Typische Fehler vermeiden

Diese Seite beschreibt haeufige Fehler bei der Konfiguration der Einstellungen und wie Sie diese vermeiden koennen.

Unternehmenseinstellungen

Fehler 1: Keine M365-Synchronisation durchgefuehrt

Problem: Unternehmensdaten fehlen oder sind unvollstaendig.

Falsch:

┌─────────────────────────────────┐
│ Unternehmenseinstellungen       │
├─────────────────────────────────┤
│ Firmenname: (leer)              │
│ Adresse: (leer)                 │
│ Domains: (leer)                 │
└─────────────────────────────────┘

Richtig:

┌─────────────────────────────────┐
│ Unternehmenseinstellungen       │
├─────────────────────────────────┤
│ [Synchronisiert aus M365]       │
│ Firmenname: Muster GmbH         │
│ Adresse: Musterstr. 1, 80331    │
│ Domains: muster.de, muster.com  │
└─────────────────────────────────┘

Loesung: Klicken Sie auf "Von Microsoft 365 synchronisieren", um alle verfuegbaren Daten zu laden.

Fehler 2: USt-IdNr. vergessen

Problem: Rechnungen ohne USt-IdNr. sind fuer Vorsteuerabzug ungueltig.

Falsch:

Muster GmbH
Musterstrasse 1
80331 Muenchen

USt-IdNr.: ___________

Richtig:

Muster GmbH
Musterstrasse 1
80331 Muenchen

USt-IdNr.: DE123456789

Wichtig: Ohne USt-IdNr. auf der Rechnung kann Ihr Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen!

Fehler 3: Falsche Rechtsform gewaehlt

Problem: Der DSGVO-Verantwortliche wird falsch angegeben.

Falsch:

Rechtsform: GmbH
DSGVO-Verantwortlicher: Max Mustermann (Person)
                        ^^^^^^^^^^^^^^^^^
                        Sollte Firma sein!

Richtig:

Rechtsform: GmbH
DSGVO-Verantwortlicher: Muster GmbH (Firma)
Vertreter: Max Mustermann, Geschaeftsfuehrer

Bei Kapitalgesellschaften:

Verantwortlicher = Firmenname (juristische Person)
Vertreter = Geschaeftsfuehrer/Vorstand

Bei Einzelunternehmen:

Verantwortlicher = Inhaber (natuerliche Person)

Fehler 4: DSB-Pflicht ignoriert

Problem: Unternehmen mit DSB-Pflicht haben keinen DSB benannt.

Checkliste DSB-Pflicht (§ 38 BDSG):

20+ Personen regelmaessig mit automatisierter Datenverarbeitung beschaeftigt?
Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Gesundheit, Religion, etc.)?
Kerntaetigkeit: Systematische Ueberwachung?
Kerntaetigkeit: Umfangreiche Datenverarbeitung?

Falls eine Frage mit Ja beantwortet: DSB benennen!

Fehler 5: Verifizierte Domains nicht genutzt

Problem: E-Mail-Domains sind nicht verifiziert, was zu Zustellproblemen fuehrt.

Falsch:

Verifizierte Domains: muster.onmicrosoft.com (nur Initial-Domain)
E-Mails von: info@muster.de (nicht verifiziert!)

Richtig:

Verifizierte Domains:
  - muster.de (Standard)
  - muster.onmicrosoft.com
E-Mails von: info@muster.de (verifiziert)

Loesung: Verifizieren Sie Ihre Domain im Microsoft 365 Admin Center unter "Einstellungen > Domaenen".

Nummernkreise

Fehler 6: Startnummer nicht angepasst

Problem: Nummerierung beginnt bei 1, obwohl bereits Dokumente existieren.

