Typische Fehler vermeiden
Haeufige Fehler bei den Einstellungen und wie Sie diese vermeiden
Diese Seite beschreibt haeufige Fehler bei der Konfiguration der Einstellungen und wie Sie diese vermeiden koennen.
Unternehmenseinstellungen
Fehler 1: Keine M365-Synchronisation durchgefuehrt
Problem: Unternehmensdaten fehlen oder sind unvollstaendig.
Falsch:
┌─────────────────────────────────┐
│ Unternehmenseinstellungen │
├─────────────────────────────────┤
│ Firmenname: (leer) │
│ Adresse: (leer) │
│ Domains: (leer) │
└─────────────────────────────────┘Richtig:
┌─────────────────────────────────┐
│ Unternehmenseinstellungen │
├─────────────────────────────────┤
│ [Synchronisiert aus M365] │
│ Firmenname: Muster GmbH │
│ Adresse: Musterstr. 1, 80331 │
│ Domains: muster.de, muster.com │
└─────────────────────────────────┘Loesung: Klicken Sie auf "Von Microsoft 365 synchronisieren", um alle verfuegbaren Daten zu laden.
Fehler 2: USt-IdNr. vergessen
Problem: Rechnungen ohne USt-IdNr. sind fuer Vorsteuerabzug ungueltig.
Falsch:
Muster GmbH
Musterstrasse 1
80331 Muenchen
USt-IdNr.: ___________Richtig:
Muster GmbH
Musterstrasse 1
80331 Muenchen
USt-IdNr.: DE123456789Wichtig: Ohne USt-IdNr. auf der Rechnung kann Ihr Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen!
Fehler 3: Falsche Rechtsform gewaehlt
Problem: Der DSGVO-Verantwortliche wird falsch angegeben.
Falsch:
Rechtsform: GmbH
DSGVO-Verantwortlicher: Max Mustermann (Person)
^^^^^^^^^^^^^^^^^
Sollte Firma sein!Richtig:
Rechtsform: GmbH
DSGVO-Verantwortlicher: Muster GmbH (Firma)
Vertreter: Max Mustermann, GeschaeftsfuehrerBei Kapitalgesellschaften:
- Verantwortlicher = Firmenname (juristische Person)
- Vertreter = Geschaeftsfuehrer/Vorstand
Bei Einzelunternehmen:
- Verantwortlicher = Inhaber (natuerliche Person)
Fehler 4: DSB-Pflicht ignoriert
Problem: Unternehmen mit DSB-Pflicht haben keinen DSB benannt.
Checkliste DSB-Pflicht (§ 38 BDSG):
- 20+ Personen regelmaessig mit automatisierter Datenverarbeitung beschaeftigt?
- Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Gesundheit, Religion, etc.)?
- Kerntaetigkeit: Systematische Ueberwachung?
- Kerntaetigkeit: Umfangreiche Datenverarbeitung?
Falls eine Frage mit Ja beantwortet: DSB benennen!
Fehler 5: Verifizierte Domains nicht genutzt
Problem: E-Mail-Domains sind nicht verifiziert, was zu Zustellproblemen fuehrt.
Falsch:
Verifizierte Domains: muster.onmicrosoft.com (nur Initial-Domain)
E-Mails von: info@muster.de (nicht verifiziert!)Richtig:
Verifizierte Domains:
- muster.de (Standard)
- muster.onmicrosoft.com
E-Mails von: info@muster.de (verifiziert)Loesung: Verifizieren Sie Ihre Domain im Microsoft 365 Admin Center unter "Einstellungen > Domaenen".
Nummernkreise
Fehler 6: Startnummer nicht angepasst
Problem: Nummerierung beginnt bei 1, obwohl bereits Dokumente existieren.
