Mitarbeitervereinbarungen

Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. KlarKonform bietet digitale Unterschriften über Documenso für einen rechtssicheren und nachvollziehbaren Prozess.

Rechtliche Grundlage

Art. 29 DSGVO - Verarbeitung unter Aufsicht

Der Auftragsverarbeiter und jede dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten [...]

Art. 32 DSGVO - Sicherheit der Verarbeitung

[...] Schritte unternimmt, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten [...]

Vereinbarungstypen

Verfügbare Vorlagen

Typ	Beschreibung	Typische Verwendung
Datenschutz-Verpflichtung	Grundlegende Verpflichtung auf Datengeheimnis	Alle Mitarbeiter
Vertraulichkeitsvereinbarung	Erweiterte Geheimhaltung	Mitarbeiter mit sensiblem Zugang
Homeoffice-Vereinbarung	Datenschutz im Homeoffice	Remote-Mitarbeiter
IT-Nutzungsrichtlinie	Regeln zur IT-Nutzung	Alle IT-Nutzer
BYOD-Vereinbarung	Nutzung privater Geräte	Bei Privatgeräte-Nutzung

Vorlagen verwalten

Neue Vorlage erstellen

DSGVO → Mitarbeitervereinbarungen → Vorlagen
"Neue Vorlage" klicken
Ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Vorlage
Typ	Vereinbarungstyp auswählen
Sprache	de/en
Inhalt	HTML-formatierter Vertragstext
Platzhalter	Dynamische Felder (siehe unten)
Gültigkeitsdauer	Wie lange ist die Vereinbarung gültig?

Platzhalter

Verwenden Sie Platzhalter für dynamische Inhalte:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{{employee_name}}`	Vor- und Nachname
`{{employee_email}}`	E-Mail-Adresse
`{{employee_position}}`	Stellenbezeichnung
`{{employee_department}}`	Abteilung
`{{company_name}}`	Firmenname
`{[date]}`	Aktuelles Datum
`{{valid_until}}`	Ablaufdatum

Bei Änderungen an aktiven Vorlagen wird automatisch eine neue Version erstellt. Bereits unterschriebene Vereinbarungen bleiben unverändert.

Vereinbarungen erstellen

Einzelne Vereinbarung

DSGVO → Mitarbeitervereinbarungen → "Neue Vereinbarung"
Mitarbeiter auswählen
Vorlage auswählen
Ggf. individuelle Anpassungen vornehmen
Speichern

Massenversand

Für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig:

"Massenversand" klicken
Mitarbeiter auswählen (Filter nach Abteilung, Status, etc.)
Vorlage auswählen
Versandoptionen festlegen:
- Sofort versenden
- Zu Datum versenden
- Erinnerungen aktivieren

Signaturmodus

Modus	Beschreibung	Empfehlung
Digital (Documenso)	Rechtssichere E-Signatur	Standardmäßig verwenden
Manuell	Physische Unterschrift	Für Mitarbeiter ohne E-Mail

Signaturprozess

Digitale Signatur (Documenso)

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
│ Vereinbarung│────▶│   E-Mail    │────▶│  Mitarbeiter│
│   erstellt  │     │  versendet  │     │   öffnet    │
└─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
                                               │
                                               ▼
┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
│  In SharePt │◀────│  Signiert   │◀────│   Prüft &   │
│  gespeichert│     │             │     │ unterschreibt│
└─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘

E-Mail an Mitarbeiter

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit:

Link zur Vereinbarung
Vorschau des Dokuments
Frist zur Unterschrift
Kontaktdaten bei Fragen

Unterschriftsseite

Die Unterschriftsseite zeigt:

Vollständiges Dokument zum Lesen
Bestätigungsfeld "Ich habe gelesen und verstanden"
Signaturfeld (Zeichnen oder Tippen)
Buttons: "Unterschreiben" / "Ablehnen"

Status-Übersicht

Vereinbarungs-Status

Status	Beschreibung	Aktion
Entwurf	Noch nicht versendet	Bearbeiten oder versenden
Ausstehend	Versendet, wartet auf Unterschrift	Erinnerung senden
Angesehen	Mitarbeiter hat geöffnet	Abwarten
Unterschrieben	Erfolgreich signiert	✓ Abgeschlossen
Abgelehnt	Mitarbeiter hat abgelehnt	Klärung erforderlich
Abgelaufen	Frist überschritten	Neu versenden
Widerrufen	Administrativ zurückgezogen	Ggf. neu erstellen
Erneuerung erforderlich	Gültigkeit läuft aus	Erneuerung einleiten

Dashboard-Übersicht

Mitarbeitervereinbarungen
├── Gesamt: 45 Mitarbeiter
├── Unterschrieben: 42 (93%)
├── Ausstehend: 2
├── Abgelaufen: 1
└── Ohne Vereinbarung: 0

Handlungsbedarf:
⚠ 2 Vereinbarungen warten auf Unterschrift
⚠ 1 Vereinbarung ist abgelaufen

Erinnerungen und Fristen

Automatische Erinnerungen

Zeitpunkt	Aktion
Nach 3 Tagen	Erste Erinnerungs-E-Mail
Nach 7 Tagen	Zweite Erinnerung
Nach 14 Tagen	Letzte Erinnerung + Eskalation

Fristüberschreitung

Bei Fristüberschreitung:

Vereinbarung wird als "Abgelaufen" markiert
Compliance-Score wird reduziert
Benachrichtigung an Administrator
Mitarbeiter kann nicht mehr unterschreiben (neu versenden erforderlich)

Ablehnung bearbeiten

Wenn ein Mitarbeiter ablehnt:

Grund erfassen - Mitarbeiter muss Ablehnungsgrund angeben
Klärungsgespräch - HR/Vorgesetzter führt Gespräch
Optionen:
- Vereinbarung anpassen und neu senden
- Arbeitsrechtliche Konsequenzen prüfen
- Alternative Tätigkeit ohne Datenzugang

Ohne unterschriebene Datenschutz-Verpflichtung sollte der Mitarbeiter keinen Zugang zu personenbezogenen Daten haben!

Compliance-Score Einfluss

Mitarbeitervereinbarungen beeinflussen 15% des Compliance-Scores:

Bewertungskriterien:

Quote unterschriebener Vereinbarungen
Keine abgelaufenen Vereinbarungen
Keine offenen Ablehnungen
Rechtzeitige Erneuerungen

Score-Berechnung

Score = (Unterschrieben / Gesamt) × 100

Abzüge:
- Jede abgelaufene Vereinbarung: -5%
- Jede Ablehnung ohne Klärung: -10%
- Fehlende Pflichtvereinbarung: -20%