Falsch:

Bestehende Rechnungen: R2025-001 bis R2025-150
Neue Rechnung: R20260001  <- Springt zu Jahr, aber Nummer 1

Richtig:

Bestehende Rechnungen: R2025-001 bis R2025-150
Nummernkreis aktualisiert: Startnummer = 151
Neue Rechnung: R20260151  <- Fortlaufend

Fehler 7: Jahr-Option nicht aktiviert

Problem: Rechnungsnummern ohne Jahr sind im naechsten Jahr nicht eindeutig.

Falsch:

2025: R0001, R0002, R0003...
2026: R0001, R0002, R0003... <- Duplikate!

Richtig:

2025: R20250001, R20250002, R20250003...
2026: R20260001, R20260002, R20260003... <- Eindeutig!

Empfehlung: Aktivieren Sie die Jahr-Option fuer Rechnungen und Angebote.

Fehler 8: Inkonsistentes Praefix

Problem: Praefixe aendern sich, was Verwirrung stiftet.

Falsch:

Januar 2026: R20260001, R20260002
Februar 2026: INV20260003, INV20260004  <- Praefix geaendert!

Richtig:

Januar 2026: R20260001, R20260002
Februar 2026: R20260003, R20260004  <- Konsistent

Fehler 9: Nummernkreis loeschen statt anpassen

Problem: Bestehende Referenzen werden ungueltig.

Falsch:

Nummernkreis "Rechnung" geloescht
Neuen Nummernkreis "Rechnung" erstellt
-> Alte Rechnungen haben keine gueltige Referenz mehr

Richtig:

Nummernkreis "Rechnung" angepasst (Praefix, Startnummer)
-> Alte Rechnungen bleiben gueltig

E-Mail-Einstellungen

Fehler 10: Keine Standard-Signatur gesetzt

Problem: E-Mails gehen ohne Signatur raus.

Falsch:

Signaturen:
  - Geschaeftlich
  - Kurz
  - Intern

Standard: (keiner)

Richtig:

Signaturen:
  - Geschaeftlich (Standard)
  - Kurz
  - Intern

Fehler 11: Impressumspflicht in Signatur vergessen

Problem: Geschaefts-E-Mails ohne Impressum koennen abgemahnt werden.

Falsch:

Mit freundlichen Gruessen
Max Mustermann
Muster GmbH

Richtig:

Mit freundlichen Gruessen
Max Mustermann
Muster GmbH

Muster GmbH | Musterstrasse 1 | 80331 Muenchen
Geschaeftsfuehrer: Max Mustermann
HRB 12345 AG Muenchen | USt-IdNr.: DE123456789

Rechtlicher Hinweis: Geschaeftliche E-Mails unterliegen der Impressumspflicht (§ 5 TMG)!

Fehler 12: Zu komplexes HTML

Problem: Signatur wird in verschiedenen Clients unterschiedlich angezeigt.

Falsch:

<table style="width:100%;border-collapse:collapse;">
  <tr>
    <td style="width:30%;vertical-align:top;">
      <img src="logo.png" style="max-width:200px;height:auto;">
    </td>
    <td style="width:70%;vertical-align:top;padding-left:20px;">
      <div style="font-family:'Segoe UI',Arial,sans-serif;">
        <!-- Komplexes Layout -->
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>

Richtig:

<p>Mit freundlichen Gruessen</p>
<p><strong>Max Mustermann</strong><br>
Muster GmbH</p>
<p style="font-size:12px;color:#666;">
Tel: +49 89 12345678<br>
www.muster.de
</p>

Fehler 13: Bilder ohne Alt-Text

Problem: Bilder werden blockiert, kein Text sichtbar.

Falsch:

<img src="https://example.com/logo.png">

Richtig:

<img src="https://example.com/logo.png" alt="Muster GmbH" width="150">

Benutzereinstellungen

Fehler 14: Profildaten nicht gepflegt

Problem: Unvollstaendige Benutzerprofile erschweren die Zusammenarbeit.