Falsch:
Bestehende Rechnungen: R2025-001 bis R2025-150
Neue Rechnung: R20260001 <- Springt zu Jahr, aber Nummer 1Richtig:
Bestehende Rechnungen: R2025-001 bis R2025-150
Nummernkreis aktualisiert: Startnummer = 151
Neue Rechnung: R20260151 <- FortlaufendFehler 7: Jahr-Option nicht aktiviert
Problem: Rechnungsnummern ohne Jahr sind im naechsten Jahr nicht eindeutig.
Falsch:
2025: R0001, R0002, R0003...
2026: R0001, R0002, R0003... <- Duplikate!Richtig:
2025: R20250001, R20250002, R20250003...
2026: R20260001, R20260002, R20260003... <- Eindeutig!Empfehlung: Aktivieren Sie die Jahr-Option fuer Rechnungen und Angebote.
Fehler 8: Inkonsistentes Praefix
Problem: Praefixe aendern sich, was Verwirrung stiftet.
Falsch:
Januar 2026: R20260001, R20260002
Februar 2026: INV20260003, INV20260004 <- Praefix geaendert!Richtig:
Januar 2026: R20260001, R20260002
Februar 2026: R20260003, R20260004 <- KonsistentFehler 9: Nummernkreis loeschen statt anpassen
Problem: Bestehende Referenzen werden ungueltig.
Falsch:
Nummernkreis "Rechnung" geloescht
Neuen Nummernkreis "Rechnung" erstellt
-> Alte Rechnungen haben keine gueltige Referenz mehrRichtig:
Nummernkreis "Rechnung" angepasst (Praefix, Startnummer)
-> Alte Rechnungen bleiben gueltigE-Mail-Einstellungen
Fehler 10: Keine Standard-Signatur gesetzt
Problem: E-Mails gehen ohne Signatur raus.
Falsch:
Signaturen:
- Geschaeftlich
- Kurz
- Intern
Standard: (keiner)Richtig:
Signaturen:
- Geschaeftlich (Standard)
- Kurz
- InternFehler 11: Impressumspflicht in Signatur vergessen
Problem: Geschaefts-E-Mails ohne Impressum koennen abgemahnt werden.
Falsch:
Mit freundlichen Gruessen
Max Mustermann
Muster GmbHRichtig:
Mit freundlichen Gruessen
Max Mustermann
Muster GmbH
Muster GmbH | Musterstrasse 1 | 80331 Muenchen
Geschaeftsfuehrer: Max Mustermann
HRB 12345 AG Muenchen | USt-IdNr.: DE123456789Rechtlicher Hinweis: Geschaeftliche E-Mails unterliegen der Impressumspflicht (§ 5 TMG)!
Fehler 12: Zu komplexes HTML
Problem: Signatur wird in verschiedenen Clients unterschiedlich angezeigt.
Falsch:
<table style="width:100%;border-collapse:collapse;">
<tr>
<td style="width:30%;vertical-align:top;">
<img src="logo.png" style="max-width:200px;height:auto;">
</td>
<td style="width:70%;vertical-align:top;padding-left:20px;">
<div style="font-family:'Segoe UI',Arial,sans-serif;">
<!-- Komplexes Layout -->
</div>
</td>
</tr>
</table>Richtig:
<p>Mit freundlichen Gruessen</p>
<p><strong>Max Mustermann</strong><br>
Muster GmbH</p>
<p style="font-size:12px;color:#666;">
Tel: +49 89 12345678<br>
www.muster.de
</p>Fehler 13: Bilder ohne Alt-Text
Problem: Bilder werden blockiert, kein Text sichtbar.
Falsch:
<img src="https://example.com/logo.png">Richtig:
<img src="https://example.com/logo.png" alt="Muster GmbH" width="150">Benutzereinstellungen
Fehler 14: Profildaten nicht gepflegt
Problem: Unvollstaendige Benutzerprofile erschweren die Zusammenarbeit.
Falsch:
Name: Max
Position: (leer)
Abteilung: (leer)
Telefon: (leer)Richtig:
Name: Max Mustermann
Position: Vertriebsleiter
Abteilung: Vertrieb
Telefon: +49 170 1234567Fehler 15: Sprache nicht zur Arbeit passend
Problem: System zeigt Inhalte in falscher Sprache an.
