Best Practices

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│  1. M365-SYNCHRONISATION                                        │
│     Einstellungen > Unternehmen > "Von M365 synchronisieren"    │
│     └── Wartet auf: Firmendaten, Adresse, Domains               │
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│  2. MANUELLE FELDER ERGAENZEN                                   │
│     • USt-IdNr. eintragen                                       │
│     • Rechtsform auswaehlen                                     │
│     • Unternehmensgroesse setzen                                │
│     • Geschaeftsfuehrer zuordnen                                │
│     • DSB-Daten (falls erforderlich)                            │
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│  3. NUMMERNKREISE ANPASSEN                                      │
│     • Praefixe nach Wunsch aendern                              │
│     • Bei Migration: Startnummern setzen                        │
│     • Jahr-Option fuer Rechnungen aktivieren                    │
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│  4. E-MAIL-SIGNATUR ERSTELLEN                                   │
│     • Firmendaten aus Schritt 2 verwenden                       │
│     • Als Standard setzen                                       │
│     • In verschiedenen Clients testen                           │
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│  ✓ FERTIG                                                       │
│    Alle Einstellungen sind konfiguriert                         │
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Verantwortlicher:
├── Name: Muster GmbH (Firmenname!)
├── E-Mail: datenschutz@muster.de
└── Telefon: +49 89 12345678

Vertreter:
├── Name: Max Mustermann
├── Position: Geschaeftsfuehrer
└── E-Mail: m.mustermann@muster.de

Datenschutzbeauftragter (falls erforderlich):
├── Name: Dr. Extern DSB
├── E-Mail: dsb@datenschutz-extern.de
└── Telefon: +49 89 87654321

Verantwortlicher:
├── Name: Max Mustermann (Inhaber!)
├── E-Mail: max@mustermann.de
└── Telefon: +49 89 12345678

Vertreter: (nicht erforderlich)

Datenschutzbeauftragter: (meist nicht erforderlich)

Typ: invoice
Praefix: R
Jahr: Ja
Monat: Nein
Startnummer: 1 (oder naechste freie)

Beispiele: R20260001, R20260002, ...

Typ: customer
Praefix: C
Jahr: Nein
Monat: Nein
Startnummer: 1000

Beispiele: C1000, C1001, C1002, ...

Typ: employee
Praefix: (leer)
Jahr: Nein
Monat: Nein
Startnummer: 100

Beispiele: 0100, 0101, 0102, ...

Schritt 1: Hoechste bestehende Nummer ermitteln
           Beispiel: Letzte Rechnung war R2025-247

Schritt 2: Nummernkreis konfigurieren
           Praefix: R
           Jahr: Ja
           Aktuelle Nummer: 248 (naechste freie)

Schritt 3: Testlauf
           Vorschau zeigt: R20260248 ✓

<p>Mit freundlichen Gruessen</p>

<p><strong>Max Mustermann</strong><br>
Vertriebsleiter</p>

<p>Muster GmbH<br>
Musterstrasse 1<br>
80331 Muenchen</p>

<p style="font-size: 12px; color: #555;">
Tel: +49 89 12345678<br>
Mobil: +49 170 1234567<br>
E-Mail: m.mustermann@muster.de<br>
Web: <a href="https://www.muster.de">www.muster.de</a>
</p>

<p style="font-size: 10px; color: #888;">
Muster GmbH | Sitz: Muenchen | HRB 12345 AG Muenchen<br>
Geschaeftsfuehrer: Max Mustermann | USt-IdNr.: DE123456789
</p>

<p>Gruss,<br>
Max</p>
<p style="font-size: 11px; color: #666;">
Tel: -678 | Mobil: +49 170 1234567
</p>

<p>Mit freundlichen Gruessen<br>
<strong>Max Mustermann</strong><br>
Muster GmbH</p>

<hr style="border: none; border-top: 1px solid #ccc; margin: 15px 0;">

<p style="font-size: 9px; color: #999;">
<strong>Vertraulichkeitshinweis:</strong> Diese E-Mail enthaelt
vertrauliche Informationen. Wenn Sie nicht der beabsichtigte
Empfaenger sind, informieren Sie bitte den Absender und loeschen
Sie diese Nachricht.<br><br>
Datenschutz: <a href="https://www.muster.de/datenschutz">
www.muster.de/datenschutz</a>
</p>

Neue E-Mail an externen Kontakt
  → Geschaeftlich (Standard, automatisch)

Schnelle Antwort an Kollegen
  → Kurz (manuell wechseln)

Vertrag als Anhang
  → Vertraulich (manuell wechseln)

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✓ Telefon (fuer Erreichbarkeit)

Empfohlen:
○ Buero/Standort (fuer Meetings)
○ Mobilnummer (fuer Notfaelle)

Testrechnnung erstellen
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Pruefen:
├── Firmendaten korrekt?
├── USt-IdNr. vorhanden?
├── Rechnungsnummer korrekt formatiert?
└── Signatur enthalten?
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Falls Fehler → Einstellungen korrigieren
        │
        ▼
Testrechnung loeschen
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