Haufige Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Ist KlarKonform ein vollstandiges Buchhaltungsprogramm?

Nein, KlarKonform ersetzt keine vollstandige Finanzbuchhaltung. Es ist ein Rechnungsstellungs-Modul, das:

• Rechnungen und Angebote erstellt
• Artikel verwaltet
• PDF-Dokumente generiert
• ZugFeRD-konforme E-Rechnungen erzeugt

Fur die vollstandige Buchhaltung (Kontenfuhrung, Bilanz, GuV) benotigen Sie weiterhin eine Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder sevDesk.

Kann ich Rechnungen aus anderen Systemen importieren?

Derzeit werden nur Artikel-Importe per CSV unterstutzt. Ein Rechnungsimport ist nicht vorgesehen, da Rechnungen im System erstellt werden sollten, um Konsistenz und GoBD-Konformitat zu gewahrleisten.

Wie lange werden Rechnungen aufbewahrt?

Rechnungen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert:

Rechnungen

Wie kann ich eine bereits versendete Rechnung korrigieren?

Versendete Rechnungen konnen nicht bearbeitet werden. Dies entspricht den GoBD-Anforderungen.

So gehen Sie vor:

1. Stornieren Sie die fehlerhafte Rechnung (erzeugt Gutschrift)
2. Erstellen Sie eine neue, korrekte Rechnung

Die Original-Rechnung und die Gutschrift bleiben fur die Nachverfolgung erhalten.

Warum kann ich Rechnungen nicht loschen?

Nach dem Finalisieren sind Rechnungen unveranderlich (GoBD-Konformitat). Das Loschen wurde die luckenlose Nummerierung unterbrechen und gegen steuerrechtliche Vorschriften verstoßen.

Alternativen:

• Entwurfe konnen geloscht werden
• Finalisierte Rechnungen konnen storniert werden

Was passiert bei einer Stornierung?

Bei der Stornierung wird automatisch eine Gutschrift (Stornorechnung) erstellt:

Original:     INV-2025-0001    +1.190,00 EUR
Gutschrift:   CRN-2025-0001    -1.190,00 EUR
───────────────────────────────────────────
Saldo:                              0,00 EUR

Beide Dokumente bleiben im System fur die Buchfuhrung.

Wie erstelle ich eine Teilrechnung?

1. Neues Angebot mit allen Positionen erstellen
2. Bei Umwandlung in Rechnung "Teilrechnung" wahlen
3. Nur die zu berechnenden Positionen auswahlen
4. Fur weitere Teillieferungen wiederholen

Das ursprungliche Angebot zeigt, welche Positionen bereits berechnet wurden.

Wie funktionieren Anzahlungsrechnungen?

1. Angebot erstellen mit Gesamtbetrag
2. Bei Umwandlung "Anzahlungsrechnung" wahlen
3. Prozentsatz angeben (z.B. 30%)
4. Anzahlungsrechnung wird erstellt mit Vermerk

Bei der Schlussrechnung:

• Gesamtbetrag ausweisen
• Erhaltene Anzahlung abziehen
• Restbetrag berechnen

Unterstutzt das System wiederkehrende Rechnungen?

Automatisch wiederkehrende Rechnungen sind derzeit nicht verfugbar. Sie konnen jedoch:

1. Eine Rechnungsvorlage erstellen
2. Diese monatlich duplizieren
3. Datum und Leistungszeitraum anpassen

Kann ich Rechnungen in anderen Wahrungen erstellen?

Der Standardwahrung ist EUR. Andere Wahrungen sind derzeit nicht vollstandig unterstutzt.

Angebote

Wie lange sollte ein Angebot gultig sein?

Empfohlene Gultigkeitszeitraume:

Was passiert mit abgelaufenen Angeboten?

Abgelaufene Angebote bleiben im System erhalten, werden aber als "Abgelaufen" markiert. Sie konnen:

• Verlangert werden (neues Gultigkeitsdatum)
• Als Vorlage fur ein neues Angebot dienen
• Archiviert bleiben

Kann ein Kunde das Angebot online annehmen?

Eine Online-Annahmefunktion ist derzeit nicht implementiert. Der typische Workflow ist:

1. Angebot per E-Mail versenden
2. Kunde bestatigt per E-Mail oder Unterschrift
3. Sie markieren das Angebot als "Angenommen"
4. Umwandlung in Rechnung

Wie wandle ich ein Angebot in eine Rechnung um?

1. Angebot offnen
2. Status auf "Angenommen" setzen
3. "In Rechnung umwandeln" klicken
4. Umwandlungsoptionen wahlen (Vollstandig/Teilrechnung/Anzahlung)
5. Rechnungsdaten prufen
6. Rechnung erstellen

Artikel

Warum werden Preisanderungen nicht auf bestehende Rechnungen ubernommen?