Beispiel:
Benutzer arbeitet in deutschem Unternehmen
Sprache eingestellt: Englisch
-> Alle Fehlermeldungen auf Englisch
-> Verwirrung bei deutschsprachigen KundenLoesung: Stellen Sie die Sprache passend zu Ihrer Arbeitsumgebung ein.
Fehler 16: Zeitzone ignoriert
Problem: Termine und Timestamps sind falsch.
Falsch:
Serverzeit (UTC): 14:00
Benutzer in Berlin erwartet: 15:00 (MEZ)
Angezeigt: 14:00 <- Verwirrend!Richtig:
Zeitzone: Europe/Berlin
Benutzer sieht korrekt: 15:00 (MEZ)Allgemeine Fehler
Fehler 17: Aenderungen nicht gespeichert
Problem: Aenderungen werden vergessen zu speichern.
Symptom:
Einstellungen geaendert
Tab gewechselt oder Browser geschlossen
Einstellungen zurueckgesetztLoesung: Immer auf "Speichern" klicken, bevor Sie die Seite verlassen!
Fehler 18: Fehlende Berechtigungen nicht kommuniziert
Problem: Benutzer versteht nicht, warum Aenderungen nicht moeglich sind.
Falsch:
Benutzer versucht Unternehmenseinstellungen zu aendern
-> Stille Ablehnung oder kryptische FehlermeldungRichtig:
Benutzer versucht Unternehmenseinstellungen zu aendern
-> Klare Meldung: "Nur Administratoren koennen diese Einstellungen aendern"Fehler 19: M365-Daten veraltet
Problem: KlarKonform zeigt veraltete Daten aus M365.
Falsch:
M365: Neue Adresse seit 01.01.2026
KlarKonform: Zeigt noch alte AdresseRichtig:
M365: Neue Adresse seit 01.01.2026
KlarKonform: "Synchronisieren" geklickt
-> Aktuelle Adresse wird angezeigtFehler 20: Keine regelmaessige Ueberpruefung
Problem: Einstellungen werden einmal gesetzt und nie mehr geprueft.
Checkliste fuer regelmaessige Ueberpruefung:
| Einstellung | Pruefintervall |
|---|---|
| Unternehmensdaten | Bei Aenderungen, mind. jaehrlich |
| DSB-Kontaktdaten | Bei Wechsel, mind. jaehrlich |
| Nummernkreise | Zum Jahreswechsel |
| E-Mail-Signaturen | Bei Aenderungen (Adresse, Position) |
| Benutzerprofile | Bei Aenderungen |
Checkliste: Einstellungen pruefen
Unternehmenseinstellungen
- M365-Synchronisation durchgefuehrt
- USt-IdNr. eingetragen
- Handelsregisternummer eingetragen
- Rechtsform korrekt gewaehlt
- Geschaeftsfuehrer zugeordnet
- DSB-Daten (falls erforderlich)
Nummernkreise
- Alle Nummernkreise vorhanden
- Startnummern angepasst (bei Migration)
- Jahr-Option fuer Rechnungen aktiviert
- Praefixe sinnvoll gewaehlt
- Mindestens eine Signatur erstellt
- Standard-Signatur festgelegt
- Impressum in Geschaeftssignatur
- Signatur getestet (verschiedene Clients)
Benutzer
- Profil vollstaendig
- Sprache korrekt eingestellt
- Zeitzone korrekt eingestellt
Schnellhilfe bei Problemen
| Problem | Erste Massnahme |
|---|---|
| Daten fehlen | M365 synchronisieren |
| Aenderung nicht moeglich | Berechtigungen pruefen |
| Nummern doppelt | Startnummer erhoehen |
| Signatur sieht falsch aus | HTML vereinfachen |
| Zeitstempel falsch | Zeitzone pruefen |