                    │
│     • Serverstandort verifizieren                               │
│     • Verantwortlichen zuweisen                                 │
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│  3. VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN ERSTELLEN                          │
│     Bei Anwendung → "Verarbeitungstätigkeit hinzufügen"         │
│     └── Vorgeschlagene VTs aus Vorlage übernehmen               │
│     └── Oder: Neue VT direkt anlegen                            │
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│  4. VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN PRÜFEN                             │
│     Für jede VT kontrollieren:                                  │
│     • Zweck konkret formuliert?                                 │
│     • Rechtsgrundlage korrekt?                                  │
│     • Betroffene & Datenkategorien vollständig?                 │
│     • Löschfrist zugeordnet?                                    │
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│  5. TOMs PRÜFEN & AKTIVIEREN                                    │
│     • Vorgeschlagene TOMs der Anwendung prüfen                  │
│     • Auf Ihre Situation anpassen (Standort, Branche)           │
│     • Nicht zutreffende TOMs entfernen                          │
│     • Fehlende TOMs ergänzen                                    │
│     • Status auf "Aktiv" setzen                                 │
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│  ✓ FERTIG                                                       │
│    Anwendung ist dokumentiert und DSGVO-konform erfasst         │
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✓ RICHTIG
Verarbeitungstätigkeit: Lohnabrechnung
├── Betroffene: Mitarbeiter
├── Empfänger: Finanzamt, Krankenkassen
└── Anwendung: DATEV (AVV vorhanden)

✗ FALSCH
Verarbeitungstätigkeit: Lohnabrechnung
├── Betroffene: (leer)
├── Empfänger: extern
└── Anwendung: (nicht verknüpft)

Hohes Risiko (Gesundheitsdaten)
└── Verstärkte Maßnahmen:
    ├── Verschlüsselung: AES-256
    ├── Zugriff: Nur autorisierte Personen
    ├── Protokollierung: Vollständig
    └── Backup: Täglich, verschlüsselt

Niedriges Risiko (öffentliche Kontaktdaten)
└── Standard-Maßnahmen:
    ├── Passwortschutz
    └── Regelmäßige Updates

Datenschutzvorfall erkannt
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│ Risiko für Rechte   │
│ und Freiheiten?     │
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    │           │
   Ja          Nein
    │           │
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72h Meldung   Dokumentieren
an Behörde    (intern)
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    ▼
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│ Hohes Risiko für    │
│ Betroffene?         │
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    │
   Ja
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    ▼
Benachrichtigung
der Betroffenen