Falsch:

Name: Max
Position: (leer)
Abteilung: (leer)
Telefon: (leer)

Richtig:

Name: Max Mustermann
Position: Vertriebsleiter
Abteilung: Vertrieb
Telefon: +49 170 1234567

Fehler 15: Sprache nicht zur Arbeit passend

Problem: System zeigt Inhalte in falscher Sprache an.

Beispiel:

Benutzer arbeitet in deutschem Unternehmen
Sprache eingestellt: Englisch
-> Alle Fehlermeldungen auf Englisch
-> Verwirrung bei deutschsprachigen Kunden

Loesung: Stellen Sie die Sprache passend zu Ihrer Arbeitsumgebung ein.

Fehler 16: Zeitzone ignoriert

Problem: Termine und Timestamps sind falsch.

Falsch:

Serverzeit (UTC): 14:00
Benutzer in Berlin erwartet: 15:00 (MEZ)
Angezeigt: 14:00  <- Verwirrend!

Richtig:

Zeitzone: Europe/Berlin
Benutzer sieht korrekt: 15:00 (MEZ)

Allgemeine Fehler

Fehler 17: Aenderungen nicht gespeichert

Problem: Aenderungen werden vergessen zu speichern.

Symptom:

Einstellungen geaendert
Tab gewechselt oder Browser geschlossen
Einstellungen zurueckgesetzt

Loesung: Immer auf "Speichern" klicken, bevor Sie die Seite verlassen!

Fehler 18: Fehlende Berechtigungen nicht kommuniziert

Problem: Benutzer versteht nicht, warum Aenderungen nicht moeglich sind.

Falsch:

Benutzer versucht Unternehmenseinstellungen zu aendern
-> Stille Ablehnung oder kryptische Fehlermeldung

Richtig:

Benutzer versucht Unternehmenseinstellungen zu aendern
-> Klare Meldung: "Nur Administratoren koennen diese Einstellungen aendern"

Fehler 19: M365-Daten veraltet

Problem: KlarKonform zeigt veraltete Daten aus M365.

Falsch:

M365: Neue Adresse seit 01.01.2026
KlarKonform: Zeigt noch alte Adresse

Richtig:

M365: Neue Adresse seit 01.01.2026
KlarKonform: "Synchronisieren" geklickt
-> Aktuelle Adresse wird angezeigt

Fehler 20: Keine regelmaessige Ueberpruefung

Problem: Einstellungen werden einmal gesetzt und nie mehr geprueft.

Checkliste fuer regelmaessige Ueberpruefung:

Einstellung	Pruefintervall
Unternehmensdaten	Bei Aenderungen, mind. jaehrlich
DSB-Kontaktdaten	Bei Wechsel, mind. jaehrlich
Nummernkreise	Zum Jahreswechsel
E-Mail-Signaturen	Bei Aenderungen (Adresse, Position)
Benutzerprofile	Bei Aenderungen

Checkliste: Einstellungen pruefen

Unternehmenseinstellungen

M365-Synchronisation durchgefuehrt
USt-IdNr. eingetragen
Handelsregisternummer eingetragen
Rechtsform korrekt gewaehlt
Geschaeftsfuehrer zugeordnet
DSB-Daten (falls erforderlich)

Nummernkreise

Alle Nummernkreise vorhanden
Startnummern angepasst (bei Migration)
Jahr-Option fuer Rechnungen aktiviert
Praefixe sinnvoll gewaehlt

E-Mail

Mindestens eine Signatur erstellt
Standard-Signatur festgelegt
Impressum in Geschaeftssignatur
Signatur getestet (verschiedene Clients)

Benutzer

Profil vollstaendig
Sprache korrekt eingestellt
Zeitzone korrekt eingestellt

Schnellhilfe bei Problemen

Problem	Erste Massnahme
Daten fehlen	M365 synchronisieren
Aenderung nicht moeglich	Berechtigungen pruefen
Nummern doppelt	Startnummer erhoehen
Signatur sieht falsch aus	HTML vereinfachen
Zeitstempel falsch	Zeitzone pruefen

Typische Fehler vermeiden

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