Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmodul in KlarKonform bietet eine vollstaendige Loesung fuer digitales Dokumentenmanagement mit rechtssicheren elektronischen Signaturen. Von der Vorlagenerstellung ueber Multi-Party-Signatur-Workflows bis zur revisionssicheren Archivierung - alles DSGVO- und eIDAS-konform.

Moduluebersicht

Bereich	Beschreibung	Rechtsgrundlage
Vorlagen	Wiederverwendbare Dokumentvorlagen mit Platzhaltern	-
Signatur	eIDAS-konforme elektronische Unterschriften	eIDAS (EU) 910/2014
Workflow	Multi-Party-Signatur mit Reihenfolge	-
Audit	Unveraenderliche Protokollierung (10 Jahre)	HGB 257, AO 147

Hauptfunktionen

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|                    DOKUMENTENMANAGEMENT                            |
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|  +------------------+    +------------------+    +---------------+ |
|  |    VORLAGEN      |    |    DOKUMENTE     |    |  SIGNATUREN   | |
|  +------------------+    +------------------+    +---------------+ |
|  | - Kundenvertrag  |    | - DOC-2025-00001 |    | - eIDAS AdES  | |
|  | - Lieferanten-   |--->| - Automatisch    |--->| - SHA-256     | |
|  |   vereinbarung   |    |   befuellt       |    | - Audit-Trail | |
|  | - Arbeitsvertrag |    | - PDF-Generierung|    | - 10J Archiv  | |
|  +------------------+    +------------------+    +---------------+ |
|                                                                    |
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Kerneigenschaften

Eigenschaft	Beschreibung
Vorlagenbasiert	Wiederverwendbare HTML-Vorlagen mit Platzhaltern
eIDAS-konform	Advanced Electronic Signatures (AdES-BES) nach EU-Verordnung
Multi-Party	Sequentielle Signatur-Workflows mit konfigurierbarer Reihenfolge
PDF-Generierung	Automatische PDF-Erstellung via Headless Chrome
Revisionssicher	Unveraenderlicher Audit-Trail mit 10-Jahres-Aufbewahrung
DSGVO-konform	Verschluesselte Speicherung, Einwilligungsbasiert

Dokumentenstatus

Jedes Dokument durchlaeuft einen definierten Lebenszyklus:

                    +-------+
                    | START |
                    +---+---+
                        |
                        v
                  +----------+
           +----->| Entwurf  |<-----+
           |      +----+-----+      |
           |           |            |
     Abbrechen    Versenden    Abbrechen
           |           |            |
           |           v            |
           |   +---------------+    |
           +---| Warte auf     |----+
               | Unterschriften|
               +-------+-------+
                       |
              Erste Unterschrift
                       |
                       v
               +---------------+
               | Teilweise     |
               | unterschrieben|
               +-------+-------+
                       |
            Alle Unterschriften
                       |
                       v
               +---------------+
               | Vollstaendig  |
               | unterschrieben|
               +-------+-------+
                       |
               Abschliessen
                       |
                       v
               +---------------+
               |  Abgeschlossen |
               +---------------+

Status-Bedeutung

Status	Beschreibung	Moegliche Aktionen
Entwurf	Dokument erstellt, noch nicht versendet	Bearbeiten, Versenden, Loeschen
Warte auf Unterschriften	An Unterzeichner versendet	Abbrechen, Erneut senden
Teilweise unterschrieben	Mindestens eine Signatur eingegangen	Abbrechen
Vollstaendig unterschrieben	Alle Signaturen gesammelt	Abschliessen
Abgeschlossen	Workflow beendet, archiviert	Herunterladen, Verifizieren
Abgebrochen	Manuell storniert	-
Abgelaufen	Frist ueberschritten	-

Schnellstart

1. Vorlage erstellen

Navigieren Sie zu Dokumente > Vorlagen
Klicken Sie auf Neue Vorlage
Waehlen Sie einen Typ (z.B. "Kundenvertrag")
Erstellen Sie den HTML-Inhalt mit Platzhaltern:

<h1>Vertrag mit {{customer_name}}</h1>
<p>Datum: {[date]}</p>
<p>Vertragsgegenstand: {[subject]}</p>

Definieren Sie die Anzahl der Unterzeichner
Speichern und aktivieren Sie die Vorlage

2. Dokument erstellen

Gehen Sie zu Dokumente > Neues Dokument
Waehlen Sie eine aktive Vorlage
Fuellen Sie die Platzhalter aus
Fuegen Sie Unterzeichner hinzu (E-Mail, Name, Reihenfolge)
Waehlen Sie "Sofort versenden" oder speichern als Entwurf

3. Signatur-Prozess

+------------------+     +------------------+     +------------------+
|   E-Mail mit     |     |   Dokument       |     |   Unterschrift   |
|   Signatur-Link  |---->|   ansehen        |---->|   leisten        |
+------------------+     +------------------+     +------------------+
                                                         |
                                                         v
                                              +------------------+
                                              |   Bestaetigung   |
                                              |   und Download   |
                                              +------------------+

Dokumenttypen

Typ	Anwendungsfall	Typische Unterzeichner
Kundenvertrag	Vertraege mit Kunden	Kunde, Firmenvertreter
Lieferantenvertrag	AVV, Rahmenvertraege	Lieferant, Firmenvertreter
Arbeitsvertrag	Mitarbeitervereinbarungen	Mitarbeiter, HR/GF
Benutzerdefiniert	Individuelle Dokumente	Variabel

Zugriffsberechtigung

Rolle	Vorlagen	Dokumente	Signaturen
Administrator	Erstellen, Bearbeiten, Loeschen	Vollzugriff	Verwalten
Benutzer	Ansehen	Erstellen, Ansehen eigener	-
Externe (via Token)	-	Nur zugewiesene	Eigene leisten

Rechtliche Grundlagen

Das Modul beruecksichtigt folgende Vorschriften:

Vorschrift	Relevanz	Umsetzung
eIDAS (EU) 910/2014	Elektronische Signaturen	AdES-BES Standard
DSGVO Art. 5(2)	Rechenschaftspflicht	Vollstaendiger Audit-Trail
DSGVO Art. 6(1)(a)	Einwilligung	Zustimmungs-Checkbox vor Signatur
DSGVO Art. 6(1)(b)	Vertragserfuellung	Verarbeitung fuer Vertragszweck
DSGVO Art. 17	Recht auf Loeschung	Soft-Delete nach Aufbewahrungsfrist
DSGVO Art. 32	Sicherheit	Verschluesselung, sichere Tokens
HGB 257	Handelsrechtliche Aufbewahrung	10 Jahre Archivierung
AO 147	Steuerliche Aufbewahrung	6-10 Jahre je nach Dokumenttyp
GoBD	Ordnungsmaessigkeit	Unveraenderlicher Audit-Trail