Das System verwendet Artikel-Snapshots. Bei der Rechnungserstellung wird der aktuelle Artikelstand eingefroren. Dies gewahrleistet:

• Rechnungen bleiben unverandert
• Historische Preise sind nachvollziehbar
• GoBD-Konformitat

Wie lege ich einen Artikel mit gestaffelten Preisen an?

Erstellen Sie separate Artikel fur jede Preisstufe:

ART-001-10   Beratung (1-10 Std)    100,00 EUR/Std
ART-001-50   Beratung (11-50 Std)    90,00 EUR/Std
ART-001-100  Beratung (51+ Std)      80,00 EUR/Std

Welche Einheiten sollte ich verwenden?

Kann ich Artikel mit 0% MwSt anlegen?

Ja, fur folgende Falle:

• Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
• Steuerfreie Leistungen (z.B. Heilbehandlungen)
• Innergemeinschaftliche Lieferungen
• Exporte (Drittlandlieferungen)

PDF und Versand

Wie kann ich mein Logo auf Rechnungen anzeigen?

1. Einstellungen → Unternehmen → Logo
2. Logo-Datei hochladen (PNG oder JPG, max. 2 MB)
3. Position wahlen (Links, Mittig, Rechts)
4. Speichern

Das Logo erscheint auf allen neuen Dokumenten.

Kann ich das PDF-Layout anpassen?

Das Basis-Layout ist vorgegeben fur rechtliche Konformitat. Anpassbar sind:

• Firmenlogo
• Firmenfarben
• Fußzeilentext
• E-Mail-Vorlagen

Warum werden E-Mails nicht zugestellt?

Mogliche Ursachen:

1. Spam-Filter: Prufen Sie den Spam-Ordner des Empfangers
2. Falsche E-Mail-Adresse: Tippfehler in der Adresse
3. Server-Probleme: Warten Sie und versuchen Sie es spater
4. Blockliste: Ihr Mailserver ist gelistet

Was ist ZugFeRD und brauche ich das?

ZugFeRD ist ein deutscher Standard fur elektronische Rechnungen:

Steuern und Recht

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Nach §14 UStG:

• Vollstandiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Vollstandiger Name und Anschrift des Leistungsempfangers
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung/Lieferung
• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• Nach Steuersatzen aufgeschlusseltes Entgelt
• Anzuwendender Steuersatz
• Steuerbetrag

KlarKonform fullt diese automatisch aus.

Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Ja! Die Rechnungsnummer muss:

• Einmalig sein
• Einer fortlaufenden Nummerierung folgen
• Lucken sollten erklarbar sein

KlarKonform vergibt automatisch fortlaufende Nummern im Format: INV-YYYY-NNNN

Was ist bei Kleinbetragsrechnungen (< 250 EUR) anders?

Vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz

KlarKonform erstellt immer vollstandige Rechnungen, auch bei Kleinbetragen.

Muss ich Rechnungen unterschreiben?

Nein. Eine Unterschrift ist fur Rechnungen nicht erforderlich. Das elektronische Dokument ist vollstandig rechtsgultig.

Technische Fragen

Wie sichere ich meine Rechnungsdaten?

Ihre Daten werden automatisch gesichert:

• Tagliche Backups
• Georedundante Speicherung
• 30 Tage Backup-Aufbewahrung

Zusatzlich konnen Sie Exporte erstellen:

• Rechnungsliste als CSV
• Einzelne PDFs herunterladen

Kann ich die Rechnungsnummer anpassen?

Der Nummernkreis ist konfigurierbar:

• Prafix: z.B. "INV-" oder "RE-"
• Jahresformat: "YYYY" oder "YY"
• Zahlerformat: 4- oder 5-stellig

Nicht anpassbar ist die fortlaufende Nummer selbst.

Berechtigungen

Wer kann Rechnungen erstellen?

Kann ich Berechtigungen granularer vergeben?

Die Standardrollen sind fest definiert. Fur individuelle Berechtigungsmodelle kontaktieren Sie den Support.

Sehen andere Benutzer meine Rechnungen?

Innerhalb eines Unternehmens sehen alle berechtigten Benutzer alle Rechnungen. Eine Einschrankung auf eigene Rechnungen ist nicht vorgesehen.

Fehlerbehebung

"Rechnungsnummer bereits vergeben" - was tun?

Dies kann auftreten bei:

• Paralleler Erstellung durch mehrere Benutzer
• Technischem Fehler

Losung: Warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut. Das System vergibt automatisch die nachste freie Nummer.

PDF wird nicht korrekt angezeigt

Mogliche Ursachen:

1. Veralteter PDF-Reader: Aktualisieren Sie Adobe Reader
2. Browser-Problem: Laden Sie das PDF herunter statt im Browser anzuzeigen
3. Beschadigte Datei: Generieren Sie das PDF erneut

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